Μπορείτε να το αποδεχτείτε — χρησιμοποιούσατε ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel για να διαχειριστείτε τα έργα σας και δεν βλέπετε πραγματικά έναν καλό λόγο για να αλλάξετε. Δεν είσαι μόνος.
Είναι δελεαστικό να ξεκινήσετε ένα σχέδιο έργου στο Excel, επειδή σας βοηθά να παραθέτετε γρήγορα όλα τα έργα σας, να τα τακτοποιείτε με τον τρόπο που τα θέλετε και ακόμη και να δημιουργείτε κάτι που μοιάζει με προβολή γραφήματος Gantt. Ωστόσο, ένα υπολογιστικό φύλλο δεν λειτουργεί όσον αφορά τον υπολογισμό αλλαγών στο έργο σας.
Όταν αντιμετωπίζετε πολλά έργα, χρονοδιαγράμματα που διακόπτονται και κοινόχρηστους πόρους, η διατήρηση ενός χρονοδιαγράμματος σε ένα υπολογιστικό φύλλο γίνεται μια πολύ μεγάλη εργασία. Με τον δυναμικό μηχανισμό προγραμματισμού, τα εργαλεία διαχείρισης πόρων και την υποστήριξη για καλύτερη επικοινωνία, το Microsoft Project μπορεί να σας βοηθήσει να παραμένετε ενημερωμένοι.
Τι θέλετε να κάνετε;
Επωφεληθείτε από τη διαχείριση πόρων για ολόκληρη την επιχείρηση
Όταν χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα για την παρακολούθηση έργων, τι συμβαίνει όταν ένας πόρος εκχωρείται σε πολλά έργα; Πρέπει να διαχειρίζεστε πόρους εκτός του προγράμματος του έργου σας, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε με ένα πρόγραμμα άλλου κατασκευαστή. Οι πόροι συχνά καταλήγουν χωρίς σκόπιμη υπερ-ανάθεση και μπορείτε να αφιερώσετε πολύ χρόνο προσπαθώντας να επαναπρογραμματίσετε την εργασία.
Με τη χρήση του Microsoft Project Server, όλα τα έργα στον οργανισμό σας μπορούν να αντλήσουν από ένα κεντρικό χώρος συγκέντρωσης πόρων για ολόκληρη την επιχείρηση. Αυτό επιτρέπει στους διαχειριστές έργου να βλέπουν γρήγορα το διαθεσιμότητα ενός πόρου πριν από την ανάθεση αυτού του πόρου σε μια εργασία.
Επιτρέψτε στο Project να υπολογίσει την επίδραση των αλλαγών ημερομηνίας
Ας υποθέσουμε ότι παρακολουθείτε ένα έργο σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Αυτό το έργο έχει μια εργασία που δεν μπορεί να ξεκινήσει εάν ένα διαφορετικό έργο παράγει μια συγκεκριμένη παραδοτέο. Αυτό το παραδοτέο έχει προγραμματιστεί να γίνει στις 18 Ιουνίου. Τώρα είναι 25 Ιουνίου και εξακολουθείτε να το περιμένετε. Πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ενημερώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας με μια νέα ημερομηνία για την εργασία που εξαρτάται από αυτό το παραδοτέο; Ίσως όχι πολύ εάν η εργασία βρίσκεται κοντά στο τέλος του έργου, αλλά τι γίνεται εάν βρίσκεται κοντά στην αρχή; Και τι γίνεται εάν το έργο σας έχει πάνω από 50 εργασίες; Πάνω από 100 εργασίες;
Το Project μπορεί να σας βοηθήσει να προσαρμόσετε γρήγορα το χρονοδιάγραμμα του έργου σας και τις αναθέσεις πόρων με τη δυναμική μηχανή προγραμματισμού. Χειρίζεται απρόσκοπτα μια αλλαγή ημερομηνίας και τα αποτελέσματά της, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις εξαρτήσεις, τα παραδοτέα και τις αναθέσεις πόρων. Όχι μόνο υπολογίζει εκ νέου αυτόματα το χρονοδιάγραμμα, αλλά το Project επισημαίνει επίσης τις ημερομηνίες που άλλαξε, ώστε να μπορείτε να δείτε γρήγορα το αποτέλεσμα κάθε αλλαγής χρονοδιαγράμματος.
Χρήση ευέλικτων μεθόδων αναφοράς
Έχετε μια μη προγραμματισμένη σύσκεψη με τον προϊστάμενό σας σε δέκα λεπτά για να συζητήσετε την κατάσταση του έργου σας. Θέλετε να φέρετε μια αναφορά για την πρόοδο του έργου σας, αλλά, σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα, το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε είναι να εκτυπώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας και να ελπίζετε ότι όλα τα δεδομένα είναι ακριβή. Θα θέλατε να παράσχετε στον προϊστάμενό σας μια πιο ισχυρή αναφορά για το έργο σας, αλλά δεν είναι δυνατή σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα όταν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Με το Project, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα μια οπτική αναφορά που χρησιμοποιεί ένα πρότυπο που εξάγει τα δεδομένα σε ένα Συγκεντρωτικό Διάγραμμα στο Microsoft Visio Professional. Μπορείτε να επιλέξετε ποια πεδία θέλετε να επισημάνετε στην αναφορά, συμπεριλαμβανομένων τυχόν προσαρμοσμένων πεδίων που έχετε ρυθμίσει για το έργο σας και να παρουσιάσετε μια καθαρή, συνοπτική αναφορά για τη σύσκεψη με τη διοίκηση.
Ενοποίηση με το Excel
Με την εξαγωγή των δεδομένων του έργου σας στο Excel, μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε τις ισχυρές λειτουργίες του υπολογιστικού φύλλου, αξιοποιώντας παράλληλα το Project για να παρακολουθείτε το χρονοδιάγραμμα και τους πόρους του έργου σας. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ή να ενσωματώσετε δεδομένα του Excel στο σχέδιο έργου σας.
