Η Microsoft Access σάς βοηθά να προετοιμάσετε εκτυπωμένα έγγραφα της σχεδίασης της βάσης δεδομένων σας, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για λόγους αναφοράς και σχεδιασμού εκτός σύνδεσης. Συγκεκριμένα, η Access σάς βοηθά να εκτυπώσετε τις σχέσεις πινάκων, όπως απεικονίζονται στο παράθυρο "Σχέσεις" και να εκτυπώσετε τα χαρακτηριστικά σχεδιασμού για αντικείμενα βάσης δεδομένων, όπως οι ιδιότητες αντικειμένων.
Σημείωση: Το παράθυρο διαλόγου "Σχέσεις" δεν είναι διαθέσιμο σε βάσεις δεδομένων Web ή εφαρμογές Web.
Τι θέλετε να κάνετε;
Προετοιμασία του παραθύρου "Σχέσεις" για εκτύπωση
Το παράθυρο "Σχέσεις" είναι ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να προβάλετε, να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε τις σχέσεις μεταξύ πινάκων και ερωτημάτων. Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο το ρυθμίζετε, το παράθυρο "Σχέσεις" δεν εμφανίζει πάντα όλες τις σχέσεις στη βάση δεδομένων σας. Θα πρέπει να αποφασίσετε ποιες σχέσεις θέλετε να καταγράψετε — και να προετοιμάσετε αντίστοιχα το παράθυρο "Σχέσεις" — προτού εκτυπώσετε τις σχέσεις πινάκων. Μπορείτε να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε τους πίνακες στο παράθυρο "Σχέσεις" καθώς επίσης και να αλλάξετε τη διάταξή τους.
Εμφάνιση ή απόκρυψη πίνακα στο παράθυρο "Σχέσεις"
-
Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Σχέσεις.
-
Κάντε ένα από τα εξής:
-
Για να εμφανίσετε έναν πίνακα, στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Σχέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη πινάκων (Εμφάνιση πίνακα στην Access) για να προσθέσετε τον πίνακα που θέλετε.
-
Για να αποκρύψετε έναν πίνακα, στο παράθυρο "Σχέσεις", κάντε κλικ στον πίνακα που θέλετε να αποκρύψετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.
-
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Αναδιάταξη πινάκων στο παράθυρο "Σχέσεις"
-
Για να αναδιατάξετε τους πίνακες, σύρετέ τους στις θέσεις που επιθυμείτε στο παράθυρο "Σχέσεις".
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Εκτύπωση του παραθύρου "Σχέσεις"
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια έκθεση που θα εμφανίζει τις σχέσεις στη βάση δεδομένων σας, όπως εμφανίζονται στο παράθυρο "Σχέσεις". Αυτή η έκθεση έχει το προεπιλεγμένο όνομα "Σχέσεις" για όνομα της βάσης δεδομένων. Από προεπιλογή, η κεφαλίδα της έκθεσης περιέχει το όνομα και την ημερομηνία κατά την οποία δημιουργήσατε την έκθεση.
Σημείωση: Η "Προεπισκόπηση εκτύπωσης" δεν αποτελεί καλό τρόπο για να επεξεργαστείτε την "έκθεση σχέσεων". Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το παράθυρο "Σχέσεις" έχει την εμφάνιση που επιθυμείτε προτού δημιουργήσετε την έκθεση.
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που έχει τις σχέσεις που θέλετε να εκτυπώσετε.
-
Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Σχέσεις.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Έκθεση σχέσεων.
Ανοίγει μια έκθεση που απεικονίζει το παράθυρο "Σχέσεις" σε κατάσταση Προεπισκόπησης εκτύπωσης.
-
Για να κάνετε προσαρμογές στον τρόπο που θα εκτυπωθεί η έκθεσή σας, χρησιμοποιήστε τις εντολές στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
-
Στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης, στην ομάδα Εκτύπωση, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.
Εκτύπωση των χαρακτηριστικών σχεδίασης των αντικειμένων βάσης δεδομένων
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την "Τεκμηρίωση βάσης δεδομένων" για να εκτυπώσετε τα χαρακτηριστικά σχεδίασης των αντικειμένων βάσης δεδομένων.
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να τεκμηριώσετε.
-
Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Ανάλυση, κάντε κλικ στην επιλογή Τεκμηρίωση βάσης δεδομένων.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Τεκμηρίωση, κάντε κλικ στην καρτέλα που αντιστοιχεί στον τύπο του αντικειμένου βάσης δεδομένων που θέλετε να τεκμηριώσετε. Για να δημιουργήσετε μια έκθεση σχετικά με όλα τα αντικείμενα σε μια βάση δεδομένων, κάντε κλικ στην καρτέλα Όλοι οι τύποι αντικειμένων.
-
Επιλέξτε ένα ή περισσότερα από τα αντικείμενα που παρατίθενται στην καρτέλα. Για να επιλέξετε όλα τα αντικείμενα σε μια καρτέλα, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή όλων.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Η Τεκμηρίωση βάσης δεδομένων δημιουργεί μια έκθεση που περιέχει λεπτομερή δεδομένα για κάθε επιλεγμένο αντικείμενο και, στη συνέχεια, ανοίγει την έκθεση σε προεπισκόπηση εκτύπωσης. Για παράδειγμα, εάν εκτελέσετε την Τεκμηρίωση βάσης δεδομένων έναντι μιας φόρμας καταχώρησης δεδομένων, η έκθεση που δημιουργείται από την Τεκμηρίωση εμφανίζει τις ιδιότητες για τη φόρμα συνολικά, τις ιδιότητες για κάθε μία από τις ενότητες στη φόρμα καθώς και τις ιδιότητες για κάθε κουμπί, ετικέτα, πλαίσιο κειμένου και άλλα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα, συν οποιεσδήποτε λειτουργικές μονάδες κώδικα και δικαιώματα χρήστη που σχετίζονται με τη φόρμα.
-
Για να εκτυπώσετε την έκθεση, στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης, στην ομάδα Εκτύπωση κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.
