Όταν εισάγετε δεδομένα σε Access, μερικές φορές τα δεδομένα προέλευσης δεν χωρίζονται σωστά σε σχετιζόμενους πίνακες. Για να επωφεληθείτε περισσότερο από Access, τα δεδομένα πρέπει να εξομαλύνονται – να διαχωρίζονται σε διαφορετικούς πίνακες, το καθένα περίπου σε ένα πράγμα, που σχετίζονται με βασικά τμήματα πληροφοριών. Η Ανάλυση πίνακα μπορεί να σας βοηθήσει με αυτή την κρίσιμη εργασία: στην κορδέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, στην ομάδα Ανάλυση , κάντε κλικ στην επιλογή Ανάλυση πίνακα. Ξεκινά ένας οδηγός και σας καθοδηγεί στη διαδικασία.
Σημείωση: Οι πληροφορίες σε αυτό το θέμα ισχύουν μόνο για μια βάση δεδομένων υπολογιστή της Microsoft Access (.mdb ή .accdb).
1. Αρχικός πίνακας
2. Πίνακες που δημιουργήθηκαν από την Ανάλυση πίνακα
3. Ερώτημα που δημιουργήθηκε από την Ανάλυση πίνακα
4. Λίστα αναζήτησης
Εάν το Βάση δεδομένων της Microsoft Access σας έχει έναν πίνακα που περιέχει επαναλαμβανόμενες πληροφορίες σε ένα ή περισσότερα πεδία, χρησιμοποιήστε την Ανάλυση πίνακα για να διαιρέσετε τα δεδομένα σε σχετιζόμενους πίνακες, ώστε να μπορείτε να αποθηκεύετε δεδομένα με μεγαλύτερη ασφάλεια και αποτελεσματικότητα. Αυτή η διαδικασία ονομάζεται κανονικοποίηση.
Η Ανάλυση πίνακα διαιρεί έναν πίνακα που περιέχει επαναλαμβανόμενες πληροφορίες σε ξεχωριστούς πίνακες στους οποίους κάθε τύπος πληροφοριών αποθηκεύεται μόνο μία φορά. Με αυτόν τον τρόπο, η βάση δεδομένων γίνεται πιο αποτελεσματική και πιο εύκολη και μειώνει το μέγεθός της. Αφού ο οδηγός διαιρέσει τα δεδομένα, εξακολουθείτε να μπορείτε να προβάλετε και να εργαστείτε με τα δεδομένα σε ένα σημείο, εφόσον ο οδηγός δημιουργήσει ένα ερώτημα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ερώτημα για να ενημερώσετε δεδομένα από περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα. Το ερώτημα προσφέρει επίσης άλλες δυνατότητες διατήρησης χρόνου για να αυξήσετε την ακρίβεια των δεδομένων σας.
-
Εάν αλλάξετε ένα πεδίο που επαναλαμβάνεται στο ερώτημα, όλες οι εγγραφές με αυτή την τιμή ενημερώνονται αυτόματα, επειδή στην πραγματικότητα ενημερώνετε μόνο ένα πεδίο στον υποκείμενο πίνακα του ερωτήματος.
-
Από τους νέους πίνακες, στο ερώτημα μεταβιβάζονται πεδία αναζήτησης, τα οποία σας επιτρέπουν να αλλάζετε τιμές πεδίων επιλέγοντας τιμές από μια λίστα αντί να πρέπει να πληκτρολογήσετε σωστά μια τιμή. Η λίστα αναζήτησης αναζητά τιμές από τον υποκείμενο πίνακα. Όταν η ίδια τιμή ισχύει για περισσότερες από μία εγγραφές, μπορείτε να εξασφαλίσετε την ακρίβεια και τη συνέπεια επιλέγοντας αυτή την τιμή από τη λίστα κάθε φορά.
-
Οι φόρμες και οι αναφορές που προηγουμένως βασίζονταν στον αρχικό πίνακα θα βασίζονται αυτόματα στο ερώτημα τώρα, επειδή ο οδηγός αντιστοιχίζει το όνομα του αρχικού πίνακα στο ερώτημα και μετονομάζει τον πίνακα.
-
Στις υπάρχουσες φόρμες και αναφορές που βασίζονται στο ερώτημα θα μεταβιβάζονται οι αυτόματες ενημερώσεις πεδίων. Στις νέες φόρμες και αναφορές θα μεταβιβάζονται επίσης λίστες αναζήτησης.
