Όταν ανοίγετε έναν πίνακα ή προβάλλετε τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος, Access εμφανίζει το αποτέλεσμα του πίνακα ή του ερωτήματος σε προβολή φύλλου δεδομένων. Τα δεδομένα πίνακα ή τα αποτελέσματα ερωτήματος που εμφανίζονται στην προβολή φύλλου δεδομένων αναφέρονται συνήθως ως φύλλο δεδομένων. Μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση ενός φύλλου δεδομένων για να εμφανίσετε συγκεκριμένα δεδομένα για χρήση ως απλή αναφορά.
Τι θέλετε να κάνετε;
Μάθετε σχετικά με τα φύλλα δεδομένων
Ένα φύλλο δεδομένων είναι η οπτική αναπαράσταση των δεδομένων που περιέχονται σε έναν πίνακα ή των αποτελεσμάτων που επιστρέφονται από ένα ερώτημα. Εμφανίζει τα πεδία για κάθε εγγραφή από έναν πίνακα, μια φόρμα ή ένα αποτέλεσμα ερωτήματος σε μορφή πίνακα (γραμμής και στήλης), όπως φαίνεται εδώ.
Από προεπιλογή, οι πίνακες και τα ερωτήματα ανοίγουν σε προβολή φύλλου δεδομένων. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ σε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα στο μενού συντόμευσης για να ανοίξετε τον πίνακα ή το ερώτημα ως φύλλο δεδομένων.
Όταν εφαρμόζετε συγκεκριμένες μορφές σε γραμμές και στήλες ή προσθέτετε μια γραμμή "Σύνολο", ένα φύλλο δεδομένων μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως απλή αναφορά.
Οργάνωση δεδομένων με τροποποίηση και μετακίνηση στηλών ή γραμμών
Μπορείτε να οργανώσετε τα δεδομένα για να διευκολύνετε την προβολή του φύλλου δεδομένων ή την εμφάνιση μόνο των απαιτούμενων δεδομένων σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Αυτή η ενότητα σάς δείχνει διάφορους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να το επιτύχετε.
Αλλαγή μεγέθους στηλών ή γραμμών
Ορισμένες φορές, δεν χωρούν όλες οι στήλες σε ένα φύλλο δεδομένων στην οθόνη ή την εκτύπωση, ή μεμονωμένες στήλες μπορεί να καταλαμβάνουν περισσότερο χώρο από όσο χρειάζονται για τα περιεχόμενά τους. Επιπλέον, μπορεί να θέλετε να αλλάξετε το ύψος των γραμμών, έτσι ώστε το κείμενο που δεν χωρά σε μια στήλη να μπορεί να συνεχιστεί σε μια νέα γραμμή.
Αφού ανοίξετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε είτε να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο τις μεμονωμένες στήλες είτε να αλλάξετε αυτόματα το μέγεθος μιας στήλης ώστε να χωρούν τα περιεχόμενά της.
Αλλαγή μεγέθους στήλης με μη αυτόματο τρόπο
-
Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο άκρο της στήλης της οποίας το μέγεθος θέλετε να αλλάξετε.
-
Όταν ο δείκτης μετατραπεί σε διπλό βέλος, σύρετε το άκρο της στήλης μέχρι να αποκτήσει το μέγεθος που θέλετε.
Αυτόματη αλλαγή μεγέθους στήλης
-
Για να αλλάξετε το μέγεθος μιας στήλης ώστε να χωρούν καλύτερα τα περιεχόμενά της, τοποθετήστε το δείκτη στο άκρο της στήλης της οποίας το μέγεθος θέλετε να αλλάξετε.
-
Όταν ο δείκτης μετατραπεί σε διπλό βέλος, κάντε διπλό κλικ στο άκρο της στήλης.
Αλλαγή μεγέθους πολλών στηλών
-
Για να αλλάξετε το μέγεθος πολλών στηλών ταυτόχρονα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT, επιλέξτε πολλές γειτονικές στήλες και, στη συνέχεια, αλλάξτε το μέγεθος των επιλεγμένων στηλών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο δεδομένων και να αλλάξετε το μέγεθος όλων των στηλών.
Αλλαγή μεγέθους γραμμών
-
Για να αλλάξετε το μέγεθος των γραμμών, τοποθετήστε το δείκτη ανάμεσα σε οποιεσδήποτε δύο επιλογές εγγραφής στο φύλλο δεδομένων και σύρετε μέχρι οι γραμμές να έχουν το μέγεθος που θέλετε.
Δεν μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος κάθε γραμμής ξεχωριστά — όταν αλλάζετε το μέγεθος μιας γραμμής, το μέγεθος όλων των γραμμών αλλάζετε.
Αλλαγή μεγέθους γραμμών στο προεπιλεγμένο ύψος
-
Για να αλλάξετε το μέγεθος των γραμμών στο προεπιλεγμένο ύψος, κάντε δεξί κλικ σε έναν επιλογέα εγγραφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Ύψος γραμμής από το μενού συντόμευσης.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Ύψος γραμμής , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Τυπικό ύψος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Σημείωση: Δεν μπορείτε να αναιρέσετε αλλαγές στο πλάτος μιας στήλης ή στο ύψος των γραμμών, κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Για να αναιρέσετε τις αλλαγές, κλείστε το φύλλο δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι όταν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας στη διάταξη του φύλλου δεδομένων. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Όχι , θα αναιρεθούν επίσης τυχόν άλλες αλλαγές διάταξης που έχετε κάνει.
Μετακίνηση στήλης
Μπορείτε να αλλάξετε γρήγορα τη σειρά των στηλών σε ένα φύλλο δεδομένων, σύροντας τις στήλες σε διαφορετικές θέσεις μέσα στο φύλλο δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να το κάνετε αυτό για να βεβαιωθείτε ότι μια συγκεκριμένη στήλη παραμένει πάντα σε προβολή.
-
Κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης για να επιλέξετε μια στήλη ή κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT για να επιλέξετε πολλές γειτονικές στήλες και, στη συνέχεια, σύρετε τη στήλη ή τις στήλες σε μια νέα θέση.
Μετονομασία στήλης
Ενδέχεται να υπάρχουν περιπτώσεις όπου θέλετε να μετονομάσετε μια στήλη, ώστε να περιγράφει καλύτερα τα δεδομένα που περιέχει. Για παράδειγμα, εάν μια στήλη που περιέχει διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ονομάζεται EMAdd, μπορεί να θέλετε να κάνετε ευκολότερη την κατανόηση της επικεφαλίδας στήλης, αλλάζοντας την σε Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα για τη στήλη, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία στήλης στο μενού συντόμευσης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών
Εάν θέλετε να εμφανίσετε ή να εκτυπώσετε μόνο συγκεκριμένες στήλες για το φύλλο δεδομένων σας, μπορείτε να αποκρύψετε τις στήλες που δεν θέλετε να εμφανίζονται. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε με μια βάση δεδομένων με στοιχεία επικοινωνίας, μπορεί να θέλετε να βλέπετε μόνο το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε επαφή. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτή την προβολή αποκρύπτοντας όλες τις άλλες στήλες.
Απόκρυψη στηλών
-
Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης που θέλετε να αποκρύψετε.
Για να επιλέξετε γειτονικές στήλες, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και κάντε κλικ σε πρόσθετες κεφαλίδες στηλών.
Σημείωση: Δεν μπορείτε να επιλέξετε μη γειτονικές στήλες. Επιλέξτε τυχόν πρόσθετες στήλες και αποκρύψτε τις ξεχωριστά.
-
Κάντε δεξί κλικ στην κεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Απόκρυψη πεδίων στο μενού συντόμευσης.
Εμφάνιση στηλών
-
Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επανεμφάνιση πεδίων στο μενού συντόμευσης.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.
Αλλαγή του στυλ γραμμών πλέγματος και του χρώματος φόντου
Όταν χρησιμοποιείτε ένα φύλλο δεδομένων, μπορείτε να βελτιώσετε την εμφάνιση των δεδομένων, αλλάζοντας τη μορφοποίηση, όπως το στυλ γραμμών πλέγματος ή το χρώμα φόντου, ή δημιουργώντας διαφορετικά χρώματα για εναλλασσόμενες γραμμές.
Ορισμός του στυλ γραμμών πλέγματος
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Μορφοποίηση κειμένου , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Γραμμές πλέγματος .
-
Κάντε κλικ στο στυλ γραμμών πλέγματος που θέλετε.
Ορισμός του χρώματος φόντου
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Μορφοποίηση κειμένου , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Χρώμα φόντου .
-
Κάντε κλικ στο χρώμα φόντου που θέλετε.
Αλλαγή του χρώματος φόντου εναλλασσόμενων γραμμών
Μπορείτε να ορίσετε το χρώμα φόντου των εναλλασσόμενων γραμμών σε ένα φύλλο δεδομένων ανεξάρτητα από το προεπιλεγμένο χρώμα φόντου. Ορίζοντας ένα εναλλασσόμενο χρώμα φόντου, μπορείτε να κάνετε ευκολότερη τη διάκριση μεταξύ γειτονικών γραμμών.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Μορφοποίηση κειμένου , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Εναλλακτικό χρώμα γραμμής .
-
Κάντε κλικ στο χρώμα φόντου που θέλετε να εφαρμόσετε.
Αλλαγή της μορφοποίησης κειμένου
Αφού ανοίξετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μια φόρμα σε προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του κειμένου, συμπεριλαμβανομένης της μορφοποίησης. Σημειώστε ότι οι αλλαγές σας εφαρμόζονται σε ολόκληρο το φύλλο δεδομένων. Εάν θέλετε οι αλλαγές σας να εμφανίζονται αυτόματα την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το φύλλο δεδομένων, μην ξεχάσετε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι όταν κλείσετε το φύλλο δεδομένων και σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη διάταξη.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πρόσθετες εντολές στην ομάδα Μορφοποίηση κειμένου στην Κεντρική καρτέλα για να κάνετε αλλαγές στα χαρακτηριστικά γραμματοσειράς στο φύλλο δεδομένων.
-
Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στο φύλλο δεδομένων.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Μορφοποίηση κειμένου , κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:
-
Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, πληκτρολογήστε ή κάντε κλικ σε μια γραμματοσειρά στο πλαίσιο Γραμματοσειρά .
-
Για να αλλάξετε το μέγεθος γραμματοσειράς, πληκτρολογήστε ή κάντε κλικ σε ένα μέγεθος γραμματοσειράς στο πλαίσιο Μέγεθος γραμματοσειράς .
-
Για να αλλάξετε το στυλ γραμματοσειράς, κάντε κλικ στο κουμπί Έντονη γραφή, Πλάγια γραφή ή Υπογράμμιση (ή σε οποιονδήποτε συνδυασμό των τριών).
-
Για να αλλάξετε το χρώμα γραμματοσειράς, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Χρώμα γραμματοσειράς και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα χρώμα από την παλέτα.
-
Σύνοψη δεδομένων με την προσθήκη μιας γραμμής "Σύνολο"
Με την προσθήκη μιας γραμμής "Σύνολο" σε ένα φύλλο δεδομένων, μπορείτε να δείτε γρήγορα το σύνολο υπολογισμού για μια στήλη. Εκτός από την άθροιση μιας στήλης δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή Σύνολο για να εκτελέσετε άλλους υπολογισμούς, όπως η εύρεση μέσων όρων, η καταμέτρηση του αριθμού των στοιχείων σε μια στήλη και η εύρεση της ελάχιστης ή μέγιστης τιμής σε μια στήλη δεδομένων.
Για να εμφανίσετε τη γραμμή Σύνολο, κάντε τα εξής:
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.
Μια νέα γραμμή εμφανίζεται στο κάτω μέρος του φύλλου δεδομένων, με τη λέξη Σύνολο στην πρώτη στήλη.
-
Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί βρίσκεται στην ίδια γραμμή με το κελί που περιέχει τη λέξη Σύνολο.
-
Κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον τύπο υπολογισμού που θέλετε να εμφανίζεται σε αυτό το κελί.
Η λίστα συναρτήσεων ή τύπων υπολογισμών που είναι διαθέσιμοι εξαρτάται από την τύπος δεδομένων της στήλης. Για παράδειγμα, εάν η στήλη περιέχει τιμές νομισματικής μονάδας, εμφανίζεται μια λίστα συναρτήσεων που ισχύουν για υπολογισμούς νομισματικών μονάδων, όπως οι συναρτήσεις Ελάχιστη και Μέγιστη.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της δυνατότητας γραμμής Σύνολο, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στηλών σε ένα φύλλο δεδομένων με χρήση μιας γραμμής συνόλων.
Εφαρμογή ταξινόμησης και φιλτραρίσματος
Υπάρχουν ορισμένες πρόσθετες γρήγορες αλλαγές που μπορούν να διευκολύνουν την προβολή ή την εκτύπωση του φύλλου δεδομένων σας. Για παράδειγμα, στην παρακάτω εικόνα, τα ονόματα των εταιρειών ταξινομούνται αλφαβητικά.
-
Για να εφαρμόσετε ταξινόμηση, κάντε δεξί κλικ στη στήλη (ή κάντε κλικ στο βέλος στην κεφαλίδα της στήλης) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ταξινόμησης που θέλετε.
-
Για να εφαρμόσετε ένα φίλτρο, κάντε κλικ στο βέλος στην κεφαλίδα της στήλης και επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τις τιμές που θέλετε να εμφανίζονται. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Φίλτρα κειμένου ή Φίλτρα αριθμών για να δημιουργήσετε πιο λεπτομερή φίλτρα.
Αποθήκευση των αλλαγών διάταξης
Αφού αλλάξετε τη διάταξη και την εμφάνιση ενός φύλλου δεδομένων, πρέπει να αποθηκεύσετε τις αλλαγές εάν θέλετε να διατηρήσετε τις αλλαγές την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το φύλλο δεδομένων. Όταν κλείνετε ένα φύλλο δεδομένων αφού κάνετε αλλαγές στη διάταξή του, σας ζητείται να αποθηκεύσετε αυτές τις αλλαγές. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι, οι αλλαγές αποθηκεύονται και εφαρμόζονται την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το φύλλο δεδομένων. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Όχι, οι αλλαγές απορρίπτονται και το φύλλο δεδομένων ανοίγει με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις διάταξης (ή τις τελευταίες αποθηκευμένες ρυθμίσεις) την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε.
