Εισαγωγή στις παραστάσεις

Σε αυτό το άρθρο

• Επισκόπηση των παραστάσεων

• Τρόποι χρήσης των παραστάσεων

• Παραδείγματα παραστάσεων

• Στοιχεία των παραστάσεων

• Σύγκριση των παραστάσεων της Access και των τύπων του Excel

Επισκόπηση των παραστάσεων

Σκεφτείτε το έτσι: όταν θέλετε να εκτελέσει κάποια ενέργεια η Access, θα πρέπει να της μιλήσετε στη γλώσσα της. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να ζητήσετε από την Access το εξής: "Κοίταξε στο πεδίο BirthDate του πίνακα Customers και πες μου το έτος γέννησης του πελάτη". Μπορείτε να γράψετε αυτή την παράσταση ως εξής:

DatePart("yyyy",[Customers]![BirthDate])

Αυτή η παράσταση αποτελείται από τη συνάρτηση DatePart και δύο τιμές ορίσματος: "yyyy" και [Customers]![BirthDate].

Ας εξετάσουμε αυτή την παράσταση με περισσότερες λεπτομέρειες.

1 Το DatePart είναι μια συνάρτηση που εξετάζει μια ημερομηνία και επιστρέφει ένα συγκεκριμένο τμήμα. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιούνται τα πρώτα δύο ορίσματα.

2 Το όρισμα διαστήματος υποδεικνύει στην Access ποιο τμήμα της ημερομηνίας να επιστρέψει — σε αυτή την περίπτωση, το "yyyy" λέει στην Access ότι θέλετε να επιστραφεί μόνο το τμήμα του έτους από την ημερομηνία.

3 Το όρισμα ημερομηνίας υποδεικνύει στην Access πού πρέπει να κοιτάξει για την τιμή της ημερομηνίας — σε αυτή την περίπτωση, το όρισμα [Customers]![BirthDate] υποδεικνύει στην Access να αναζητήσει την ημερομηνία στο πεδίο BirthDate του πίνακα Customers.

Τρόποι χρήσης των παραστάσεων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παραστάσεις με τους παρακάτω τρόπους:

• Να υπολογίσετε τιμές που δεν υπάρχουν απευθείας στα δεδομένα σας. Μπορείτε να υπολογίσετε τιμές σε πεδία πινάκων και ερωτημάτων, καθώς και τιμές σε στοιχεία ελέγχου φορμών και αναφορών.

• Να ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο πίνακα ή για ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα ή αναφορά. Αυτές οι προεπιλεγμένες τιμές εμφανίζονται κάθε φορά που ανοίγετε έναν πίνακα, μια φόρμα ή μια αναφορά.

• Να δημιουργήσετε έναν κανόνα επικύρωσης για να ελέγξετε τις τιμές που μπορούν να καταχωρήσουν οι χρήστες σε ένα πεδίο ή στοιχείο ελέγχου.

• Να ορίσετε κριτήρια ερωτήματος για να περιορίσετε τα αποτελέσματα σε ένα υποσύνολο που θέλετε.

Υπολογισμός τιμών

Ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους χρήσης των παραστάσεων της Access είναι για τον υπολογισμό τιμών που δεν υπάρχουν απευθείας στα δεδομένα σας. Μια στήλη σε έναν πίνακα ή ερώτημα που προκύπτει από έναν τέτοιο υπολογισμό ονομάζεται "πεδίο υπολογισμού". Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο υπολογισμού που συνδυάζει δύο ή περισσότερα πεδία πίνακα. Για παράδειγμα, σε πολλούς πίνακες τα ονόματα και τα επώνυμα αποθηκεύονται σε ξεχωριστά πεδία. Εάν θέλετε να συνδυάσετε αυτά τα ονόματα και τα επώνυμα και, στη συνέχεια, να τα εμφανίσετε σε ένα μόνο πεδίο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο υπολογισμού σε έναν πίνακα ή σε ένα ερώτημα:

[FirstName] & " " & [LastName].

Σε αυτή την περίπτωση, τα εμπορικά "και" (&) συνδυάζουν την τιμή του πεδίου FirstName, έναν χαρακτήρα κενού διαστήματος (ένα διάστημα που περικλείεται σε εισαγωγικά) και την τιμή του πεδίου LastName.

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις στην Access για να δώσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο σε έναν πίνακα ή για ένα στοιχείο ελέγχου. Για παράδειγμα, για να ορίσετε την προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο ημερομηνίας στην τρέχουσα ημερομηνία, στο πλαίσιο ιδιότητας Προεπιλεγμένη τιμή για αυτό το πεδίο, πληκτρολογήστε:

Date()

Δημιουργία κανόνα επικύρωσης

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση για να ορίσετε έναν κανόνα επικύρωσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα επικύρωσης σε ένα στοιχείο ελέγχου ή σε ένα πεδίο πίνακα, ώστε να απαιτείται η ημερομηνία που καταχωρείται να είναι μεγαλύτερη από ή ίση με την τρέχουσα ημερομηνία. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να ορίσετε την τιμή στο πλαίσιο ιδιότητας Κανόνας επικύρωσης σε:

>= Date()

Ορισμός κριτηρίων ερωτήματος

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση για να ορίσετε κριτήρια για ένα ερώτημα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δείτε τις πωλήσεις προϊόντων για τις παραγγελίες που στάλθηκαν μέσα σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Μπορείτε να καταχωρήσετε κριτήρια για να ορίσετε μια περιοχή ημερομηνιών και η Access θα επιστρέψει μόνο τις γραμμές που ταιριάζουν με τα κριτήρια. Για παράδειγμα, η παράστασή σας ενδεχομένως να είναι ως εξής:

Between #1/1/2017# And #12/31/2017# 

Όταν προσθέτετε κριτήρια στο ερώτημα και, στη συνέχεια, το εκτελείτε, αυτό επιστρέφει μόνο τις τιμές που ταιριάζουν με τις καθορισμένες ημερομηνίες.

Παραδείγματα παραστάσεων

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει μερικά παραδείγματα παραστάσεων της Access και την τυπική τους χρήση:

Ορισμένες παραστάσεις αρχίζουν με τον τελεστή ίσον (=) και άλλες όχι. Όταν υπολογίζετε μια τιμή για ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα ή αναφορά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή = για να ξεκινήσετε την παράσταση. Σε άλλες περιπτώσεις, όπως για παράδειγμα όταν πληκτρολογείτε μια παράσταση σε ένα ερώτημα ή στην ιδιότητα DefaultValue ή ValidationRule ενός πεδίου ή στοιχείου ελέγχου, δεν χρησιμοποιείτε τον = τελεστή εκτός και εάν προσθέτετε την παράσταση σε ένα πεδίο κειμένου σε έναν πίνακα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως όταν προσθέτετε παραστάσεις σε ερωτήματα, η Access καταργεί τον τελεστή = αυτόματα.

Στοιχεία των παραστάσεων

Μια παράσταση αποτελείται από ένα πλήθος πιθανών στοιχείων τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, είτε μεμονωμένα είτε σε συνδυασμό, για να παράγετε ένα αποτέλεσμα. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν τα εξής:

• Αναγνωριστικά    Τα ονόματα των πεδίων πινάκων ή των στοιχείων ελέγχου σε φόρμες ή αναφορές ή οι ιδιότητες αυτών των πεδίων ή των στοιχείων ελέγχου.

• Τελεστές    Για παράδειγμα, το + (συν) ή το - (πλην).

• Συναρτήσεις    Για παράδειγμα, SUM ή AVG.

• Σταθερές    Τιμές που δεν μεταβάλλονται — όπως είναι οι συμβολοσειρές κειμένου ή οι αριθμοί που δεν υπολογίζονται από κάποια παράσταση.

• Τιμές    Συμβολοσειρές, όπως "Πληκτρολογήστε έναν αριθμό από το 1 έως το 10." ή αριθμοί, όπως το 1.254, που χρησιμοποιούνται στις λειτουργίες.

Οι ενότητες που ακολουθούν περιγράφουν αυτά τα στοιχεία με περισσότερες λεπτομέρειες.

=Format(Date(),"mmmm d, yyyy")

Σύγκριση των παραστάσεων της Access και των τύπων του Excel

Οι παραστάσεις της Access μοιάζουν με τους τύπους του Excel ως προς το ότι χρησιμοποιούν παρόμοια στοιχεία για την παραγωγή ενός αποτελέσματος. Τόσο οι τύποι του Excel όσο και οι παραστάσεις της Access περιέχουν ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω στοιχεία:

• Αναγνωριστικά    Στο Excel, αναγνωριστικά είναι τα ονόματα μεμονωμένων κελιών ή περιοχών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας, όπως A1, B3:C6 ή Φύλλο2!C32. Στην Access, αναγνωριστικά είναι τα ονόματα πεδίων πίνακα (όπως [Contacts]![First Name]), στοιχείων ελέγχου σε φόρμες ή αναφορές (όπως Forms![Task List]![Description]) ή των ιδιοτήτων αυτών των πεδίων ή στοιχείων ελέγχου (όπως Forms![Task List]![Description].ColumnWidth).

• Τελεστές    Τόσο στην Access όσο και στο Excel, οι τελεστές χρησιμοποιούνται για τη σύγκριση τιμών ή την εκτέλεση απλών υπολογισμών στα δεδομένα σας. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν το + (συν) και το - (πλην).

• Συναρτήσεις    Τόσο στην Access όσο και στο Excel, οι συναρτήσεις και τα ορίσματα χρησιμοποιούνται για την εκτέλεση εργασιών που δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε χρησιμοποιώντας μόνο τελεστές — για παράδειγμα, μπορείτε να βρείτε τον μέσο όρο των τιμών σε ένα πεδίο ή να μετατρέψετε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού σε μορφή νομισματικής μονάδας. Παραδείγματα συναρτήσεων είναι η SUM και η STDEV. Τα ορίσματα είναι τιμές που παρέχουν πληροφορίες σε συναρτήσεις. Σημειώστε ότι η Access και το Excel διαθέτουν πολλές συναρτήσεις από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε, αλλά τα ονόματα παρόμοιων συναρτήσεων στα προγράμματα είναι διαφορετικά μερικές φορές. Για παράδειγμα, η συνάρτηση AVERAGE στο Excel αντιστοιχεί στη συνάρτηση AVG στην Access.

• Σταθερές    Τόσο στην Access όσο και στο Excel, οι σταθερές είναι τιμές που δεν αλλάζουν — όπως αριθμοί που δεν υπολογίζονται με τη χρήση μιας παράστασης.

• Τιμές    Τόσο στην Access όσο και στο Excel, οι τιμές χρησιμοποιούνται με παρόμοιο τρόπο.

Οι παραστάσεις της Access χρησιμοποιούν τελεστές και σταθερές που μοιάζουν με αυτές που χρησιμοποιούνται σε τύπους του Excel, ωστόσο, οι παραστάσεις της Access χρησιμοποιούν διαφορετικά αναγνωριστικά και συναρτήσεις. Ενώ οι τύποι του Excel χρησιμοποιούνται, γενικά, μόνο στα κελιά φύλλων εργασίας, οι παραστάσεις της Access χρησιμοποιούνται σε πολλές θέσεις μέσα στην Access για διάφορες εργασίες, όπως:

• Δημιουργία στοιχείων ελέγχου υπολογισμού σε φόρμες και εκθέσεις

• Δημιουργία πεδίων υπολογισμού σε πίνακες και ερωτήματα

• Λειτουργία ως κριτήρια σε ερωτήματα

• Επικύρωση δεδομένων που καταχωρούνται σε ένα πεδίο ή σε ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα

• Ομαδοποίηση δεδομένων σε εκθέσεις

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε μια παράσταση της Access είτε έναν τύπο του Excel για να υπολογίσετε αριθμητικές τιμές ή τιμές ημερομηνίας/ώρας, χρησιμοποιώντας μαθηματικούς τελεστές. Για παράδειγμα, για να υπολογίσετε μια τιμή έκπτωσης για έναν πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο του Excel =C2*(1-D2) ή την παράσταση της Access = [Unit Price]*(1-[Discount]).

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση της Access ή έναν τύπο του Excel για να συνδυάσετε, να διαιρέσετε ή να χειριστείτε με άλλον τρόπο συμβολοσειρές, χρησιμοποιώντας τελεστές συμβολοσειρών. Για παράδειγμα, για να συνδυάσετε ένα όνομα και επώνυμο σε μία συμβολοσειρά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο του Excel =D3 & " " & D4 ή την παράσταση της Access = [First Name] & " " & [Last Name].

Αρχή της σελίδας