Δημιουργία ομαδοποιημένης αναφοράς ή αναφοράς σύνοψης

Εκκίνηση του "Οδηγού εκθέσεων"

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Εκθέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός εκθέσεων.

   Access ξεκινά τον "Οδηγό εκθέσεων".

   

2. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Πίνακες/Ερωτήματα και επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα πεδία που θέλετε στην έκθεση.

3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία της λίστας Διαθέσιμα πεδία για να τα επιλέξετε.

   Access τα μετακινεί στη λίστα Επιλεγμένα πεδία . Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά που βρίσκονται ανάμεσα στο πλαίσιο Διαθέσιμα πεδία και στο πλαίσιο Επιλεγμένα πεδία για να προσθέσετε ή να καταργήσετε το επιλεγμένο πεδίο ή για να προσθέσετε ή να καταργήσετε όλα τα πεδία.

4. Εάν υπάρχουν πεδία σε έναν άλλο πίνακα ή ερώτημα που μπορεί επίσης να θέλετε να τοποθετήσετε στην έκθεσή σας, κάντε ξανά κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Πίνακες/Ερωτήματα, επιλέξτε τον άλλο πίνακα ή ερώτημα και συνεχίστε να προσθέτετε πεδία.

5. Αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη πεδίων, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.

Ομαδοποίηση εγγραφών στον "Οδηγό εκθέσεων"

Η ομαδοποίηση σάς επιτρέπει να οργανώσετε και να ταξινομήσετε τις εγγραφές ανά ομάδα, όπως ανά Περιοχή ή ανά Πωλητή. Οι ομάδες μπορούν να ενσωματωθούν, έτσι ώστε να μπορείτε να αναγνωρίσετε εύκολα τις σχέσεις μεταξύ τους και να βρείτε γρήγορα τις πληροφορίες που θέλετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ομαδοποίηση για να υπολογίσετε συνοπτικές πληροφορίες, όπως σύνολα και ποσοστά.

Όταν περιλαμβάνετε περισσότερους από έναν πίνακες σε μια έκθεση, ο οδηγός εξετάζει τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων και καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο θέλετε πιθανώς να προβάλλετε τις πληροφορίες.

1. Στη σελίδα του "Οδηγού εκθέσεων" όπου εμφανίζεται η ερώτηση Θέλετε να προσθέσετε επίπεδα ομαδοποίησης;, κάντε κλικ σε ένα από τα ονόματα πεδίων της λίστας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.

2. Για να προσθέσετε επίπεδα ομαδοποίησης, κάντε διπλό κλικ σε οποιοδήποτε από τα ονόματα πεδίων της λίστας για να τα προσθέσετε στην έκθεσή σας.

   Μπορείτε επίσης να καταργήσετε ένα επίπεδο ομαδοποίησης, κάνοντας διπλό κλικ σε αυτό στην εμφάνιση της σελίδας στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά βέλους για να προσθέσετε και να αφαιρέσετε επίπεδα ομαδοποίησης και ρυθμίστε την προτεραιότητα ενός επιπέδου ομαδοποίησης επιλέγοντάς το και κάνοντας κλικ στα κουμπιά προτεραιότητας προς τα επάνω ή προς τα κάτω. Access προσθέτει κάθε επίπεδο ομαδοποίησης και το εμφανίζει με ένθεση μέσα στο γονικό επίπεδο ομαδοποίησης.

   

3. Κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές ομαδοποίησης για να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Βήματα ομαδοποίησης.

   

4. Προαιρετικά, για κάθε πεδίο επιπέδου ομάδας, επιλέξτε ένα βήμα ομαδοποίησης.

   Το βήμα ομαδοποίησης σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο ομαδοποιούνται οι εγγραφές. Στην προηγούμενη εικόνα, οι εγγραφές είναι ομαδοποιημένες με βάση το πεδίο "Ημερομηνία_αποστολής", το οποίο είναι ένας τύπος δεδομένων ημερομηνίας/ώρας. Ο Οδηγός εκθέσεων προσφέρει κατάλληλες επιλογές για τον τύπο του πεδίου στη λίστα Βήματα ομαδοποίησης. Επομένως, επειδή η "Ημερομηνία_αποστολής" είναι ένας τύπος ημερομηνίας/ώρας, μπορείτε να επιλέξετε την ομαδοποίηση με βάση την πραγματική τιμή (Κανονική), Έτος, Τρίμηνο, Μήνα, Εβδομάδα, Ημέρα, Ώρα και Λεπτό. Εάν το πεδίο είναι ένας τύπος δεδομένων κειμένου, μπορείτε να επιλέξετε την ομαδοποίηση με βάση ολόκληρο το πεδίο (Κανονική) ή με βάση το κείμενο από τον πρώτο έως τον πέμπτο χαρακτήρα. Για έναν αριθμητικό τύπο δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε την ομαδοποίηση με βάση την τιμή (Κανονική) ή με βάση την περιοχή σε επιλεγμένα διαστήματα.

   Αφού επιλέξετε ένα βήμα ομαδοποίησης, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μεταβείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού.

Ταξινόμηση και σύνοψη εγγραφών

Μπορείτε να ταξινομήσετε τις εγγραφές κατά έως και τέσσερα πεδία, σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά.

1. Κάντε κλικ στην πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε ένα πεδίο στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε ταξινόμηση.

   Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί στα δεξιά της λίστας για εναλλαγή μεταξύ αύξουσας και φθίνουσας σειράς (η ρύθμιση Αύξουσα είναι η προεπιλογή). Προαιρετικά, κάντε κλικ στη δεύτερη, την τρίτη και την τέταρτη αναπτυσσόμενη λίστα για να επιλέξετε επιπλέον πεδία ταξινόμησης.

   

2. Κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές σύνοψης, εάν θέλετε να συνοψίσετε οποιοδήποτε από τα αριθμητικά πεδία.

   Σημειώστε ότι το κουμπί Επιλογές σύνοψης θα είναι ορατό μόνο εάν υπάρχουν ένα ή περισσότερα αριθμητικά πεδία στην ενότητα "Λεπτομέρεια" της έκθεσής σας. Ο οδηγός εμφανίζει τα διαθέσιμα αριθμητικά πεδία.

   

3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου κάτω από την επιλογή Άθροισμα, Μέσος όρος, Ελάχιστο ή Μέγιστο για να συμπεριλάβετε αυτούς τους υπολογισμούς στο υποσέλιδο ομάδας.

   Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να εμφανίσετε τη σύνοψη και τις λεπτομέρειες ή μόνο τη σύνοψη. Στη δεύτερη περίπτωση, εμφανίζονται τα σύνολα για κάθε τιμή "Ημερομηνία_αποστολής" (εάν έχετε επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου Άθροισμα, για παράδειγμα), αλλά η λεπτομέρεια της διάταξης παραλείπεται. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να εμφανίζεται το ποσοστό των συνολικών υπολογισμών για τα αθροίσματα.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

5. Ακολουθήστε τις οδηγίες στις υπόλοιπες σελίδες του "Οδηγού εκθέσεων". Στην τελευταία σελίδα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τον τίτλο της έκθεσης. Αυτός ο τίτλος θα εμφανίζεται στην πρώτη σελίδα της έκθεσης και Access θα αποθηκεύσει επίσης την αναφορά, χρησιμοποιώντας τον τίτλο ως όνομα του εγγράφου. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τον τίτλο και το όνομα του εγγράφου αργότερα.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Access αποθηκεύει αυτόματα την έκθεση και την εμφανίζει σε προεπισκόπηση εκτύπωσης, η οποία εμφανίζει την έκθεση όπως θα φαίνεται κατά την εκτύπωση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά περιήγησης στο κάτω μέρος του παραθύρου προεπισκόπησης για να προβάλετε τις σελίδες της έκθεσης σε διαδοχική σειρά ή να μεταβείτε σε οποιαδήποτε σελίδα της έκθεσης. Κάντε κλικ σε ένα από τα κουμπιά περιήγησης ή πληκτρολογήστε τον αριθμό της σελίδας που θέλετε να δείτε στο πλαίσιο αριθμών σελίδας και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

Στην "Προεπισκόπηση εκτύπωσης", μπορείτε να κάνετε μεγέθυνση για να δείτε λεπτομέρειες ή σμίκρυνση για να δείτε εάν τα δεδομένα έχουν τοποθετηθεί σωστά στη σελίδα. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω στην έκθεση και κάντε κλικ μία φορά. Για να αναιρέσετε το αποτέλεσμα του ζουμ, κάντε ξανά κλικ. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο ελέγχου ζουμ στη γραμμή κατάστασης.

Προσθήκη ομαδοποίησης, ταξινόμησης και συνόλων

Μπορείτε να εκτελέσετε απλές λειτουργίες ταξινόμησης, ομαδοποίησης και άθροισης κάνοντας δεξί κλικ σε πεδία στην προβολή διάταξης και, στη συνέχεια, επιλέγοντας τη λειτουργία που θέλετε από το μενού συντόμευσης. Για αλλαγή στην προβολή διάταξης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή διάταξης.

• Στην καρτέλα Σχεδίαση διάταξης έκθεσης , στην ομάδα Ομαδοποίηση & σύνολα , κάντε κλικ στην επιλογή Ομαδοποίηση & ταξινόμηση.

Προσθήκη ομαδοποίησης, ταξινόμησης και συνόλων χρησιμοποιώντας το παράθυρο "Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο"

Η εργασία στο παράθυρο Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο σας παρέχει τη μεγαλύτερη δυνατή ευελιξία όταν θέλετε να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε ομάδες, να ταξινομήσετε διατάξεις ή να αθροίσετε επιλογές σε μια έκθεση. Και πάλι, προτιμήστε να εργαστείτε στην προβολή διάταξης, επειδή είναι πολύ πιο εύκολο να δείτε τον τρόπο με τον οποίο οι αλλαγές σας επηρεάζουν την εμφάνιση των δεδομένων.

Εμφάνιση του παραθύρου "Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο"

• Στην καρτέλα Σχεδίαση διάταξης έκθεσης , στην ομάδα Ομαδοποίηση & σύνολα , κάντε κλικ στην επιλογή Ομαδοποίηση & ταξινόμηση. Access εμφανίζει το παράθυρο Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο .

Για να προσθέσετε ένα νέο επίπεδο ταξινόμησης ή ομαδοποίησης, κάντε κλικ στις επιλογές Προσθήκη ομάδας ή Προσθήκη ταξινόμησης.

Στο παράθυρο Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο προστίθεται μια νέα γραμμή και εμφανίζεται μια λίστα των διαθέσιμων πεδίων.

Μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα από αυτά τα ονόματα πεδίων ή στην επιλογή παράσταση κάτω από τη λίστα πεδίων, για να εισαγάγετε μια παράσταση. Αφού επιλέξετε ένα πεδίο ή εισαγάγετε μια παράσταση, Access προσθέτει το επίπεδο ομαδοποίησης στην έκθεση. Στην προβολή διάταξης, η οθόνη αλλάζει αμέσως στην εμφάνιση της ομαδοποίησης ή της σειράς ταξινόμησης.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία παραστάσεων, ανατρέξτε στο άρθρο Μάθετε πώς να δομείτε μια παράσταση.

Αλλαγή επιλογών ομαδοποίησης

Κάθε επίπεδο ταξινόμησης ή ομαδοποίησης έχει έναν αριθμό επιλογών που μπορείτε να ορίσετε για να επιτύχετε τα αποτελέσματα που θέλετε.

• Για να εμφανίσετε όλες τις επιλογές για ένα επίπεδο ομαδοποίησης ή ταξινόμησης, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα στο επίπεδο που θέλετε να αλλάξετε.

  

• Για να αποκρύψετε τις επιλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Λιγότερα.

Σειρά ταξινόμησης    Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά ταξινόμησης, κάνοντας κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα της σειράς ταξινόμησης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή που θέλετε.

Διάστημα ομαδοποίησης    Αυτή η ρύθμιση καθορίζει τον τρόπο ομαδοποίησης των εγγραφών μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε ομαδοποίηση με βάση τον πρώτο χαρακτήρα ενός πεδίου κειμένου, για να ομαδοποιήσετε όλες τις εγγραφές που ξεκινούν με "A" μεταξύ τους, όλες τις εγγραφές που ξεκινούν με "B" μεταξύ τους κ.ο.κ. Για ένα πεδίο ημερομηνίας, μπορείτε να εφαρμόσετε ομαδοποίηση ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο ή μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα προσαρμοσμένο διάστημα.

Σύνολα    Για να προσθέσετε σύνολα, κάντε κλικ σε αυτήν την επιλογή. Μπορείτε να προσθέσετε σύνολα σε πολλά πεδία και μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς τύπους συνόλων στο ίδιο πεδίο.

• Κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού Σύνολο σε και επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να συνοψίσετε.

• Κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού Τύπος και επιλέξτε τον τύπο υπολογισμού που θα εκτελεστεί.

• Επιλέξτε Εμφάνιση τελικού συνόλου για να προσθέσετε ένα γενικό σύνολο στο τέλος της έκθεσης (στο υποσέλιδο της έκθεσης).

• Επιλέξτε Εμφάνιση συνόλων ομάδας ως % του τελικού συνόλου για να προσθέσετε ένα στοιχείο ελέγχου στο υποσέλιδο ομάδας που υπολογίζει το ποσοστό του τελικού συνόλου για κάθε ομάδα.

• Επιλέξτε Εμφάνιση στην κεφαλίδα ομάδας ή Εμφάνιση στο υποσέλιδο της ομάδας για να εμφανίσετε το σύνολο στην επιθυμητή θέση.

Μόλις ολοκληρωθούν όλες οι επιλογές για ένα πεδίο, μπορείτε να επαναλάβετε τη διαδικασία και να συνοψίσετε ένα άλλο πεδίο, επιλέγοντας το άλλο πεδίο από την αναπτυσσόμενη λίστα Σύνολο σε. Διαφορετικά, κάντε κλικ έξω από το αναδυόμενο παράθυρο Σύνολα για να το κλείσετε.

Τίτλος    Η ρύθμιση αυτή σας επιτρέπει να αλλάξετε τον τίτλο του πεδίου που συνοψίζεται. Χρησιμοποιείται για την επικεφαλίδα της στήλης και την προσθήκη ετικετών στα πεδία σύνοψης σε κεφαλίδες και υποσέλιδα.

Για να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε τον τίτλο:

• Κάντε κλικ στο μπλε κείμενο μετά την επιλογή με τίτλο.

  Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ζουμ.

• Πληκτρολογήστε τον νέο τίτλο στο παράθυρο διαλόγου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Με/χωρίς ενότητα κεφαλίδας    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση για να προσθέσετε ή να καταργήσετε την ενότητα κεφαλίδας που προηγείται κάθε ομάδας. Κατά την προσθήκη μιας ενότητας κεφαλίδας, Access μετακινεί το πεδίο ομαδοποίησης στην κεφαλίδα για εσάς. Όταν καταργείτε μια ενότητα κεφαλίδας που περιέχει άλλα στοιχεία ελέγχου εκτός από το πεδίο ομαδοποίησης, Access ζητά επιβεβαίωση για τη διαγραφή των στοιχείων ελέγχου.

Με/χωρίς ενότητα υποσέλιδου    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση για να προσθέσετε ή να καταργήσετε την ενότητα υποσέλιδου που ακολουθεί κάθε ομάδα. Όταν καταργείτε μια ενότητα υποσέλιδου που περιέχει στοιχεία ελέγχου, Access ζητά επιβεβαίωση για τη διαγραφή των στοιχείων ελέγχου.

Να διατηρείται όλη η ομάδα    Αυτή η ρύθμιση καθορίζει τον τρόπο διάταξης των ομάδων στη σελίδα κατά την εκτύπωση της έκθεσης. Ενδεχομένως να θέλετε να διατηρείτε μαζί τις ομάδες όσο το δυνατόν περισσότερο για να μειώσετε το πλήθος των αλλαγών σελίδας που χρειάζονται για να δείτε ολόκληρη την ομάδα. Ωστόσο, αυτό συνήθως αυξάνει το μέγεθος του χαρτιού που απαιτείται για την εκτύπωση της έκθεσης, επειδή οι περισσότερες σελίδες θα έχουν κενό διάστημα στο κάτω μέρος.

• Να μην διατηρείται όλη η ομάδα μαζί σε μία σελίδα    Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή, εάν δεν σας απασχολεί ο διαχωρισμός των ομάδων από τις αλλαγές σελίδας. Για παράδειγμα, σε μια ομάδα 30 στοιχείων, τα 10 στοιχεία ίσως εμφανίζονται στο κάτω μέρος μιας σελίδας και τα υπόλοιπα 20 στοιχεία στο επάνω μέρος της επόμενης σελίδας.

• Να διατηρείται όλη η ομάδα μαζί σε μία σελίδα    Η επιλογή αυτή βοηθά στην ελαχιστοποίηση του αριθμού των αλλαγών σελίδας σε μια ομάδα. Εάν μια ομάδα δεν χωρά στον υπόλοιπο χώρο μιας σελίδας, Access αφήνει αυτό το διάστημα κενό και ξεκινά την ομάδα στην επόμενη σελίδα. Οι μεγάλες ομάδες μπορεί να εκτείνονται σε πολλές σελίδες, αλλά αυτή η επιλογή ελαχιστοποιεί όσο το δυνατόν περισσότερο τον αριθμό των αλλαγών σελίδας μέσα στην ομάδα.

• Να διατηρείται η κεφαλίδα και η πρώτη εγγραφή μαζί σε μία σελίδα    Για ομάδες με κεφαλίδες ομάδων, η ρύθμιση αυτή εξασφαλίζει ότι η κεφαλίδα ομάδας δεν θα εκτυπωθεί μόνη της στο κάτω μέρος της σελίδας. Εάν Access καθορίσει ότι δεν υπάρχει αρκετός χώρος για την εκτύπωση τουλάχιστον μίας γραμμής δεδομένων μετά την κεφαλίδα, η ομάδα ξεκινά στην επόμενη σελίδα.

Αλλαγή προτεραιότητας επιπέδων ομαδοποίησης και ταξινόμησης

Για να αλλάξετε την προτεραιότητα του επιπέδου ομαδοποίησης ή ταξινόμησης, κάντε κλικ στη γραμμή στο παράθυρο Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος προς τα επάνω ή προς κάτω στη δεξιά πλευρά της γραμμής.

Διαγραφή επιπέδων ομαδοποίησης και ταξινόμησης

Για να διαγράψετε ένα επίπεδο ομαδοποίησης ή ταξινόμησης, κάντε κλικ στη γραμμή που θέλετε να διαγράψετε στο παράθυρο Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE ή κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή στη δεξιά πλευρά της γραμμής. Όταν διαγράφετε ένα επίπεδο ομαδοποίησης, εάν το πεδίο ομαδοποίησης ήταν στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο ομάδας, Access το μετακινεί στην ενότητα Λεπτομέρειες της έκθεσης. Οποιαδήποτε άλλα στοιχεία ελέγχου που υπήρχαν στην κεφαλίδα ομάδας ή στο υποσέλιδο ομάδας διαγράφονται.

Δημιουργία συνοπτικής έκθεσης (χωρίς λεπτομέρειες εγγραφών)

Εάν θέλετε να εμφανίζονται μόνο τα σύνολα (δηλαδή, μόνο οι πληροφορίες στις γραμμές κεφαλίδας και υποσέλιδου), στην καρτέλα Σχεδίαση διάταξης έκθεσης , στην ομάδα Ομαδοποίηση & συνόλων , κάντε κλικ στην επιλογή Απόκρυψη λεπτομερειών. Αυτή η ενέργεια αποκρύπτει τις εγγραφές στο επόμενο χαμηλότερο επίπεδο ομαδοποίησης, με αποτέλεσμα μια πολύ πιο συμπαγή παρουσίαση των δεδομένων της σύνοψης. Παρόλο που οι εγγραφές αποκρύπτονται, τα στοιχεία ελέγχου στην κρυφή ενότητα δεν διαγράφονται. Κάντε κλικ στο κουμπί Απόκρυψη λεπτομερειών ξανά, για να επαναφέρετε τις γραμμές της ενότητας "Λεπτομέρεια" στην έκθεση.

Αρχή της σελίδας