Δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας στην Access

Η Microsoft Access σάς παρέχει πολλές διαφορετικές επιλογές για τη δημιουργία ετικετών που περιέχουν δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στους πίνακες της Access. Ο πιο απλός είναι να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ετικετών" στην Access για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε μια έκθεση που έχει μορφοποιηθεί ώστε να χωρούν οι ετικέτες σας. Οι ετικέτες μπορεί να περιέχουν δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες της Access ή δεδομένα που εισάγονται ή συνδέονται από άλλες προελεύσεις, όπως βιβλία εργασίας του Microsoft Excel ή λίστες επαφών του Microsoft Outlook. Μπορείτε να δημιουργήσετε τις ετικέτες ως έκθεση μέσα στην Access ή μπορείτε να "συγχωνεύσετε" τα δεδομένα με ένα έγγραφο της Microsoft Word και, στη συνέχεια, να εκτυπώσετε τις ετικέτες από Word. Αυτό το άρθρο περιγράφει τα βήματα που απαιτούνται.

Τι θέλετε να κάνετε;

Χρήση της Access για τη δημιουργία και εκτύπωση ετικετών
Εκτυπώστε δεδομένα της Access χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word

Χρήση της Access για τη δημιουργία και εκτύπωση ετικετών

Στην Access, μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες ως αναφορά που έχει μορφοποιηθεί με μικρό μέγεθος σελίδας ώστε να χωράει στην ετικέτα που θέλετε. Η πιο συνηθισμένη χρήση ετικετών είναι η αποστολή αλληλογραφίας, αλλά οποιαδήποτε δεδομένα της Access μπορούν να εκτυπωθούν σε μορφή ετικέτας για διάφορους σκοπούς. Στην περίπτωση ετικετών αλληλογραφίας, η αναφορά λαμβάνει τα δεδομένα διεύθυνσης από τους πίνακες ή τα ερωτήματα που περιέχουν τις διευθύνσεις. Η εκτύπωση της έκθεσης παρέχει μία μόνο ετικέτα για κάθε διεύθυνση από την υποκείμενη προέλευση εγγραφών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση ή την εισαγωγή δεδομένων από άλλες προελεύσεις (όπως το Microsoft Excel ή το Microsoft Outlook) για χρήση στις ετικέτες σας, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στην εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων.

Ο "Οδηγός ετικετών" σάς κάνει μια σειρά ερωτήσεων σχετικά με τις ετικέτες και τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται σε αυτές. Ο οδηγός δημιουργεί την έκθεση, την οποία, στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε, εάν είναι απαραίτητο.

Δημιουργία ετικέτες με χρήση του "Οδηγού ετικετών" στην Access

Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε το αντικείμενο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται στις ετικέτες σας. Πρόκειται συνήθως για έναν πίνακα, έναν συνδεδεμένο πίνακα ή ένα ερώτημα, αλλά μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια φόρμα ή αναφορά.
Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Εκθέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ετικέτες.

Η Access ξεκινά τον "Οδηγό ετικετών".
1. Εάν γνωρίζετε τον κατασκευαστή και τον αριθμό προϊόντος των ετικετών:
  - Επιλέξτε τον κατασκευαστή στο πλαίσιο Φιλτράρισμα κατά κατασκευαστή .
  - Επιλέξτε την ετικέτα σας στο πλαίσιο Ποιο μέγεθος ετικέτας θέλετε;
    
    Διαφορετικά, προσπαθήστε να βρείτε ένα προϊόν του οποίου οι τιμές στις στήλες Διαστάσεις και Αριθμός μεταξύ των στηλών ταιριάζουν με τις ετικέτες σας.
    
    Εάν δεν μπορείτε να βρείτε μια παρόμοια ετικέτα:
  - Κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
    
    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέα ετικέτα .
  - Μετρήστε τις ετικέτες σας και εισαγάγετε τις μετρήσεις στα κατάλληλα πλαίσια στο παράθυρο διαλόγου Νέα ετικέτα .
  - Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τις προσαρμοσμένες ετικέτες στο πλαίσιο κειμένου Όνομα ετικέτας , επιλέξτε τον τύπο ετικέτας και τον προσανατολισμό που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
    
    Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη ετικέτα και θέλετε να την επιλέξετε:
  - Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση προσαρμοσμένων μεγεθών ετικετών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προσαρμοσμένη ετικέτα που θέλετε.
2. Επιλέξτε Τροφοδοσία φύλλου ή Συνεχόμενη στην περιοχή Τύπος ετικέτας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
3. Επιλέξτε το όνομα, το μέγεθος, το πάχος και το χρώμα κειμένου της γραμματοσειράς που θέλετε στην ετικέτα σας και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
4. Στη σελίδα Τι θέλετε στην ετικέτα αλληλογραφίας του οδηγού, επιλέξτε τα πεδία που θέλετε στις ετικέτες σας από τη λίστα Διαθέσιμα πεδία και κάντε διπλό κλικ σε αυτά για να τα προσθέσετε στο πλαίσιο Ετικέτα πρωτοτύπου .
  - Για να προσθέσετε χώρο μεταξύ των πεδίων στο πλαίσιο Ετικέτα πρωτοτύπου , πατήστε το ΠΛΗΚΤΡΟ ΔΙΑΣΤΗΜΑΤΟΣ.
  - Για να δημιουργήσετε μια νέα γραμμή, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
  - Για να μετακινηθείτε μεταξύ πεδίων και γραμμών, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους.
  - Για να καταργήσετε ένα πεδίο από το πλαίσιο, πατήστε το πλήκτρο BACKSPACE.
  - Για να προσθέσετε άλλο κείμενο ή σημεία στίξης (για παράδειγμα, ένα κόμμα μετά το όνομα της πόλης), κάντε κλικ για να τοποθετήσετε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το κείμενο και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Αυτό το κείμενο θα είναι το ίδιο σε κάθε ετικέτα.
    
    Σημείωση: Μπορείτε να προσθέσετε πεδία των παρακάτω τύπων δεδομένων μόνο χρησιμοποιώντας τον Οδηγό ετικετών: Σύντομο κείμενο (κείμενο), Μεγάλο κείμενο (Υπόμνημα), Αριθμός, Ημερομηνία/Ώρα, Νομισματική μονάδα, Ναι/Όχι ή Συνημμένο. Για να προσθέσετε πεδία άλλων τύπων δεδομένων, ανοίξτε την έκθεση ετικετών σε προβολή σχεδίασης αφού ολοκληρώσετε τον "Οδηγό ετικετών" και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων για να προσθέσετε τα πεδία. Για να ανοίξετε το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων ενώ η έκθεση είναι ανοιχτή σε προβολή σχεδίασης, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+F8.
    
    Όταν έχετε τακτοποιήσει τα πεδία στην ετικέτα σας με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
5. Στην επόμενη σελίδα, μπορείτε να επιλέξετε πεδία στα οποία θα ταξινομήσετε τις ετικέτες σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να ταξινομήσετε κατά ταχυδρομικό κώδικα για μια μεγάλη αλληλογραφία. Επιλέξτε τα πεδία με βάση τα οποία θέλετε να ταξινομήσετε από τη λίστα Διαθέσιμα πεδία και κάντε διπλό κλικ σε αυτά για να τα προσθέσετε στο πλαίσιο Ταξινόμηση κατά . Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
6. Στην τελευταία σελίδα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τις ετικέτες σας και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
  
  Εάν επιλέξατε Εμφάνιση των ετικετών όπως θα φαίνονται εκτυπωμένες στην τελευταία σελίδα του Οδηγού ετικετών, η Access θα εμφανίσει τις ετικέτες σε προεπισκόπηση εκτύπωσης. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην ετικέτα για μεγέθυνση και σμίκρυνση ή να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο ελέγχου ζουμ στη γραμμή κατάστασης.
  
  Εάν επιλέξατε Τροποποίηση της σχεδίασης ετικέτας στην τελευταία σελίδα του Οδηγού ετικετών, η Access εμφανίζει την έκθεση ετικέτας σε προβολή σχεδίασης.
  
  Σημείωση: Η Προεπισκόπηση εκτύπωσης είναι η μόνη προβολή στην οποία μπορείτε να δείτε τις στήλες όπως τις έχετε τοποθετήσει. Εάν προβάλετε την έκθεση σε προβολή έκθεσης ή προβολή διάταξης, η Access εμφανίζει όλα τα δεδομένα σε μία μόνο στήλη.

Προσαρμογή της εμφάνισης της ετικέτας

Εάν οι ετικέτες που προκύπτουν δεν έχουν την εμφάνιση που θέλετε, μπορείτε να προσαρμόσετε τη διάταξη ανοίγοντας την έκθεση σε προβολή σχεδίασης και κάνοντας τις αλλαγές σας. Όταν εργάζεστε με ετικέτες, είναι συνήθως πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε την προβολή σχεδίασης όπου έχετε πιο ακριβή έλεγχο στη διάταξη. Για να δείτε τα αποτελέσματα των αλλαγών που κάνετε στην προβολή σχεδίασης, μεταβείτε στην Προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Εάν η Access εμφανίσει ένα μήνυμα σχετικά με το ότι δεν υπάρχει αρκετός οριζόντιος χώρος για την εμφάνιση των δεδομένων

Αυτό το μήνυμα, όταν εμφανιστεί, είναι μια παρενέργεια των μετρήσεων ορισμένων ετικετών. Συνήθως συμβαίνει όταν οι ετικέτες πλησιάζουν πολύ κοντά στο αριστερό και το δεξιό άκρο του φύλλου ετικετών. Αυτό μπορεί να προκαλέσει τον καθορισμό ορισμένων μετρήσεων που βρίσκονται εκτός της κανονικής περιοχής εκτύπωσης και, με τη σειρά του, το μήνυμα εμφανίζεται κατά την προεπισκόπηση ή την εκτύπωση των ετικετών.

Εάν είστε ικανοποιημένοι με τη στοίχιση του κειμένου στις ετικέτες και δεν εμφανίζεται κενή σελίδα κάθε δεύτερη σελίδα, μπορείτε να αφήσετε τη σχεδίαση της έκθεσης ως έχει και απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί OK στο μήνυμα κάθε φορά που εμφανίζεται. Διαφορετικά, μπορείτε να δοκιμάσετε να προσαρμόσετε ορισμένες από τις επιλογές διαμόρφωσης σελίδας, όπως περιγράφεται στην παρακάτω ενότητα.

Εάν τα δεδομένα σας δεν ευθυγραμμίζονται σωστά με τις ετικέτες

Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να διορθώσετε μικρά προβλήματα με τη διάταξη της ετικέτας σας, κάνοντας προσαρμογές στην προβολή σχεδίασης. Μπορείτε να μετακινήσετε τα στοιχεία ελέγχου και να προσαρμόσετε το μέγεθος της ετικέτας, αλλάζοντας το πλάτος ή το ύψος της ενότητας Λεπτομέρειες.

Για να μεταβείτε στην προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

Εάν θέλετε να αλλάξετε τα περιθώρια ή την απόσταση μεταξύ των ετικετών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας ενώ βρίσκεστε σε προβολή σχεδίασης:

Στην καρτέλα Διαμόρφωση σελίδας , στην ομάδα Διάταξη σελίδας , κάντε κλικ στην επιλογή Στήλες. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας με επιλεγμένη την καρτέλα Στήλες .

Καρτέλα 'Στήλες' του παραθύρου διαλόγου 'Διαμόρφωση σελίδας'

Μπορείτε να αλλάξετε τις ακόλουθες ρυθμίσεις στις τρεις ενότητες του παραθύρου διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας :

Ενότητα	Επιλογή	Περιγραφή
Ρυθμίσεις πλέγματος	Αριθμός στηλών	Αυτό θα πρέπει να ισούται με τον αριθμό των ετικετών κατά μήκος της σελίδας.
	Διάστιχο γραμμών	Εισαγάγετε μια νέα τιμή για να αυξήσετε ή να μειώσετε την κατακόρυφη απόσταση μεταξύ των γραμμών ετικετών.
	Διάστημα στηλών	Εισαγάγετε μια νέα τιμή για να αυξήσετε ή να μειώσετε την οριζόντια απόσταση μεταξύ των στηλών των ετικετών.
Μέγεθος στήλης	Πλάτος	Να θυμάστε τις ρυθμίσεις περιθωρίων και την απόσταση στηλών κατά τη ρύθμιση αυτής της τιμής. Μπορείτε να ελέγξετε και να προσαρμόσετε τα περιθώρια, κάνοντας κλικ στο στοιχείο Επιλογές εκτύπωσης στο παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας .
	Ύψος	Προσαρμόστε το ύψος κάθε ετικέτας, ανάλογα με τις ανάγκες.
	Ίδιο με το "Λεπτομέρειες"	Όταν είναι επιλεγμένο, ορίζει το πλάτος στήλης και το ύψος ίσα με το πλάτος και το ύψος της ενότητας "Λεπτομέρειες" στην προβολή σχεδίασης.
Διάταξη στήλης	Κάτω και μετά κατά μήκος	Όταν είναι επιλεγμένο, τα δεδομένα ετικέτας εκτυπώνονται προς τα κάτω στην πρώτη στήλη, στη συνέχεια προς τα κάτω στη δεύτερη στήλη και ούτω καθεξής.
	Κατά μήκος και, στη συνέχεια, κάτω	Όταν είναι επιλεγμένο, τα δεδομένα ετικέτας εκτυπώνονται κατά μήκος της πρώτης γραμμής και, στη συνέχεια, κατά μήκος της δεύτερης γραμμής και ούτω καθεξής.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας ενώ βρίσκεστε σε προεπισκόπηση εκτύπωσης, κάνοντας κλικ στην επιλογή Στήλες στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης . Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου, οι αλλαγές σας αντικατοπτρίζονται αμέσως στην προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Εκτύπωση των ετικετών

Ανοίξτε την έκθεση σε οποιαδήποτε προβολή (ή επιλέξτε την έκθεση στο παράθυρο περιήγησης).
Στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

Η Access εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση.
Εισαγάγετε τις επιλογές για τις λειτουργίες, όπως εκτυπωτής, περιοχή εκτύπωσης και αριθμός αντιτύπων.
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Εκτυπώστε δεδομένα της Access χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word

Εάν οι διευθύνσεις είναι αποθηκευμένες στην Access, αλλά θέλετε να τις εξαγάγετε σε Word, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας για να μορφοποιήσετε και να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.

Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εκτυπώσετε.
Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Word συγχώνευσης.
Στο παράθυρο διαλόγου Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word, εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα έγγραφο και θέλετε να συνδέσετε τα δεδομένα σας με αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση των δεδομένων σας με ένα υπάρχον έγγραφο του Microsoft Word. Διαφορετικά, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ένα νέο έγγραφο και, στη συνέχεια, συνδέστε τα δεδομένα με αυτό.
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εάν επιλέξατε Σύνδεση των δεδομένων σας με ένα υπάρχον έγγραφο του Microsoft Word, θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή εγγράφου του Microsoft Word. Επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα. Το έγγραφο θα ανοίξει σε Word.

Εάν επιλέξατε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο, Word ανοίγει με ένα κενό έγγραφο.
Στο Word, ακολουθήστε τις οδηγίες στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας. Όταν φτάσετε στο βήμα 3 της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας Word (Επιλογή παραληπτών), η προέλευση δεδομένων που επιλέξατε στο βήμα 1 αυτής της διαδικασίας θα είναι ήδη επιλεγμένη. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας Word, ανατρέξτε στο θέμα Word Βοήθεια.

Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Word για να εκτυπώσετε τις διευθύνσεις σας, ανεξάρτητα από το πού είναι αποθηκευμένες οι διευθύνσεις. Από Word, μπορείτε να συνδεθείτε σε λίστες διευθύνσεων που είναι αποθηκευμένες σε διάφορα προγράμματα, όπως το Excel, το Outlook και η Access. Εναλλακτικά, εάν δεν έχετε λίστα διευθύνσεων, μπορείτε να δημιουργήσετε μία στο Word και, στη συνέχεια, να εκτυπώσετε ετικέτες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Word Βοήθεια.