Αλλαγή τύπου περιεχομένων για λίστα ή βιβλιοθήκη

Τι θέλετε να κάνετε;

• Προσθήκη προτύπου εγγράφου σε έναν τύπο περιεχομένου

• Κάντε αλλαγές στις στήλες για έναν τύπο περιεχομένου

• Προσθήκη μιας ροής εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου

• Δημιουργία ενός τύπου περιεχομένου μόνο για ανάγνωση

• Καθορίστε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για έναν τύπο περιεχομένου

• Αλλάξτε τις ρυθμίσεις πλαισίου πληροφοριών εγγράφου για έναν τύπο περιεχομένου

• Κατάργηση ενός τύπου περιεχομένου από μια λίστα ή βιβλιοθήκη

Προσθήκη προτύπου εγγράφων σε τύπο περιεχομένου

Μπορείτε να συσχετίσετε ένα πρότυπο εγγράφου μόνο με έναν τύπο περιεχομένου εγγράφου (οποιονδήποτε τύπο περιεχομένου που απορρέει από τον γονικό τύπο περιεχομένου του εγγράφου). Συσχετίζοντας ένα πρότυπο εγγράφου με έναν τύπο περιεχομένου, εξασφαλίζετε ότι όταν οι συντάκτες δημιουργούν νέα έγγραφα αυτού του τύπου περιεχομένου, όλα αυτά τα έγγραφα βασίζονται σε ένα πανομοιότυπο πρότυπο.

Για παράδειγμα, στην εταιρεία σας ίσως χρησιμοποιείτε ένα ειδικό πρότυπο εγγράφου για νομικές συμβάσεις. Εάν συσχετίσετε αυτό το πρότυπο εγγράφου με τον τύπο περιεχομένου που χρησιμοποιείτε στην εταιρεία για νομικές συμβάσεις, όλες οι νέες νομικές συμβάσεις που δημιουργούνται με χρήση αυτού του τύπου περιεχομένου βασίζονται σε αυτό το πρότυπο εγγράφου νομικών συμβάσεων.

1. Μεταβείτε στο έγγραφο ή τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να ενημερώσετε τον τύπο περιεχομένου με ένα πρότυπο εγγράφου.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

3. Στην ενότητα Τύποι περιεχομένου, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου που θέλετε να αλλάξετε.

   Σημείωση: Εάν η βιβλιοθήκη εγγράφων δεν έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει πολλούς τύπους περιεχομένου, η ενότητα Τύποι περιεχομένου δεν εμφανίζεται στη σελίδα Προσαρμογή για αυτή τη βιβλιοθήκη.

4. Στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

5. Εάν το πρότυπο εγγράφου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε είναι αποθηκευμένο σε μια θέση στην τοποθεσία σας, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή της διεύθυνσης URL ενός υπάρχοντος προτύπου εγγράφου και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL για το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια διεύθυνση URL που είναι σχετική με μια θέση σε ένα φάκελο τοποθεσίας ή πόρο. Πρότυπα εγγράφων μπορεί να είναι αποθηκευμένα στις είτε την προεπιλεγμένη τοποθεσία πόρων θέση http://Server τοποθεσίας/όνομα/εγγράφου βιβλιοθήκης φορμών/όνομα/περιεχόμενο πληκτρολογήστε το όνομα / ή σε μια θέση βιβλιοθήκης που έχει οριστεί ειδικά για την αποθήκευση εγγράφων προτύπων.

   Ο παρακάτω πίνακας παρέχει παραδείγματα των τύπων διευθύνσεων URL που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Τα παραδείγματα βασίζονται στην ύπαρξη του προεπιλεγμένου φακέλου πόρων προτύπου εγγράφων (ο φάκελος που περιέχει τα αρχεία για τύπους περιεχομένων τοποθεσίας) στη διεύθυνση http://Όνομα διακομιστή/Τοποθεσία/Όνομα βιβλιοθήκης εγγράφων/Φόρμες/Όνομα τύπου περιεχομένου/ και ότι το πρότυπο εγγράφου ονομάζεται Όνομα_εγγράφου.doc.

1. Εάν θέλετε να στείλετε το πρότυπο εγγράφου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, στην ενότητα Πρότυπα εγγράφων, κάντε κλικ στην εντολή Φόρτωση νέου προτύπου εγγράφου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου, εκτελέστε αναζήτηση της θέσης του αρχείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε την και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Αλλαγές στις στήλες για τύπο περιεχομένου

Μπορείτε να καθορίσετε τις ιδιότητες των μετα-δεδομένων που θέλετε να συλλέξετε για ένα στοιχείου συγκεκριμένου τύπου περιεχομένου, προσθέτοντας στήλες σε αυτόν τον τύπο περιεχομένου/ Για παράδειγμα, στην εταιρεία σας, ίσως θέλετε να παρακολουθήσετε ένα συγκεκριμένο σύνολο μετα-δεδομένων για όλες τις παραγγελίες αγορών, όπως είναι ο αριθμός λογαριασμού, ο αριθμός έργου και ο υπεύθυνος έργου. Εάν προσθέσετε στήλες για τον αριθμό λογαριασμού, τον αριθμό έργου και τον υπεύθυνο έργου στον τύπο περιεχομένου παραγγελίας αγορών, ζητείται από τους χρήστες να παρέχουν αυτά τα μετα-δεδομένα για στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου.

Εάν διαθέτετε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει στοιχεία πολλών διαφορετικών τύπων περιεχομένου, μπορείτε να συλλέξετε μοναδικά μετα-δεδομένα για τα στοιχεία κάθε τύπου περιεχομένου, προσθέτοντας στήλες απευθείας στο σχετικό τύπο περιεχομένου, αντί να τις προσθέσετε στην ίδια τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να αλλάξετε στήλες για έναν τύπο περιεχομένου. Μπορείτε να κάνετε τις εξής ενέργειες:

• Προσθήκη στήλης

• Κατάργηση μιας στήλης

• Αλλαγή σειράς των στηλών

• Ορισμός μιας στήλης ως απαιτούμενης, προαιρετικής ή κρυφής

Προσθήκη ροής εργασίας σε τύπο περιεχομένων

Ροές εργασίας δίνουν τη δυνατότητα να καθορίσετε μια επιχειρηματική διαδικασία για στοιχεία και έγγραφα σε μια τοποθεσία. Εταιρείες να χρησιμοποιήσετε ροές εργασίας για την αυτοματοποίηση και τη διαχείριση ορισμένων κοινών επιχειρηματικών διαδικασιών, όπως έγκρισης εγγράφου ή αναθεώρηση. Εάν προσθέσετε μια ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλα τα στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου υπόκεινται σε συνεπείς επιχειρηματικών διαδικασιών. Εάν μια ροή εργασίας έχει προστεθεί σε έναν τύπο περιεχομένου, αυτή η ροή εργασίας μπορεί να ξεκινήσει σε μεμονωμένα στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου.

Μπορείτε να προσθέσετε μια ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου για λίστα ή βιβλιοθήκη μόνο εάν η ροή εργασίας έχει αναπτυχθεί για τη δική σας τοποθεσία ή το χώρο εργασίας. Εάν δεν εμφανίζονται διαθέσιμες ροές εργασίας, επικοινωνήστε με τον κεντρικό διαχειριστή.

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να αλλάξετε τον τύπο περιεχομένου.

2. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

   • Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

3. Στην περιοχή Τύποι περιεχομένου, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

   Σημείωση: Εάν η λίστα ή μια βιβλιοθήκη δεν έχει ρυθμιστεί έτσι, ώστε να επιτρέπει πολλούς τύπους περιεχομένου, η ενότητα Τύποι περιεχομένου δεν εμφανίζεται στη σελίδα Προσαρμογή για αυτή τη βιβλιοθήκη.

4. Στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ροής εργασιών.

6. Στη σελίδα Προσθήκη ροής εργασίας, στην ενότητα Ροή εργασίας, κάντε κλικ στο πρότυπο ροής εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

7. Στην ενότητα Όνομα, πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

8. Στην ενότητα Λίστα εργασιών, καθορίστε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας.

   • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα "Εργασίες" ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Εάν χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα εργασιών, οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας μπορούν εύκολα να εντοπίζουν και να προβάλλουν τις δικές τους εργασίες ροής εργασίας χρησιμοποιώντας την προβολή Οι εργασίες μου στη λίστα "Εργασίες".

   • Δημιουργήστε μια νέα λίστα "Εργασίες" εάν οι εργασίες αυτής της ροής εργασίας περιλαμβάνουν ή αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα τα οποία θέλετε να διαχωρίσετε από τη γενική λίστα "Εργασίες".

   • Δημιουργήστε μια νέα λίστα "Εργασίες" εάν έχετε στην εταιρεία σας πολλές ροές εργασίας ή εάν οι ροές εργασίας περιλαμβάνουν πολλές εργασίες. Σε αυτή την περίπτωση, ίσως θέλετε να δημιουργήσετε λίστες "Εργασίες" για κάθε ροή εργασίας.

9. Στην ενότητα Λίστα ιστορικού, επιλέξτε μια λίστα ιστορικού την οποία θα χρησιμοποιήσετε με αυτή τη ροή εργασίας. Στη λίστα ιστορικού εμφανίζονται όλα τα συμβάντα που παρουσιάζονται κατά τη διάρκεια κάθε περιόδου λειτουργίας της ροής εργασίας.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα "Ιστορικό" ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Εάν έχετε πολλές ροές εργασίας στην εταιρεία σας, ίσως θέλετε να δημιουργήσετε μια χωριστή λίστα ιστορικού για κάθε μία.

10. Στην ενότητα Επιλογές εκκίνησης καθορίστε τον τρόπο, τον χρόνο ή το άτομο από το οποίο μπορεί να εκκινηθεί μια ροή εργασίας.

    Σημείωση: Ορισμένες επιλογές ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες εάν δεν υποστηρίζονται από το πρότυπο ροής εργασίας που έχετε επιλέξει.

11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK ή Επόμενο.

12. Στη σελίδα Προσαρμογή ροής εργασίας, ενεργοποιήστε κάθε πρόσθετη επιλογή που θέλετε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Ενεργοποίηση ενός τύπου περιεχομένων ως μόνο για ανάγνωση

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να ορίσετε τον τύπο περιεχομένου ως μόνο για ανάγνωση.

2. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

   • Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

3. Στην ενότητα Τύποι περιεχομένου, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου που θέλετε να μετατρέψετε σε τύπο περιεχομένου μόνο για ανάγνωση.

   Σημείωση: Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει πολλούς τύπους περιεχομένου, η ενότητα Τύποι περιεχομένου δεν εμφανίζεται στη σελίδα Προσαρμογή για αυτή τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

4. Στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

5. Στην ενότητα Μόνο για ανάγνωση, στην περιοχή Ενεργοποίηση του τύπου περιεχομένων ως μόνο για ανάγνωση;, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Καθορισμός μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για έναν τύπο περιεχομένου

Μπορείτε να εφαρμόσετε μια υπάρχουσα πολιτική συλλογής τοποθεσιών σε έναν τύπο περιεχομένου λίστας. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα πολιτική διαχείρισης πληροφοριών που εφαρμόζεται μόνο σε ένα συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου λίστας.

Αλλαγή των ρυθμίσεων του Πλαισίου πληροφοριών εγγράφου για έναν τύπο περιεχομένου

Το παράθυρο πληροφοριών εγγράφου — που εμφανίζεται στα ακόλουθα προγράμματα Microsoft Office 2010: Word, Excel και PowerPoint — επιτρέπει στους χρήστες να προβάλετε και να αλλάξετε τις ιδιότητες του τύπου περιεχομένου για ένα έγγραφο αποθηκευμένο στο διακομιστή διαχείρισης εγγράφων απευθείας μέσα από το Office το πρόγραμμα που χρησιμοποιεί για να επεξεργαστείτε το έγγραφο. Για παράδειγμα, εάν ο τύπος περιεχομένου εγγράφου για μια συγκεκριμένη βιβλιοθήκη διαθέτει μια στήλη "κατάσταση", οι χρήστες μπορούν να προβάλλουν την ιδιότητα Status στο πλαίσιο πληροφοριών εγγράφου στο Word κατά την επεξεργασία του εγγράφου. Τους επίσης να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο πληροφοριών εγγράφου για να αλλάξετε την τιμή της ιδιότητας κατάστασης από το Πρόχειρο σε ολοκληρωμένο. Όταν το έγγραφο αποθηκεύεται στο διακομιστή, αυτή η ιδιότητα ενημερώνεται αυτόματα στη στήλη κατάσταση για τη βιβλιοθήκη.

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να αλλάξετε τον τύπο περιεχομένου.

2. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

   • Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

3. Στην περιοχή Τύποι περιεχομένου, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου για τον οποίο θέλετε να αλλάξετε τον πίνακα πληροφοριών εγγράφου.

   Σημείωση: Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν έχουν ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπουν πολλούς τύπους περιεχομένου, η ενότητα Τύποι περιεχομένου δεν εμφανίζεται στη σελίδα Προσαρμογή για αυτή τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

4. Στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην εντολή Ρυθμίσεις πλαισίου πληροφοριών εγγράφου.

5. Στην ενότητα Πρότυπο για το Πλαίσιο πληροφοριών εγγράφου, κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να χρησιμοποιήσετε ένα προεπιλεγμένο πρότυπο που εμφανίζει τις ιδιότητες (στήλες) που έχουν οριστεί για τον τύπο περιεχομένου, κάντε κλικ στην εντολή Χρησιμοποιήστε το προεπιλεγμένο πρότυπο για τις εφαρμογές του Microsoft Office.

   • Για να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον προσαρμοσμένο πρότυπο, κάντε κλικ στην εντολή Χρήση υπάρχοντος προσαρμοσμένου προτύπου (URL, UNC ή URN) και κατόπιν πληκτρολογήστε τη διαδρομή προς τη θέση του προτύπου.

   • Για να στείλετε ένα υπάρχον προσαρμοσμένο πρότυπο (XSN), κάντε κλικ στην εντολή Αποστολή ενός υπάρχοντος προσαρμοσμένου προτύπου (XSN) για χρήση και κατόπιν στο κουμπί Αναζήτηση, για να εντοπίσετε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

     Σημείωση: Εάν σχεδιάζετε να στείλετε ένα πρότυπο με αυτόν τον τρόπο, πρέπει να καταργήσετε τη διεύθυνση δημοσίευσης URL για το πρότυπο στο InfoPath, πριν δημοσιεύσετε και στείλετε το πρότυπο.

   • Για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πλαίσιο στο InfoPath, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία νέου προσαρμοσμένου προτύπου.

     Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, το InfoPath ξεκινά και εμφανίζει το προεπιλεγμένο πρότυπο, το οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πλαίσιο.

6. Στην ενότητα Εμφάνιση πάντα, καθορίστε εάν θέλετε το πλαίσιο πληροφοριών εγγράφου για να εμφανίσετε αυτόματα όταν ανοίγονται ή αποθηκεύονται μέσα σε ένα πρόγραμμα Office 2010 πρώτα έγγραφα αυτού του τύπου περιεχομένου.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Κατάργηση τύπου περιεχομένων από λίστα ή βιβλιοθήκη

Όταν καταργείτε έναν τύπο περιεχομένου από μια λίστα ή βιβλιοθήκη, οι χρήστες δεν θα μπορούν πλέον να δημιουργήσουν νέα στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Η κατάργηση ενός τύπου περιεχομένου από μια λίστα ή βιβλιοθήκη δεν διαγράφει στοιχεία που δημιουργήθηκαν από τον τύπο περιεχομένου.

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη από την οποία θέλετε να καταργήσετε τον τύπο περιεχομένου.

2. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

   • Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

3. Στην ενότητα Τύποι περιεχομένου, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου που θέλετε να καταργήσετε.

   Σημείωση: Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν έχουν ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπουν πολλούς τύπους περιεχομένου, η ενότητα Τύποι περιεχομένου δεν εμφανίζεται στη σελίδα Προσαρμογή για αυτή τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

4. Στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή αυτού του τύπου περιεχομένου.

5. Όταν ερωτηθείτε εάν είστε σίγουροι ότι θέλετε να διαγράψετε αυτόν τον τύπο περιεχομένου, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας