Ο τύπος για τις επιτυχημένες τοποθεσίες και τους ευτυχείς χρήστες είναι καλά σχεδιασμένη και βιώσιμη προσέγγιση για την τοποθεσία και τη διαχείριση χρηστών. Ακολουθούν ορισμένες βασικές εργασίες και έννοιες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σχεδιάσετε τοποθεσίες και να διαχειριστείτε χρήστες για τον οργανισμό σας.
Πληροφορίες για τις συλλογές τοποθεσιών
Ανεξάρτητα από το εάν είστε νέοι στο SharePoint ή έχετε χρησιμοποιήσει πολλές εκδόσεις, η σύγχρονη εμπειρία του SharePoint παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία, ευκολότερη περιήγηση και όλες οι τοποθεσίες είναι φιλικές προς το κινητό. Συνιστούμε τη δημιουργία συλλογών τοποθεσιών για κάθε φόρτο εργασίας στον οργανισμό σας. Η σύγχρονη εμπειρία του SharePoint διευκολύνει την περιήγηση και τη συντήρηση, επειδή κάθε τοποθεσία είναι πλέον μια συλλογή τοποθεσιών. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη σύγχρονη εμπειρία στο SharePoint και τα πλεονεκτήματα της χρήσης τοποθεσιών Hub. Συνιστούμε να δημιουργήσετε συλλογές τοποθεσιών για κάθε φόρτο εργασίας και, στη συνέχεια, να τις συσχετίσετε όλες σε μια τοποθεσία διανομέα. Αυτό δίνει μεγαλύτερη ευελιξία και υιοθετεί εύκολα τις μεταβαλλόμενες ανάγκες του οργανισμού σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι μια τοποθεσία του SharePoint Hub;.
Ο διαχειριστής του SharePoint αναθέτει τη Διαχείριση συλλογών τοποθεσιών σε διαφορετικά άτομα στην εταιρεία σας. Το μοντέλο δικαιωμάτων του SharePoint σάς βοηθά, επιτρέποντάς σας να εκχωρήσετε δικαιώματα σε διαφορετικούς ρόλους, όπως ο διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών, ο κάτοχος τοποθεσίας και άλλοι ρόλοι. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση διαχειριστών συλλογών τοποθεσιών για να μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε και να καταργήσετε διαχειριστές συλλογών τοποθεσιών.
Ο διαχειριστής της συλλογής τοποθεσιών έχει το επίπεδο δικαιωμάτων " Πλήρης έλεγχος " στη συλλογή τοποθεσιών. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να προσθέσετε ή να διαγράψετε τοποθεσίες ή να αλλάξετε τις ρυθμίσεις για οποιαδήποτε τοποθεσία μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών. Επιπλέον, μπορείτε να προβάλετε, να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να αλλάξετε όλο το περιεχόμενο μέσα σε αυτές τις τοποθεσίες. Ο δευτερεύων διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών μπορεί να οριστεί από το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών. Ως διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών, μπορείτε να προσθέσετε έναν άλλο διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών ή να αλλάξετε το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών, μέσω της σελίδας ρυθμίσεις. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτήν την εργασία, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση διαχειριστών συλλογών τοποθεσιών.
Μια παραδοσιακή συλλογή τοποθεσιών είναι μια ομάδα τοποθεσιών του SharePoint που έχουν τον ίδιο κάτοχο και μοιράζονται τις ρυθμίσεις διαχείρισης, όπως τα δικαιώματα. Οι δευτερεύουσες τοποθεσίες κληρονομούν την περιήγηση, τα δικαιώματα και τη σχεδίαση τοποθεσίας από τη συλλογή τοποθεσιών. Έτσι, οποιαδήποτε στιγμή τα μέλη και τα έργα της τοποθεσίας σας αλλάζουν, οι τοποθεσίες σας πρέπει επίσης να αλλάξουν,
Επιλογή τοποθεσιών για κάθε φόρτο εργασίας
Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε τον τύπο της συλλογής τοποθεσιών του SharePoint που χρειάζεστε για τον φόρτο εργασίας σας. Στη συνέχεια, θέλετε να διευκολύνετε τους χρήστες σας να περιηγηθείτε και να βρουν αυτό που χρειάζονται. Αυτή η ενότητα παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με ορισμένες από τις σύγχρονες τοποθεσίες του SharePoint που είναι διαθέσιμες και επίσης μιλά για την περιήγηση σε αυτές τις τοποθεσίες. Ένα εξαιρετικό άρθρο σχετικά με την περιήγηση στο σχεδιασμό προγραμματίζει την περιήγηση για τη σύγχρονη εμπειρία του SharePoint.
Σκεφτείτε μια τοποθεσία του SharePoint Hub ως πλαίσιο ή βάση που σας βοηθά να οργανώσετε διαφορετικές τοποθεσίες ομάδας και επικοινωνίας. Όταν δημιουργείτε συλλογές τοποθεσιών για κάθε φόρτο εργασίας στον οργανισμό σας, μια τοποθεσία hub συνδέει αυτές τις συλλογές τοποθεσιών με λογικούς τρόπους που διευκολύνουν την εύρεση και τη διαχείριση. Στη συνέχεια, μπορείτε να μετακινείτε και να διαχειρίζεστε συλλογές τοποθεσιών μεταξύ τοποθεσιών Hub οποτεδήποτε αλλάζουν οι φόρτοι εργασίας σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός τοποθεσιών του SharePoint Hub.
Μια τοποθεσία ομάδαςτου SharePoint και οποιεσδήποτε σελίδες δημιουργείτε κάτω από αυτήν, είναι διαθέσιμες μόνο για τους χρήστες που προσκαλείτε, παρέχοντάς τους δικαιώματα στην τοποθεσία. Μπορείτε επίσης να συνδέσετε την τοποθεσία ομάδας σε μια Microsoft 365 ομάδα. Με μια τοποθεσία ομάδας, ο οργανισμός, η ομάδα ή η ομάδα σας μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους και να συνεργαστούν σε έγγραφα και άλλα αρχεία, να δημοσιεύσουν ανακοινώσεις, να προγραμματίσουν συσκέψεις, να διατηρήσουν εργασίες, να παρακολουθούν προβλήματα ή στοιχεία ενέργειας και να αποθηκεύουν πληροφορίες σε λίστες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint;
Μια τοποθεσία επικοινωνίας του SharePoint σάς επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών, όπως ειδήσεις, αναφορές και καταστάσεις με άλλους. Μια τοποθεσία επικοινωνίας έχει συνήθως λίγους συνεισφέροντες, αλλά πολλά μέλη.
Διακυβέρνηση
Η διακυβέρνηση είναι το είδος των πολιτικών, των ρόλων, των ευθυνών και των διεργασιών που καθοδηγούν, κατευθύνουν και ελέγχουν τον τρόπο συνεργασίας των επιχειρηματικών διασπάσεων και τεχνικών ομάδων μιας εταιρείας για την επίτευξη επιχειρηματικών στόχων. Όσον αφορά τη συλλογή τοποθεσιών του SharePoint, ένα πρόγραμμα διακυβέρνησης μπορεί να είναι ένας οδηγός που θα σας βοηθήσει να σχεδιάσετε τους ρόλους, τις αρμοδιότητες και τις πολιτικές που είναι απαραίτητες για την υποστήριξη της συλλογής τοποθεσιών σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει, αλλά δεν περιορίζεται σε αυτά, τα παρακάτω θέματα:
-
Αρχιτεκτονική πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των ιστοσελίδων, των εγγράφων, των λιστών και των δεδομένων
-
Δραστηριότητες συντήρησης, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης λογαριασμών χρηστών
-
Πολιτικές εμπορικής προσαρμογής και προσαρμογής
-
Εκπαίδευση
Είναι σημαντικό να προετοιμάσετε ένα πρόγραμμα διακυβέρνησης για τον οργανισμό σας. Συμμετέχοντας στην ανάπτυξη ενός σχεδίου διακυβέρνησης, μπορείτε να βοηθήσετε στην αναγνώριση της κυριότητας τόσο για τις επιχειρηματικές όσο και για τις τεχνικές ομάδες, καθορίζοντας ποιος είναι υπεύθυνος για τις περιοχές του συστήματος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ανάπτυξη ενός σχεδίου διακυβέρνησης, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση: βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση του τρόπου με τον οποίο οι χρήστες χρησιμοποιούν την τοποθεσία ομάδας σας.
Σημείωση: Ίσως χρειαστεί να εργαστείτε με το διαχειριστή του SharePoint για να διαχειριστείτε τους χρήστες. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής του SharePoint διαχειρίζεται τα προφίλ χρηστών.
Λογαριασμοί χρηστών στο Microsoft 365
Ο καθολικός διαχειριστής προσθέτει νέους χρήστες σε Microsoft 365 χρησιμοποιώντας το κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365, το οποίο είναι η πύλη για τη διαχείριση χρηστών και τη ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήστες και ρόλοι. Κατά την προσθήκη ενός νέου χρήστη, ο καθολικός διαχειριστής κάνει τα εξής:
-
Καθορίζει εάν ο χρήστης μπορεί επίσης να αποκτήσει πρόσβαση στο κέντρο διαχείρισης
-
Ορίζει τη γεωγραφική θέση για το χρήστη
-
Επιλέγει τον τύπο της άδειας χρήσης
-
Δημιουργεί ένα όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης για το χρήστη
Χρήστες τοποθεσίας ομάδας
Μπορείτε να προσθέσετε χρήστες στην τοποθεσία ομάδας σας και να προσαρμόσετε τα δικαιώματα για τους χρήστες. Τα επίπεδα δικαιωμάτων και η ιδιότητα μέλους ομάδας του SharePoint μπορούν να βρεθούν στην περιοχή Ρυθμίσεις. Ωστόσο, το Microsoft 365 δημιουργεί τώρα μια ομάδα ασφαλείας που ονομάζεται " Όλοι εκτός από εξωτερικούς χρήστες " που περιέχει όλους τους χρήστες στον κατάλογο Microsoft 365 (εκτός από τα άτομα που είναι εξωτερικά της εταιρείας σας και τα οποία καλούνται μέσω της δυνατότητας εξωτερικής κοινής χρήσης). Αυτή η ομάδα ασφαλείας εκχωρείται αυτόματα στην Access ως μέλος στο SharePoint. Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες που προσθέτετε στον Microsoft 365 κατάλογο μπορούν να επεξεργάζονται τοποθεσίες, λίστες και βιβλιοθήκες από προεπιλογή.
Επίπεδα δικαιωμάτων και ιδιότητα μέλους ομάδας
Τα επίπεδα δικαιωμάτων είναι συλλογές SharePoint δικαιωμάτων που επιτρέπουν στους χρήστες να εκτελούν ένα πρόγραμμα σχετικών εργασιών. Για παράδειγμα, το επίπεδο δικαιωμάτων "ανάγνωση" περιλαμβάνει τα δικαιώματα "Προβολή στοιχείων", "άνοιγμα στοιχείων", "Προβολή σελίδων" και "Προβολή εκδόσεων" (μεταξύ άλλων), τα οποία είναι απαραίτητα για την προβολή σελίδων, εγγράφων και στοιχείων σε μια τοποθεσία του SharePoint. Τα δικαιώματα μπορούν να συμπεριληφθούν σε περισσότερα από ένα επίπεδα δικαιωμάτων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα σχεδιασμός της στρατηγικής δικαιωμάτων.
Δεν συνιστούμε να εκχωρείτε επίπεδα δικαιωμάτων απευθείας σε μεμονωμένους χρήστες, επειδή αυτό μπορεί να καταστήσει πολύ δύσκολη την παρακολούθηση και τη διαχείριση των ατόμων που έχουν πρόσβαση σε τοποθεσίες. Ορισμένες φορές είναι απαραίτητο, αλλά θα πρέπει να διατηρείται στο ελάχιστο για να αποφευχθεί η πολυπλοκότητα. Αντί για αυτό, εκχωρήστε δικαιώματα σε ομάδες και, στη συνέχεια, αντιστοιχίστε μεμονωμένους χρήστες στις κατάλληλες ομάδες. Μια ομάδα είναι ένα σύνολο χρηστών που ορίζονται σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών για εύκολη διαχείριση των δικαιωμάτων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα προεπιλεγμένες ομάδες του SharePoint και Προσαρμογή δικαιωμάτων τοποθεσίας. Σε κάθε ομάδα εκχωρείται ένα προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων. Για παράδειγμα, ορισμένες από τις βασικές προεπιλεγμένες ομάδες του SharePoint περιλαμβάνουν τα ακόλουθα επίπεδα δικαιωμάτων:
|
Ομαδοποίηση |
Επίπεδο δικαιωμάτων |
|---|---|
|
Κάτοχοι |
Πλήρης έλεγχος |
|
Επισκέπτες |
Ανάγνωση |
|
Μέλη |
Συνεργάτης |
Οποιοσδήποτε έχει δικαίωμα πλήρους ελέγχου μπορεί να δημιουργήσει προσαρμοσμένες ομάδες.
Όταν εκχωρείτε επίπεδα δικαιωμάτων σε ομάδες του SharePoint σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών, από προεπιλογή, όλες οι τοποθεσίες και το περιεχόμενο της τοποθεσίας κληρονομούν αυτά τα επίπεδα δικαιωμάτων. Αυτή η προεπιλεγμένη συμπεριφορά ονομάζεται μεταβίβαση δικαιωμάτων. Μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να ορίζετε μοναδικά δικαιώματα κατά τη δημιουργία μιας δευτερεύουσας τοποθεσίας ή να διασπάσετε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων σε μια τοποθεσία, λίστα ή βιβλιοθήκη ή στοιχείο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι η μεταβίβαση δικαιωμάτων;
Επειδή το επίπεδο δικαιωμάτων ενός χρήστη καθορίζει τι μπορεί να δει και να αποκτήσει πρόσβαση σε μια τοποθεσία, πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά την ιδιότητα μέλους της ομάδας του. Για παράδειγμα, ένας χρήστης που είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία και την προσαρμογή τοποθεσιών πρέπει να είναι ελάχιστα μέλος της ομάδας σχεδιαστών. Από την άλλη πλευρά, ένας χρήστης που χρειάζεται μόνο να διαβάσει και να κατεβάσει περιεχόμενο και μπορεί να χρειαστεί να είναι μέλος της ομάδας επισκεπτών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint.
Ως διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών, ίσως χρειαστεί ναSharePoint, να διαχειριστείτε δυνατότητες στη συλλογή τοποθεσιών και στα επίπεδα τοποθεσίας. Αυτές οι εργασίες μπορεί να περιλαμβάνουν δυνατότητες ενεργοποίησης ή απενεργοποίησης σύμφωνα με το πρόγραμμα διακυβέρνησης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση δυνατοτήτων συλλογής τοποθεσιών. Ανατρέξτε επίσης στο θέμα Διαχείριση του Κάδου Ανακύκλωσης μιας συλλογής τοποθεσιών του SharePoint.
