Το Whiteboard παρέχει ένα χώρο για να σκέφτονται μαζί οι ομάδες, να δοκιμάσουν διαφορετικές ιδέες και να κάνουν το καλύτερο σχέδιο. Το Whiteboard είναι πλήρως ενσωματωμένο στις ομάδες της Microsoft, γεγονός που διευκολύνει τον προγραμματισμό έργων πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από μια σύσκεψη του Teams.
Δείτε αυτές τις συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Whiteboard κατά την επόμενη περίοδο λειτουργίας προγραμματισμού.
Προετοιμάστε τον πίνακά σας εκ των προτέρων
Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις για την προετοιμασία του πίνακά σας πριν από τη σύσκεψη:
-
Δημιουργήστε έναν νέο πίνακα από την οθόνη επιλογής πίνακα.
-
Στον πίνακα Δημιουργία, επιλέξτε Πρότυπα > Σχεδιασμός έργου.
-
Επιλέξτε ένα πρότυπο που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, επιλέξτε το πρότυπο Daily Stand-up για να παρακολουθείτε το φόρτο εργασίας και τις καθημερινές εργασίες. Εναλλακτικά, επιλέξτε Έναρξη έργου εάν θέλετε να ορίσετε τους μακροπρόθεσμους στόχους της ομάδας σας.
-
Προσαρμόστε το πρότυπο ανάλογα με τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον σημειώσεις, να αλλάξετε χρώματα ή να προσθέσετε βέλη επισήμανσης.
-
Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Δυνατότητες και λειτουργίες του Whiteboard
Όταν ο πίνακάς σας είναι έτοιμος, μπορείτε να στείλετε μια σύνδεση στην ομάδα σας.
Ανάληψη ελέγχου της σύσκεψης
Μόλις ξεκινήσει η σύσκεψη, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να κάνετε κοινή χρήση του πίνακά σας:
-
Επιλέξτε το εικονίδιο Κοινή χρήση στην περιοχή κοινής χρήσης της σύσκεψης.
-
Στην ενότητα Πίνακας, επιλέξτε Microsoft Whiteboard.
Θα ανοίξει η προβολή επιλογής πίνακα. Μπορείτε να επιλέξετε τον πίνακα που έχετε ήδη ετοιμάσει από τη λίστα ή να ξεκινήσετε έναν νέο πίνακα.
Ακολουθούν ορισμένες πρόσθετες δυνατότητες του Whiteboard που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά την καθοδήγηση της σύσκεψης:
-
Κατευθύνετε την προσοχή της ομάδας σας με το εργαλείο δείκτη λέιζερ.
-
Χρησιμοποιήστε το εργαλείο επισήμανσης ή τα σχήματα βέλους για να επεξηγήσετε βασικές έννοιες.
-
Προσθέστε νέες αυτοκόλλητες σημειώσεις για να παρακολουθείτε τη συζήτηση.
Διατηρήστε την ομάδα σας δεσμευμένη
Υπενθυμίστε στην ομάδα σας ότι μπορεί να χρησιμοποιήσει τα ακόλουθα εργαλεία για συνεργασία σε πραγματικό χρόνο:
-
Προσθέστε αυτοκόλλητες σημειώσεις για να παρακολουθείτε νέες ιδέες.
-
Χρησιμοποιήστε αντιδράσεις αυτοκόλλητων σημειώσεων, όπως σημάδια ελέγχου ή γελαστά πρόσωπα, για να ψηφίσετε ιδέες.
-
Σχεδιάστε στον πίνακα ή γράψτε χειρόγραφες σημειώσεις με το εργαλείο γραφής.
-
Αποστείλετε εικόνες, συμπεριλαμβανομένων εικόνων αρχείου από το Bing.
Οι δείκτες συνεργασίας διευκολύνουν την παρακολούθηση των συμμετεχόντων στη σύσκεψη που κάνουν αλλαγές.
Θέστε το σχέδιό σας σε εφαρμογή
Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις για παρακολούθηση μετά τη σύσκεψη, ώστε η ομάδα σας να είναι ενημερωμένη:
-
Στείλτε ένα μήνυμα στους παρευρισκόμενους με το αποτέλεσμα και τυχόν συνέχεια. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια σύνδεση προς τον πίνακα.
-
Υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη ότι μπορούν να βρουν τον πίνακα στον επιλογέα πίνακα.
-
Στείλτε ένα στιγμιότυπο του ολοκληρωμένου πίνακα σε οποιονδήποτε έχασε τη σύσκεψη. Επιλέξτε Εξαγωγή εικόνας από το μενού Ρυθμίσεις.
-
Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Συνεχίστε να εργάζεστε σε έναν πίνακα μετά από μια σύσκεψη.
Εκτελέστε τακτικές περιόδους λειτουργίας σχεδιασμού
Εάν θέλετε να οργανώνετε τακτικές συσκέψεις σχεδιασμού, κάντε τα εξής:
Δημιουργία καναλιού σχεδιασμού στο Teams και προσθήκη πίνακα
-
Πλοηγηθείτε στην ομάδα σας στο Teams, επιλέξτε το . . . μενού και προσθέστε ένα κανάλι. Το όνομά του πρέπει να είναι η περίοδος που σχεδιάζετε (για παράδειγμα, "Πρώτο τρίμηνο").
-
Στο ίδιο κανάλι, επιλέξτε το κουμπί + στο επάνω μέρος, αναζητήστε τον Whiteboard και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.
-
Ο πίνακας σας είναι προσαρτημένος στο κανάλι και μπορείτε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό.
-
Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας γνωρίζει για το κανάλι και την επιβίβαση αναφέροντάς τα στο Teams.
Ολοκληρώστε τη διαδικασία σχεδιασμού
-
Διατάξτε τη δομή του πίνακα με ένα πρότυπο σχεδιασμού έργου ή δημιουργήστε το δικό σας.
-
Γράψτε οδηγίες σε μια καθαρή θέση στον πίνακα, ώστε τα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν πώς να τις χρησιμοποιούν.
-
Ορισμένες οδηγίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τον καθορισμό συγκεκριμένων χρωμάτων για να υποδείξουν σε ποιες περιοχές εμπίπτουν ορισμένα χαρακτηριστικά ή ποιες αντιδράσεις αντιπροσωπεύουν την αποδοχή χαρακτηριστικών κ.λπ.
-
Δώστε οδηγίες στα μέλη της ομάδας να συμπληρώσουν τα ανεκτέλεστα αντικείμενα στον πίνακα σε αυτοκόλλητες σημειώσεις με χρωματική κωδικοποίηση.
-
Κατά τη διάρκεια των συσκέψεων που σχετίζονται με τον προγραμματισμό, χρησιμοποιήστε τον πίνακα για να μετακινήσετε αντικείμενα γύρω από το ανεκτέλεστο και να διευκολύνετε τις σχετικές συνομιλίες.
-
Μόλις οριστεί ένα σχέδιο, μετεγκαταστήστε το στο σύστημα διαχείρισης του έργου σας.
