Όσο περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνετε και λαμβάνετε, τόσο μεγαλύτερο μπορεί να αυξηθεί το γραμματοκιβώτιό σας στο Outlook. Τα μεγάλα γραμματοκιβώτια μπορεί να χρειαστούν περισσότερο χρόνο για το άνοιγμα και την αναζήτηση, καθώς και για πολλές υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft 365, περιορίζουν το μέγιστο μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας. Εάν λάβετε ένα μήνυμα ότι το γραμματοκιβώτιό σας έχει ξεπεράσει το όριο μεγέθους του, η διαγραφή μηνυμάτων και φακέλων μπορεί να σας βοηθήσει, αλλά εάν αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σας σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) ή σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook χωρίς σύνδεση (.ost), αυτό το αρχείο δεδομένων ενδέχεται να μην συρρικνωθεί αυτόματα σε μέγεθος.
Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό POP, όλες οι πληροφορίες του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπως οι φάκελοι, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι επαφές, το ημερολόγιο και οι πληροφορίες εργασίας αποθηκεύονται σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst). Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό Microsoft 365, Exchange, IMAP ή Outlook.com, ένα αντίγραφο του γραμματοκιβωτίου σας αποθηκεύεται σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook χωρίς σύνδεση (.ost).
Για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου δεδομένων του Outlook (.pst) ή του αρχείου δεδομένων του Outlook χωρίς σύνδεση (.ost), μπορείτε να συμπυκνώσετε με μη αυτόματο τρόπο το αρχείο δεδομένων. Επιλέξτε την έκδοση του Outlook παρακάτω για να δείτε οδηγίες σχετικά με τον τρόπο μείωσης του μεγέθους ενός αρχείου .pst ή .ost.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου για να προβάλετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και μεμονωμένων φακέλων. Αυτό το εργαλείο μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αναζητήσετε παλαιότερα ή πολύ μεγάλα μηνύματα που μπορεί να θέλετε να διαγράψετε ή να μετακινήσετε σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst).
Συχνά, η αιτία ενός μεγάλου γραμματοκιβωτίου είναι ένας μεγάλος φάκελος Διαγραμμένα. Το εργαλείο παρέχει ένα κουμπί για να προβάλετε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα" και να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα".
Περιστασιακά, το Outlook αποθηκεύει στοιχεία σε διένεξη σε ένα φάκελο που ονομάζεται Διενέξεις. Διενέξεις παρουσιάζονται όταν ένα αντίγραφο ενός στοιχείου που είναι αποθηκευμένο στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν είναι συγχρονισμένο με ένα αντίγραφο ενός στοιχείου που είναι αποθηκευμένο στον τοπικό υπολογιστή σας. Το εργαλείο Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου μπορεί να διαγράψει αυτές τις διενέξεις για εσάς.
Εκτέλεση του εργαλείου "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου"
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία > Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.
-
Επιλέξτε Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου, Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από, Εύρεση στοιχείων μεγαλύτερων από, Προβολή μεγέθους διαγραμμένων στοιχείων, Άδειασμα φακέλου Διαγραμμένων στοιχείων , Προβολή μεγέθους διενέξεων ή Κενές διενέξεις για να εκτελέσετε την εργασία που θέλετε.
Χρήση της Εκκαθάρισης συνομιλίας για την κατάργηση πλεοναζόντων μηνυμάτων
Σε ένα μεγάλο νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν συχνά πολλά μηνύματα που περιέχουν όλες τις ίδιες πληροφορίες με τα προηγούμενα μηνύματα. Η "Εκκαθάριση συνομιλίας" μπορεί να καταργήσει αυτόματα αυτά τα πλεονάζοντα μηνύματα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Εκκαθάρισης συνομιλίας για τη διαγραφή πλεοναζόντων μηνυμάτων.
Αναζήτηση μεγάλων μηνυμάτων
Μπορείτε να αναζητήσετε όλα τα μηνύματα που είναι μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο μέγεθος από το πλαίσιο αναζήτησης του Outlook. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Αναζήτηση και πληκτρολογήστε: messagesize:>5 mb. Με αυτόν τον τρόπο θα βρεθούν όλα τα μηνύματα μεγαλύτερα από 5 MB. Μπορείτε να διαγράψετε ορισμένα ή όλα αυτά τα μηνύματα ή να τα μετακινήσετε σε ένα άλλο αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη μετακίνηση στοιχείων, ανατρέξτε στο θέμα Μετακίνηση ή αντιγραφή μηνύματος μεταξύ φακέλων.
Εάν διαγράψετε στοιχεία από ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) ή ένα αρχείο δεδομένων του Outlook χωρίς σύνδεση (.ost), το Outlook συμπυκνώνει αυτόματα το αρχείο στο παρασκήνιο σε αδράνεια, όταν δεν χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας, αλλά το Outlook εξακολουθεί να εκτελείται.
Σημείωση: Το Outlook συμπυκνώνει το αρχείο μόνο εάν υπάρχει περισσότερο από το 20% του "κενού χώρου" (χώρος που δεν χρησιμοποιείται) στο αρχείο.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα βήματα για να ξεκινήσετε τη διαδικασία συμπύκνωσης με μη αυτόματο τρόπο αμέσως, η οποία μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά για να ολοκληρωθεί.
-
Διαγράψτε τα στοιχεία που δεν θέλετε να διατηρήσετε και αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα ".
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λογαριασμού > αρχείου > ρυθμίσεις λογαριασμού.
-
Στην καρτέλα Αρχεία δεδομένων , κάντε κλικ στο αρχείο δεδομένων που θέλετε να συμπυκνώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις.Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Exchange ή Outlook.com, πρέπει επιπλέον να κάνετε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους > ρυθμίσεις αρχείου δεδομένων του Outlook.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Αρχείο δεδομένων του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Συμπύκνωση τώρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Σημείωση: Δεν χρειάζεται να κλείσετε το Outlook μετά τη συμπύκνωση ενός αρχείου δεδομένων του Outlook.
