Σας φαίνεται γνώριμο το ακόλουθο σενάριο; Στέλνετε το αρχείο σας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε πολλούς συναδέλφους σας. Στη συνέχεια, όλοι προσθέτουν τα σχόλιά τους, αφήνοντας σας την εργασία ενσωμάτωσης εισόδου από πολλά αντίγραφα του αρχικού σας.
Υπάρχει καλύτερος τρόπος να το χειριστούμε. Μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο σας στο SharePoint ή τη Microsoft OneDrive και να χρησιμοποιήσετε την εντολή Κοινή χρήση για να επιτρέψετε σε άλλους χρήστες την ανάγνωση ή την επεξεργασία. Στη συνέχεια, υπάρχει μόνο ένα αντίγραφο για αναθεώρηση που περιέχει τα σχόλια όλων των χρηστών. (Το τι μπορεί να κάνει στο αρχείο εξαρτάται από τα δικαιώματα που του δίνετε.)
Εδώ είναι η διαδικασία.
Προσθέστε το SharePoint ή μια θέση OneDrive στη λίστα θέσεων στο Word
-
Στο Word, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως > Προσθήκη θέσης.
-
Στην περιοχή Προσθήκη θέσης, επιλέξτε την υπηρεσία που βασίζεται στο cloud που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (π.χ. SharePoint, OneDrive).
-
Ολοκληρώστε την οθόνη εισόδου που μπορεί να εμφανιστεί. Εάν είναι απαραίτητο, επικοινωνήστε με το τμήμα IT για το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας.
-
Σημειώστε τη νέα θέση που είναι τώρα διαθέσιμη στο τμήμα παραθύρου "Αποθήκευση ως" του Word.
Αποθήκευση και κοινή χρήση εγγράφου
Μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας στη διαθέσιμη θέση cloud. Αυτό χρειάζεται να το κάνετε μόνο μία φορά, μετά από το οποίο μπορούν να γίνουν όλες οι αλλαγές στο ένα κοινόχρηστο αρχείο.
-
Στο έγγραφο που θα τεθεί σε κοινή χρήση, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως.
-
Στη σελίδα Αποθήκευση ως , κάντε διπλό κλικ στη θέση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (π.χ., OneDrive, SharePoint/Η τοποθεσία μου)
-
Δώστε το όνομα του αρχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση. Εάν αυτό σας μεταφέρει πίσω στην καρτέλα Πληροφορίες , απλώς κάντε ξανά κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση .
-
Στην περιοχή Κοινή χρήση με Άτομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε παραλήπτη.
-
Προαιρετικά, επιλέξτε Δυνατότητα επεξεργασίας ή Δυνατότητα προβολής. Η πρώτη επιλογή επιτρέπει στους συναδέλφους σας να αλλάξουν το αρχείο, η δεύτερη είναι πιο ασφαλής.
-
Προαιρετικά, προσθέστε ένα μήνυμα στο πλαίσιο κάτω από τη γραμμή διεύθυνσης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση.
Κοινή χρήση ενός ήδη αποθηκευμένου εγγράφου
Εάν έχετε ήδη αποθηκεύσει ένα αρχείο στο SharePoint ή το OneDrive, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα βήματα.
-
Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > Κοινή χρήση > Κοινή χρήση με Άτομα
-
Εισαγάγετε ένα όνομα ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε παραλήπτη.
-
Προαιρετικά, επιλέξτε Δυνατότητα επεξεργασίας ή Δυνατότητα προβολής. Η πρώτη επιλογή επιτρέπει στους συνεργάτες σας να τροποποιούν το αρχείο. Η δεύτερη διατηρεί το αρχείο σας πιο ασφαλές.
-
Προαιρετικά, πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στο πλαίσιο κάτω από τη γραμμή διεύθυνσης και κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση.
Διακοπή κοινής χρήσης με κάποιο άτομο
Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να διακόψετε την πρόσβαση κοινής χρήσης για συγκεκριμένους παραλήπτες.
-
Ανοίξτε το έγγραφο.
-
Επιλέξτε "Αρχείο >Κοινή χρήση"
-
Στην περιοχή Κοινή χρήση με Άτομα, κάντε δεξί κλικ στα ονόματα που θέλετε να καταργήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατάργηση χρήστη.
Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με OneDrive και Microsoft 365
-
Για να ανοίξετε έναν λογαριασμό OneDrive, ανατρέξτε στο θέμα Εγγραφή για λογαριασμό Microsoft.
-
Για να εγγραφείτε σε ένα λογαριασμό Microsoft 365 SharePoint, ανατρέξτε στην αρχική σελίδα του Microsoft 365 .
-
Εάν η εταιρεία σας διαθέτει SharePoint και έχετε σχετικές ερωτήσεις, απευθυνθείτε στο διαχειριστή συστήματος.
