Κοινή χρήση αρχείων, φακέλων και στοιχείων λίστας

Σε αυτό το άρθρο: 

Γρήγορα αποτελέσματα με την κοινή χρήση

Επιλογή δικαιωμάτων 

Αποστολή πρόσκλησης σε στοιχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 

Αντιγραφή σύνδεσης σε στοιχείο 

Ρυθμίσεις σύνδεσης

Γρήγορη αντιγραφή σύνδεσης 

Ετικέτες ευαισθησίας

Κοινή χρήση εκτός του οργανισμού σας 

Γρήγορα αποτελέσματα με την κοινή χρήση 

Υπάρχουν δύο τρόποι για να κάνετε κοινή χρήση ενός στοιχείου από μια βιβλιοθήκη του SharePoint ή από το OneDrive:  

• Στην προβολή λίστας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε μια γραμμή στοιχείων ή επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε ένα στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κοινή χρήση.
  
  

• Στην προβολή Λίστα ή Πλακίδια, επιλέξτε μια γραμμή ή ένα πλακίδιο στοιχείου. Στη συνέχεια, επιλέξτε Κοινή χρήση από τη γραμμή εντολών επάνω από την προβολή αρχείων.
  
  

  Σημείωση: Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη στην Αρχική προβολή του OneDrive. 

Για να κάνετε κοινή χρήση ενός αρχείου microsoft 365 από την εφαρμογή, όπως ένα αρχείο PowerPoint, Word ή Excel:   

1. Στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε Κοινή χρήση.

2. Επιλέξτε ξανά Κοινή χρήση.

Αφού επιλέξετε Κοινή χρήση, μπορείτε να προσθέσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων για να τους στείλετε μια πρόσκληση στο στοιχείο ή μπορείτε να αντιγράψετε μια σύνδεση προς το στοιχείο και να επικολλήσετε τη σύνδεση οπουδήποτε θέλετε να τη στείλετε (όπως σε ένα μήνυμα του Teams ή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). 

Επιλογή δικαιωμάτων

Επιλέξτε το εικονίδιο δικαιωμάτων δίπλα στην περιοχή Προσθήκη ονόματος, ομάδας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών για τα επίπεδα δικαιωμάτων. Τα δικαιώματα που επιλέγετε θα ισχύουν τόσο για την πρόσκληση που μπορείτε να στείλετε, επιλέγοντας Πρόσκληση όσο και τη σύνδεση που μπορείτε να αντιγράψετε, επιλέγοντας Αντιγραφή σύνδεσης. 

• Η δυνατότητα επεξεργασίας επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν αλλαγές στο στοιχείο. Θα έχουν επίσης τη δυνατότητα να κάνουν κοινή χρήση του στοιχείου με άλλους.

  Σημείωση: Εάν κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου, τα άτομα με δικαιώματα επεξεργασίας μπορούν να αντιγράφουν, να μετακινούν, να επεξεργάζονται, να μετονομάζουν, να κάνουν κοινή χρήση και να διαγράφουν οποιοδήποτε στοιχείο στο φάκελο όπου έχουν πρόσβαση. 

• Η επιλογή Δυνατότητα προβολής επιτρέπει στους χρήστες μόνο να προβάλλουν το στοιχείο. Οι χρήστες δεν θα μπορούν να το επεξεργαστούν.

• Με την επιλογή Δυνατότητα αναθεώρησης , οι χρήστες μπορούν να προβάλλουν το στοιχείο, να αφήνουν σχόλια και να κάνουν προτάσεις, αλλά δεν μπορούν να επεξεργαστούν το στοιχείο. 

  Σημειώσεις: 

  • Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για έγγραφα του Word.

  • Εάν κάποιος έχει ήδη δικαιώματα επεξεργασίας για το έγγραφο, η επιλογή Δυνατότητα αναθεώρησης δεν θα τον εμποδίσει να κάνει αλλαγές και το αρχείο θα εξακολουθεί να ανοίγει σε λειτουργία επεξεργασίας. Μπορείτε να αλλάξετε τα δικαιώματα στη Διαχείριση πρόσβασης. 

• Η επιλογή Δεν είναι δυνατή η λήψη επιτρέπει στους χρήστες να προβάλουν το στοιχείο, αλλά δεν μπορούν να κάνουν λήψη του στοιχείου στη συσκευή τους. 

  Σημειώσεις: 

  • Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για το OneDrive για την εργασία ή το σχολείο.

  • Οι χρήστες εξακολουθούν να έχουν τη δυνατότητα λήψης του στοιχείου, εάν έχουν ήδη δικαιώματα επεξεργασίας για το στοιχείο. Μπορείτε να προβάλετε και να διαχειριστείτε δικαιώματα και συνδέσεις στη Διαχείριση πρόσβασης.

  • Οι διαχειριστές μπορούν να ελέγχουν ποιοι τύποι αρχείων μπορούν να έχουν τη ρύθμιση "αποκλεισμός λήψης".

Αποστολή πρόσκλησης σε στοιχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η πρόσκληση ατόμων είναι ένας απλός τρόπος για να δώσετε πρόσβαση σε ένα στοιχείο μόνο στα άτομα που επιλέγετε. 

1. Προσθέστε άτομα στην περιοχή Προσθήκη ονόματος, ομάδας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .

2. Εξετάστε ή ενημερώστε τα δικαιώματα που θέλετε να δώσετε, επιλέγοντας το εικονίδιο δικαιωμάτων.

3. Προαιρετικά, προσθέστε μια σημείωση στο πλαίσιο μηνύματος.

4. Επιλέξτε Πρόσκληση.

5. Τα άτομα που προσθέσατε θα λάβουν ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς που τους προσκαλείτε να αποκτήσουν πρόσβαση στο αρχείο.

Αντιγραφή σύνδεσης σε στοιχείο

Οι συνδέσεις είναι ένας άλλος τρόπος για να κάνετε κοινή χρήση ενός στοιχείου με το ακροατήριο που επιλέγετε. 

1. Εξετάστε ή ενημερώστε τα δικαιώματα που θέλετε να δώσετε, επιλέγοντας το εικονίδιο δικαιωμάτων.

2. Ελέγξτε ή ενημερώστε τις ρυθμίσεις σύνδεσης, επιλέγοντας το εικονίδιο ρυθμίσεις σύνδεσης δίπλα στην επιλογή Αντιγραφή σύνδεσης. Αφού κάνετε αλλαγές, επιλέξτε Εφαρμογή.

   Συμβουλή: Για να δείτε γρήγορα τον τύπο σύνδεσης πριν αντιγράψετε τη σύνδεση, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την επιλογή Αντιγραφή σύνδεσης.

3. Επιλέξτε Αντιγραφή σύνδεσης.

4. Επικολλήστε τη σύνδεση οπουδήποτε θέλετε να τη στείλετε (για παράδειγμα, σε ένα μήνυμα του Teams ή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

Ρυθμίσεις σύνδεσης

Υπάρχουν διάφορες επιλογές σύνδεσης για να επιλέξετε.

• Οποιοσδήποτε παρέχει πρόσβαση σε κάθε άτομο που λαμβάνει τη σύνδεση, είτε τη λάβει απευθείας από εσάς είτε προωθείται από κάποιον άλλο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει άτομα εκτός του οργανισμού σας.

• Τα άτομα στον οργανισμό σας με τη σύνδεση παρέχουν πρόσβαση σε οποιονδήποτε έχει λογαριασμό από τον οργανισμό σας και στη σύνδεση, είτε τον λαμβάνουν απευθείας από εσάς είτε προωθούνται από κάποιον άλλο. Πρέπει να έχουν εισέλθει στον εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό τους, όπως "someone@contoso.com". 

• Τα άτομα με υπάρχουσα πρόσβαση παρέχουν πρόσβαση σε άτομα που έχουν ήδη πρόσβαση στο έγγραφο ή το φάκελο. Η σύνδεση λειτουργεί μόνο για αυτούς. Δεν αλλάζει τα δικαιώματα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν στέλνετε ξανά μια σύνδεση σε κάποιον που έχει ήδη πρόσβαση. 

  Σημείωση: Εάν το στοιχείο έχει ήδη τεθεί σε κοινή χρήση, οι εικόνες προφίλ ή τα αρχικά των ατόμων και των ομάδων με τα οποία γίνεται κοινή χρήση θα εμφανιστούν εδώ. Μπορείτε να επιλέξετε ένα από τα εικονίδια για να ανοίξετε τη Διαχείριση πρόσβασης, όπου μπορείτε να αναθεωρήσετε και να διαχειριστείτε τα άτομα με υπάρχουσα πρόσβαση. 

• Τα άτομα που επιλέγετε παρέχουν πρόσβαση μόνο στα άτομα που καθορίζετε με βάση το όνομα, την ομάδα ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν κάποιος προωθήσει τη σύνδεση, μόνο τα άτομα που έχουν ήδη πρόσβαση στο στοιχείο θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη σύνδεση. 

  Σημείωση: Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, επιλέξτε Εφαρμογή και, στη συνέχεια, προσθέστε ονόματα στην περιοχή Προσθήκη ονόματος, ομάδας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιγραφή σύνδεσης. ​​​​​​​

• Ο ορισμός ημερομηνίας λήξης σάς επιτρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία για τη λήξη οποιασδήποτε σύνδεσης κοινής χρήσης. Αφού ένας χρήστης ορίσει μια ημερομηνία και λήξει η σύνδεση, η σύνδεση δεν θα λειτουργεί πλέον και θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα σύνδεση ή να αναδιαμορφώσετε τη σύνδεση με τους χρήστες, ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να έχουν πρόσβαση στο αρχείο.

Ανάλογα με τον τύπο σύνδεσης που είναι επιλεγμένος, ενδέχεται να υπάρχουν διαθέσιμες προαιρετικές ρυθμίσεις. 

• Ο ορισμός κωδικού πρόσβασης σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στο αρχείο. Όταν ένας χρήστης κάνει κλικ στη σύνδεση, θα του ζητηθεί να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να μπορέσει να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο. Θα πρέπει να δώσετε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης ξεχωριστά σε όλα τα άτομα με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου.

Αφού επιλέξετε τις ρυθμίσεις σας, επιλέξτε Εφαρμογή για να ενημερώσετε τη σύνδεση. 

Γρήγορη αντιγραφή σύνδεσης

Υπάρχουν δύο συντομεύσεις για την αντιγραφή μιας σύνδεσης σε ένα στοιχείο από μια βιβλιοθήκη του SharePoint ή το OneDrive:  

Ετικέτες ευαισθησίας 

Αφού επιλέξετε Κοινή χρήση, οι ετικέτες ευαισθησίας εμφανίζονται κάτω από το όνομα του στοιχείου για να σας ενημερώσουν σχετικά με το επίπεδο ασφαλείας του στοιχείου. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από μια ετικέτα ευαισθησίας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτή ή μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ετικέτες ευαισθησίας και πώς μπορείτε να τις αλλάξετε. 

Κοινή χρήση εκτός του οργανισμού σας

Εάν η εταιρεία σας σάς επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση ενός στοιχείου με άτομα εκτός του οργανισμού σας, υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε αφού επιλέξετε Κοινή χρήση. Εξετάστε τις παρακάτω επιλογές ή μάθετε περισσότερα σχετικά με την εξωτερική κοινή χρήση. 

Σχετικά θέματα

Κοινή χρήση αρχείων και φακέλων
του OneDriveΚοινή χρήση αρχείων ή φακέλων του SharePoint