Σημείωση: Αυτή η δυνατότητα απαιτεί συνδρομή στο Microsoft 365 και είναι διαθέσιμη για χρήστες και οργανισμούς των οποίων οι διαχειριστές έχουν ρυθμίσει ετικέτες ευαισθησίας. Εάν είστε διαχειριστής και θέλετε να ξεκινήσετε με τις ετικέτες ευαισθησίας, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με τις ετικέτες ευαισθησίας.
Μπορείτε να εφαρμόσετε ετικέτες ευαισθησίας στις συσκέψεις σας για να τις διατηρήσετε συμβατές με τις πολιτικές προστασίας πληροφοριών του οργανισμού σας.
Τα ονόματα αυτών των ετικετών, οι περιγραφές που βλέπετε όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού επάνω τους και πότε να χρησιμοποιήσετε κάθε ετικέτα θα προσαρμοστούν για εσάς από την εταιρεία σας. Εάν χρειάζεστε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το ποια ετικέτα πρέπει να εφαρμόσετε και πότε, επικοινωνήστε με το τμήμα IT του οργανισμού σας.
Πώς εφαρμόζονται οι ετικέτες ευαισθησίας;
Οι ετικέτες ευαισθησίας εφαρμόζονται είτε με μη αυτόματο είτε με αυτόματο τρόπο, εάν έχει ρυθμιστεί μια προεπιλεγμένη ετικέτα σύσκεψης στο μισθωτή σας. Η αυτόματη προσθήκη ετικετών σε μια σύσκεψη δεν υποστηρίζεται ακόμη.
Σημείωση: Ακόμα και αν ο διαχειριστής σας δεν έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους της αυτόματης σήμανσης, ενδέχεται να έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους του συστήματός σας ώστε να απαιτεί μια ετικέτα σε όλα τα αρχεία του Office, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις συσκέψεις και μπορεί επίσης να έχει επιλέξει μια προεπιλεγμένη ετικέτα ως σημείο εκκίνησης. Εάν απαιτούνται ετικέτες, δεν θα μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Word, Excel ή PowerPoint ή να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη στο Outlook, χωρίς να επιλέξετε μια ετικέτα ευαισθησίας.
Για να εφαρμόσετε, να αλλάξετε ή να καταργήσετε μια ετικέτα με μη αυτόματο τρόπο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Σημαντικό: Η ετικέτα ευαισθησίας για συσκέψεις είναι διαθέσιμη μόνο εάν χρησιμοποιείτε έναν εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό με εκχωρημένη άδεια χρήσης Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E5 και ο διαχειριστής σας δεν έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους ετικετών ευαισθησίας και έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα για εσάς.
-
Στην καρτέλα Συμβάν, επιλέξτε Ευαισθησία. (Στο κλασικό Outlook, αυτό βρίσκεται στην καρτέλα Συνάντηση .)
-
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για τη σύσκεψη.
Σημειώσεις:
-
Η ετικέτα ευαισθησίας που επιλέγετε μπορεί να συνοδεύεται από προκαθορισμένους περιορισμούς ή μπορεί να σας ζητηθεί να επιλέξετε ποιος μπορεί να διαβάσει ή να αλλάξει το αρχείο.
-
Εάν η εταιρεία σας έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Web για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ετικέτες ευαισθησίας, θα δείτε επίσης την επιλογή Μάθετε περισσότερα...
-
Τι συμβαίνει όταν εφαρμόζω μια ετικέτα ευαισθησίας;
Όταν εφαρμόζετε μια ετικέτα ευαισθησίας, οι πληροφορίες ετικέτας θα διατηρούνται στη σύσκεψη, ακόμα και όταν γίνεται κοινή χρήση μεταξύ συσκευών, εφαρμογών και υπηρεσιών cloud. Η εφαρμογή μιας ετικέτας ευαισθησίας μπορεί επίσης να έχει ως αποτέλεσμα αλλαγές στη σύσκεψή σας ανάλογα με τη ρύθμιση παραμέτρων της εταιρείας σας, όπως:
-
Κρυπτογράφηση με πληροφορίες με διαχείριση δικαιωμάτων μπορεί να εφαρμοστεί στις προσκλήσεις σε σύσκεψη.
-
Μπορεί να εμφανιστεί μια κεφαλίδα ή ένα υποσέλιδο στις προσκλήσεις σε σύσκεψη.
Οι διοργανωτές συσκέψεων εφαρμόζουν μια ετικέτα ευαισθησίας στις προσκλήσεις σύσκεψης από το Outlook ή το Teams. Οι παραλήπτες στην εταιρεία σας βλέπουν την ετικέτα ευαισθησίας και όλοι οι παραλήπτες βλέπουν τις κεφαλίδες ή τα υποσέλιδα ως ρυθμισμένες σημάνσεις περιεχομένου. Προαιρετικά, η πρόσκληση σε σύσκεψη μπορεί να κρυπτογραφηθεί, ώστε να μπορούν να τη δουν μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα και να έχουν πρόσβαση στη σύνδεση της σύσκεψης. Τα δικαιώματα χρήσης μπορούν να περιορίσουν περαιτέρω την πρόσβαση, για παράδειγμα, αποτρέποντας την προώθηση της πρόσκλησης.
Η κρυπτογράφηση λειτουργεί παρόμοια με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να εφαρμόσετε μια ετικέτα με κρυπτογράφηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όπως και με την κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν οι παραλήπτες δεν χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να αποκρυπτογραφήσει αυτή την πρόσκληση σε σύσκεψη, καθοδηγούνται στο Outlook στο web ή στην πύλη κρυπτογράφησης όπου μπορούν να διαβάσουν την πρόσκληση και να αποκτήσουν πρόσβαση στη σύνδεση της σύσκεψης.
-
Εάν η πρόσκληση σε σύσκεψη έχει μια ετικέτα που απαιτεί κρυπτογράφηση, οι απαντήσεις στη σύσκεψη από τους συμμετέχοντες που χρησιμοποιούν προγράμματα-πελάτες του Outlook κρυπτογραφούνται επίσης.
-
Εάν ένας συμμετέχων προωθήσει μια πρόσκληση σε σύσκεψη με ετικέτα ευαισθησίας, τότε η ετικέτα στην αρχική πρόσκληση σε σύσκεψη ισχύει πάντα και ο συμμετέχων δεν μπορεί να αλλάξει την ετικέτα ευαισθησίας.
-
Το πρόσθετο AIP για το Outlook δεν υποστηρίζει την εφαρμογή ετικετών σε προσκλήσεις σε σύσκεψη.
-
Εφαρμογή προεπιλεγμένης ετικέτας σε συσκέψεις και συμβάντα ημερολογίου.
-
Η προεπιλεγμένη ετικέτα εφαρμόζεται στα νέα συμβάντα ημερολογίου και στα υπάρχοντα συμβάντα ημερολογίου που δεν έχουν ετικέτα όταν ενημερώνονται.
Εφαρμογή ετικέτας ευαισθησίας σε σειρές συσκέψεων
Για μια σειρά συσκέψεων:
-
Ο διοργανωτής μπορεί να εφαρμόσει μια ετικέτα ευαισθησίας για τη σειρά συσκέψεων, αλλά όχι σε μεμονωμένες εμφανίσεις.
-
Οι εξαιρέσεις για μια σειρά συσκέψεων θα επισημαίνονται (και θα κρυπτογραφούνται εάν υπάρχουν) μόνο εάν έχουν δημιουργηθεί μετά την εφαρμογή της ετικέτας στη σειρά συσκέψεων. Οι υπάρχουσες εξαιρέσεις, συμπεριλαμβανομένων εκείνων στο μέλλον, δεν θα επισημαίνονται.
-
Εάν ο διοργανωτής αλλάξει το σώμα της σύσκεψης ή τα συνημμένα μιας σειράς συσκέψεων αφού κρυπτογραφηθεί από μια ετικέτα ευαισθησίας, οι υπάρχουσες εξαιρέσεις δεν θα ενημερωθούν με αυτές τις αλλαγές.
-
Εάν ο διοργανωτής αλλάξει οποιαδήποτε χαρακτηριστικά σύσκεψης (όπως ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης, τοποθεσία, σώμα σύσκεψης ή συνημμένα) για μια συγκεκριμένη εμφάνιση σε μια σειρά μετά την κρυπτογράφηση από μια ετικέτα ευαισθησίας, αυτή η ενέργεια δημιουργεί αυτόματα μια εξαίρεση για τη σειρά με την ίδια ετικέτα για τη σειρά συσκέψεων.
Επισήμανση αλλαγών στην ετικέτα ευαισθησίας
Ο διαχειριστής σας μπορεί να έχει μια πολιτική που απαιτεί να παρέχετε αιτιολόγηση πριν να αλλάξετε μια ετικέτα ευαισθησίας από μια υψηλότερη ευαισθησία σε μια χαμηλότερη ευαισθησία. Σε αυτήν τη διαμόρφωση, ίσως σας ζητηθεί να επιλέξετε αιτιολόγηση ή να δώσετε τη δική σας όταν επιλέγετε μια λιγότερο ευαίσθητη ετικέτα.
Σημείωση: Θα σας ζητηθεί να αιτιολογήσετε τις αλλαγές μόνο μία φορά μετά το άνοιγμα μιας σύσκεψης ή την απάντηση σε μια σύσκεψη ή την ενημέρωση μιας σύσκεψης. Μετά από μία αιτιολόγηση, οι επόμενες αλλαγές δεν θα απαιτούν αιτιολόγηση μέχρι να κλείσει και να ανοίξει ξανά αυτή η σύσκεψη.
Υποστηριζόμενα προγράμματα-πελάτες
Για το Outlook, η εφαρμογή, η αλλαγή και η προβολή ετικετών ευαισθησίας για προσκλήσεις και συναντήσεις σύσκεψης υποστηρίζονται με Outlook στο web, νέο Outlook και ορισμένες εκδόσεις του Outlook για Windows και Mac. Ξεκινώντας από τα τέλη Οκτωβρίου του 2023, το Outlook Mobile θα υποστηρίζει ετικέτες ευαισθησίας για συσκέψεις. Για άλλες εκδόσεις, πλατφόρμες και προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι κρυπτογραφημένες προσκλήσεις σε σύσκεψη μπορούν να ανοίξουν με τον ίδιο τρόπο όπως και το κρυπτογραφημένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Outlook και Teams
Όταν οι χρήστες εφαρμόζουν ετικέτα ευαισθησίας σε μια σύσκεψη στο Outlook, συγχρονίζονται και με το ημερολόγιο του Teams και το αντίστροφο.
Δείτε επίσης
Εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας στα αρχεία και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας
Χρήση ετικετών ευαισθησίας για την προστασία στοιχείων ημερολογίου
