Ενημερώσεις κοινόχρηστων ημερολογίων στο Outlook για Windows

Άμεσος συγχρονισμός και προβολή κοινόχρηστων ημερολογίων

Προηγουμένως, εάν έχουν γίνει αλλαγές σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο, μπορεί να χρειαστούν έως και μερικά λεπτά για να δει ο παραλήπτης του κοινόχρηστου ημερολογίου αυτές τις ίδιες αλλαγές να αντικατοπτρίζονται στην προβολή του κοινόχρηστου ημερολογίου. Τώρα, οι αλλαγές συγχρονίζονται και εμφανίζονται αμέσως.

Παρομοίως, όταν επιλέγετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο, κάποτε λεγόταν η φόρτωση του ημερολογίου για μερικά δευτερόλεπτα. Τώρα, το ημερολόγιο είναι πάντα προφορτωμένο και θα δείτε το ημερολόγιο να εμφανίζεται αμέσως κατά την επιλογή.

Η επεξεργασία της ημερομηνίας λήξης της σειράς δεν θα επαναφέρει το παρελθόν

1. Επιλέξτε το συμβάν.

2. Επιλέξτε Ολόκληρη η σειρά και, στη συνέχεια , OK.

3. Επιλέξτε Επεξεργασία περιοδικότητας και κάντε τις αλλαγές σας.

4. Επέκταση ή λήξη μιας σειράς συσκέψεων με αλλαγή της ημερομηνίας λήξης της σειράς

   Οι λεπτομέρειες της σύσκεψης στο παρελθόν δεν θα αλλάξουν και δεν θα δείτε το μήνυμα: Εάν έχετε αλλάξει συγκεκριμένες συναντήσεις στη σειρά, οι αλλαγές σας θα απορριφθούν και αυτές οι συναντήσεις θα ταιριάζουν ξανά με τη σειρά.

Αποδοχή σύσκεψης χωρίς να χρειάζεται να στείλετε απάντηση

Εάν επιλέξετε Αποδοχή > Να μην αποσταλεί απάντηση, οι άλλοι χρήστες θα εξακολουθούν να μπορούν να δουν την απάντησή σας στην καρτέλα Παρακολούθηση. Προηγουμένως, ο διοργανωτής δεν θα έβλεπε την απάντησή σας εάν δεν στείλατε ρητά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης. Αυτή η βελτίωση ισχύει επίσης εάν επιλέξατε να μην στείλετε απάντηση εάν αποδέχεστε με αβεβαιότητα ή εάν απορρίψετε την πρόσκληση.

Δεν εμφανίζεται μήνυμα σχετικά με το σε ποιον να στείλετε μια ενημέρωση

Εάν επεξεργαστείτε μια σύσκεψη ή μια σειρά συσκέψεων και αλλάξατε μόνο τη λίστα των συμμετεχόντων, δεν θα χρειαστεί να επιλέξετε εάν θέλετε Να αποστέλλονται ενημερώσεις μόνο σε συμμετέχοντες που προστέθηκαν ή διαγράφηκαν ή Αποστολή ενημερώσεων σε όλους τους συμμετέχοντες. Το Outlook το υπολογίζει για εσάς και θα στείλει μόνο στους συμμετέχοντες που προστέθηκαν ή διαγράφηκαν.

Σημειώστε ότι εάν η σύσκεψη περιέχει μια ομάδα ή μια λίστα διανομής και τουλάχιστον ένας συμμετέχων καταργήθηκε, τότε η ενημέρωση σύσκεψης θα επανεισάγεται σε αυτές τις ομάδες και λίστες για να διασφαλιστεί ότι δεν θα καταργηθούν χρήστες στην ομάδα από τη σύσκεψη.

Η επιλογή "Τελευταία τροποποίηση από" δεν εμφανίζεται πλέον στο στοιχείο σύσκεψης

Προηγουμένως, οι χρήστες έβλεπαν την ένδειξη "Τελευταία τροποποίηση από" στην κάτω δεξιά γωνία του στοιχείου σύσκεψης. Αυτή η τιμή δεν ήταν πάντα ακριβής για τα κοινόχρηστα ημερολόγια, επομένως την καταργήσαμε. Αυτό είναι ένα προϋπάρχον πρόβλημα που δεν αφορά τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις κοινόχρηστου ημερολογίου. Επαναξιολογούμε αυτήν τη δυνατότητα και ενδέχεται να την επαναφέρουμε στο μέλλον. 

Δεν είναι πλέον δυνατή η προσθήκη του ίδιου ημερολογίου πολλές φορές

Προηγουμένως, ήταν δυνατή η προσθήκη του ίδιου κοινόχρηστου ημερολογίου πολλές φορές, προσθέτατας το σε διαφορετικές ομάδες ημερολογίων. Αυτό δεν υποστηρίζεται πλέον. Εάν προσπαθήσετε να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο το οποίο έχει ήδη προστεθεί, δεν θα προστεθεί.

Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα για λεπτομέρειες σχετικά με τη συμπεριφορά επιλογής για κοινόχρηστα ημερολόγια, τα οποία είχαν προστεθεί πολλές φορές στο παρελθόν.

Διπλότυπα ημερολόγια θα επιλέγονται ταυτόχρονα

Εάν εμφανίζονται πολλοί φάκελοι για το ίδιο κοινόχρηστο ημερολόγιο, η κατάσταση επιλογής θα τεθεί σε κοινή χρήση σε αυτά τα ημερολόγια. Με άλλα λόγια, η επιλογή οποιουδήποτε από τα διπλότυπα ημερολόγια επιλέγει όλους τους φακέλους για αυτό το κοινόχρηστο ημερολόγιο.

Η παραπάνω συμπεριφορά παρουσιάζεται υπό τις ακόλουθες συνθήκες:

• Σας έχουν εκχωρηθεί δικαιώματα πλήρους πρόσβασης σε ένα γραμματοκιβώτιο και το Outlook συνδέεται αυτόματα σε αυτό μέσω της Αυτόματης Αντιστοίχισης.

• Σας εκχωρούνται επίσης άμεσα δικαιώματα για το Ημερολόγιο από το ίδιο γραμματοκιβώτιο. Στη συνέχεια, αποδέχεστε την πρόσκληση κοινής χρήσης ή ανοίγετε απευθείας το συγκεκριμένο ημερολόγιο, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προσθήκη ημερολογίου και, στη συνέχεια, στην επιλογή Άνοιγμα κοινόχρηστου ημερολογίου.

Δεν είναι δυνατή η προσθήκη συνημμένων κατά την απάντηση σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη

Μπορείτε να επιλέξετε Αποδοχή για να αποδεχτείτε μια πρόσκληση ή να επιλέξετε Απάντηση > Προώθηση για να προωθήσετε μια πρόσκληση, αλλά δεν μπορείτε να προσθέσετε νέα συνημμένα στην απόκριση σε σύσκεψη.

Τα πρόχειρα συμβάντων δεν αποθηκεύουν αυτόματα

Επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε με μη αυτόματο τρόπο ένα πρόχειρο σύσκεψης ή συμβάντος. Για να συνεχίσετε την επεξεργασία αργότερα, επιλέξτε και ανοίξτε το πρόχειρο από το κοινόχρηστο ημερολόγιο. Θα δείτε το μήνυμα Δεν έχετε στείλει ακόμη αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη στο επάνω μέρος.

Δεν υπάρχει πρόχειρη υποστήριξη για ενημερώσεις συσκέψεων

Κατά την επεξεργασία μιας σύσκεψης που έχει ήδη σταλεί,

• Εάν αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να στείλετε μια ενημέρωση ή να συνεχίσετε την επεξεργασία χωρίς αποθήκευση.

• Εάν κλείσετε το πρόχειρο χωρίς αποθήκευση, θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να στείλετε μια ενημέρωση ή να κλείσετε τη σύσκεψη χωρίς να στείλετε ενημέρωση. Οι αλλαγές θα απορριφθούν εάν ορίσετε τη δεύτερη επιλογή.

Η ρύθμιση λήψης κοινόχρηστων φακέλων παραβλέπεται

Μία από τις προηγούμενες συστάσεις για την αντιμετώπιση προβλημάτων κοινόχρηστου ημερολογίου ήταν να καταργήσετε την επιλογή "Λήψη κοινόχρηστων φακέλων". Αυτός ο μετριασμός δεν είναι πλέον απαραίτητος με τις βελτιώσεις και η κατάσταση αυτής της ρύθμισης παραβλέπεται για κάθε κοινόχρηστο ημερολόγιο που έχει αναβαθμιστεί στη νέα πλατφόρμα κοινής χρήσης, όταν χρησιμοποιείται ένα πρόγραμμα-πελάτης Outlook για Windows με ενεργοποιημένες τις βελτιώσεις κοινόχρηστου ημερολογίου.

Ο κανόνας καθυστέρησης παράδοσης δεν θα ισχύει

Στο Outlook για Windows, οι χρήστες μπορούν να ρυθμίσουν έναν κανόνα για την καθυστέρηση της παράδοσης της εξερχόμενης αλληλογραφίας κατά έναν ορισμένο αριθμό λεπτών. Προηγουμένως, το μήνυμα πρόσκλησης προς τους συμμετέχοντες καθυστερούσε, αλλά η πρόσκληση σε σύσκεψη εξακολουθούσε να προστίθεται στο ημερολόγιο του κατόχου. Η ακύρωση του μηνύματος πρόσκλησης σε σύσκεψη που πραγματοποιείται στα Εξερχόμενα δεν ακύρωσε ή καταργήθηκε η συσχετισμένη σύσκεψη από το ημερολόγιο του κατόχου. Αυτή η ασυμφωνία προκάλεσε σύγχυση και αποφασίσαμε να καταργήσουμε αυτήν τη λειτουργικότητα σε αυτήν την ενημέρωση. Όταν οι βελτιώσεις είναι ενεργοποιημένες, οι εξερχόμενες προσκλήσεις σε σύσκεψη αποστέλλονται αμέσως για ενημερωμένα ημερολόγια και οι κανόνες για την καθυστέρηση της παράδοσης θα ισχύουν μόνο για τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις εξερχόμενες προσκλήσεις για ημερολόγια που δεν έχουν ενημερωθεί ακόμα.

Υποστήριξη προσαρμοσμένων φορμών

Όλες οι προσαρμοσμένες φόρμες πρέπει να δημοσιεύονται σε μια βιβλιοθήκη εταιρικών φορμών. Οι προσαρμοσμένες φόρμες που δημοσιεύονται σε προσωπικές βιβλιοθήκες φορμών δεν υποστηρίζονται.

Αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη 

Προηγουμένως, ήταν δυνατή η ενεργοποίηση μιας ρύθμισης για την αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη προσκλήσεων σε σύσκεψη. Αυτή η ρύθμιση δεν υποστηρίζεται με ενεργοποιημένες τις βελτιώσεις κοινόχρηστου ημερολογίου.

Η αντιγραφή συσκέψεων προσθέτει το πρόθεμα "Αντιγραφή" στο θέμα 

Προηγουμένως, εάν ένας διαχειριστής (πληρεξούσιος) αντιγράψει μια σύσκεψη με μεταφορά και απόθεση στο ημερολόγιο του εκτελεστικού στελέχους (Διευθυντής), εμφανίζεται ένα μήνυμα που ζητάει να γίνει αποδοχή της σύσκεψης. Εάν γίνει αποδεκτό, το στέλεχος (Διευθυντής) γίνεται συμμετέχων στη σύσκεψη.

Με τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις, κατά την αντιγραφή μιας σύσκεψης με μεταφορά και απόθεση στο ημερολόγιο του διευθυντή (Διευθυντή), το μήνυμα δεν εμφανίζεται και δημιουργείται μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη με ένα πρόθεμα "Αντιγραφή" που προστίθεται στο θέμα.  Όταν αποστέλλεται η πρόσκληση σε σύσκεψη, το στέλεχος (Διευθυντής) γίνεται ο διοργανωτής της σύσκεψης.

Βέλτιστη πρακτική είναι να αποφεύγετε την αντιγραφή συσκέψεων - Βέλτιστες πρακτικές για οργανισμούς κατά τη χρήση του Ημερολόγιο του Outlook.