Το Κέντρο εγγραφών προορίζεται να χρησιμεύσει ως ένα κεντρικό αποθετήριο στο οποίο ένας οργανισμός μπορεί να αποθηκεύσει και να διαχειριστεί όλες τις εγγραφές του, όπως νομικά ή οικονομικά έγγραφα. Το κέντρο εγγραφών υποστηρίζει ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης εγγραφών, από τη συλλογή των εγγραφών έως τη διαχείριση και την καταστροφή τους.
Το πρότυπο τοποθεσίας του Κέντρου εγγραφών είναι παρόμοιο με άλλες τοποθεσίες του SharePoint, δεδομένου ότι χρησιμεύει ως γενικό αποθετήριο δεδομένων για τα έγγραφα και επιτρέπει τη συνεργασία μεταξύ των χρηστών της τοποθεσίας. Το πρότυπο τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών", ωστόσο, είναι μια τοποθεσία με προ-ρυθμισμένη ρύθμιση που έχει σχεδιαστεί ειδικά για να βοηθήσει τους οργανισμούς να εφαρμόσουν τα προγράμματα διαχείρισης και διατήρησης των εγγραφών τους. Η διαχείριση εκδόσεων, ο έλεγχος, η διαχείριση μετα-δεδομένων, το eDiscovery και η δρομολόγηση εγγραφών με δυνατότητα προσαρμογής αποτελούν ενσωματωμένες δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν στη διαχείριση εγγραφών με πιο αποτελεσματικό τρόπο.
Σημείωση: Στο SharePoint, έχουμε εισαγάγει χρησιμοποιώντας ετικέτες διατήρησης για να δηλώσουμε το περιεχόμενο ως εγγραφές, το οποίο αντικαθιστά ουσιαστικά την ανάγκη χρήσης του Κέντρου εγγραφών. Εάν χρησιμοποιείτε το Κέντρο εγγραφών, μπορείτε να συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε μαζί με τις ετικέτες διατήρησης. Αλλά προχωρώντας προς τα εμπρός, για τους σκοπούς της διαχείρισης εγγραφών, συνιστούμε να χρησιμοποιείτε ετικέτες διατήρησης αντί για το Κέντρο εγγραφών.
Ορισμός σχεδίου διαχείρισης εγγραφών
Στο υψηλότερο επίπεδο, υπάρχουν δύο βασικά βήματα που εμπλέκονται στη σχεδίαση μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών για την υλοποίηση ενός προγράμματος διαχείρισης εγγραφών:
-
Ένας οργανισμός πρέπει να αναπτύξει μια στρατηγική διαχείρισης εγγραφών και ένα επίσημο πρόγραμμα διαχείρισης εγγραφών. Αυτή είναι μια συλλογική προσπάθεια που περιλαμβάνει συντονισμό μεταξύ των διευθυντών εγγραφών, των υπευθύνων συμμόρφωσης, των επαγγελματιών τεχνολογιών ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΉς και των εργαζομένων πληροφοριών.
-
Ένας οργανισμός πρέπει στη συνέχεια να ρυθμίσει μία ή περισσότερες τοποθεσίες του Κέντρου εγγραφών για να υλοποιήσει το πρόγραμμα διαχείρισης εγγραφών του.
Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν τα πρωτεύοντα στοιχεία που περιλαμβάνονται σε κάθε ένα από αυτά τα βήματα.
Προγραμματισμός διαχείρισης εγγραφών
Για να μπορέσει μια εταιρεία να ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών ως λύσης διαχείρισης εγγραφών, θα πρέπει να αναπτύξει ένα επίσημο πρόγραμμα για τη στρατηγική διαχείρισης εγγραφών. Τα συγκεκριμένα στοιχεία ενός προγράμματος διαχείρισης τυπικών εγγραφών είναι πιθανό να είναι μοναδικά για μεμονωμένες οργανώσεις ή επιχειρήσεις. Ωστόσο, ουσιαστικά όλα τα προγράμματα διαχείρισης εγγραφών περιλαμβάνουν τα παρακάτω έγγραφα και διαδικασίες:
Σχέδιο αρχείου Ένα σχέδιο αρχείου περιγράφει τους τύπους εγγράφων ή στοιχείων που αναγνωρίζει μια εταιρεία ως επίσημες επιχειρηματικές εγγραφές. Υποδεικνύει τη θέση αποθήκευσης αυτών των εγγραφών και παρέχει πληροφορίες που διαφοροποιούν έναν τύπο εγγραφής από έναν άλλο. Το πρόγραμμα αρχείων χρησιμεύει ως μια ολοκληρωμένη συλλογή πολιτικών, διαδικασιών και κατευθυντήριων γραμμών για τη δημιουργία, την αποθήκευση και τη διαχείριση εγγραφών. Ένα σχέδιο αρχείου πρέπει να καλύπτει όλες τις εγγραφές, ανεξάρτητα από τα πολυμέσα, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων, των ιστολογίων, των wiki, των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των ηλεκτρονικών αρχείων. Πρέπει επίσης να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο κάθε εγγραφή είναι ταξινομημένη, ασφαλισμένη και τελικά κατεστραμμένη. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει θέματα για ειδικές κατηγορίες εγγραφών, όπως εμπιστευτικές, ζωτικές, εμπορικές μυστικές ή προνομιακές εγγραφές. Τέλος, ένα σχέδιο αρχείου πρέπει να καθορίζει τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση κάθε τύπου εγγραφής.
Βιβλιοθήκες εγγραφών Οι βιβλιοθήκες εγγραφών είναι ουσιαστικά βιβλιοθήκες εγγράφων που δημιουργείτε για να ταξινομήσετε και να αποθηκεύσετε σημαντικές εγγραφές. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη εγγραφών για κάθε τύπο εγγραφής που θέλετε να διατηρήσετε. Οι εγγραφές δρομολογούνται αυτόματα στην κατάλληλη βιβλιοθήκη με βάση τις ρυθμίσεις που έχουν ρυθμιστεί στην οργάνωση περιεχομένου.
Τύποι περιεχομένου Μπορείτε να δημιουργήσετε τύπους περιεχομένου για να καθορίσετε τους τύπους των εγγραφών που πρέπει να αποθηκεύει ο οργανισμός σας και να προσδιορίζει τυχόν μοναδικές ιδιότητες για κάθε τύπο εγγραφής. Ορίζοντας τύπους περιεχομένου για συγκεκριμένα είδη εγγραφών, ο οργανισμός σας μπορεί να εξασφαλίσει ότι κάθε μία από αυτές τις ομάδες περιεχομένου θα διαχειρίζεται με συνεπή τρόπο. Τα έγγραφα του Office, τα PDF, οι TIFF (σαρωμένες εικόνες), τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι συνομιλίες άμεσων μηνυμάτων, τα βίντεο και οι φυσικές εγγραφές μπορούν να ταξινομηθούν και να αποθηκευτούν με τους τύπους περιεχομένου που δημιουργείτε. Οποιαδήποτε εγγραφή που ονομάζεται "σύμβαση", για παράδειγμα, θα αντιμετωπίζεται με τον ίδιο τρόπο και με συνεπή τρόπο μέσα στο σύστημα διαχείρισης εγγραφών του SharePoint. Η χρήση τύπων περιεχομένου για την ταξινόμηση και την αποθήκευση εγγραφών είναι μια εναλλακτική μέθοδος για τη χρήση βιβλιοθηκών εγγραφών.
Πρόγραμμα διατήρησης Ένα χρονοδιάγραμμα διατήρησης καθορίζει το χρονικό διάστημα κατά το οποίο πρέπει να διατηρείται κάθε τύπος εγγραφής στο σχέδιο αρχείου (η περίοδος διατήρησης του) και η διαδικασία για την απόρριψή του όταν φθάνει στο τέλος αυτής της περιόδου (τη διαδικασία καταστροφής). Οι οδηγίες σε ένα χρονοδιάγραμμα διατήρησης βασίζονται συνήθως σε νομικές απαιτήσεις, κινδύνους για τον οργανισμό και επιχειρηματικές ανάγκες. Επιπλέον, ένα χρονοδιάγραμμα διατήρησης συνήθως περιγράφει τα απρόβλεπτα για τη διαχείριση κινδύνων που καθορίζουν την περίοδο διατήρησης για κάθε τύπο εγγραφής.
Έγγραφο απαιτήσεων συμμόρφωσης Ένα έγγραφο απαιτήσεων συμμόρφωσης καθορίζει τους κανόνες στους οποίους πρέπει να τηρούν τα συστήματα ΤΠ για τη διαχείριση εγγραφών, τις δυνατότητες που πρέπει να έχουν και τα είδη τακτικής παρακολούθησης που πρέπει να υποστηρίζουν προκειμένου να εξασφαλίζεται η συμμόρφωση.
-
Τυπική διαδικασία για την αναστολή της καταστροφής των εγγραφών Αυτή η διαδικασία, η οποία συχνά ονομάζεται "διατήρηση", λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία αναστέλλει τη διάταξη των εγγραφών, όταν προκύπτουν συμβάντα όπως η εκδίκαση διαφορών, οι έλεγχοι ή οι έρευνες.
-
Σύστημα παρακολούθησης και αναφοράς του χειρισμού των εγγραφών Για να εξασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοι κάνουν αρχειοθέτηση, έχουν πρόσβαση και διαχειρίζονται εγγραφές σύμφωνα με καθορισμένες πολιτικές και διεργασίες, ένα πρόγραμμα διαχείρισης εγγραφών πρέπει να έχει μια διεργασία ή σύστημα για την παρακολούθηση και την υποβολή αναφορών σχετικά με το χειρισμό των εγγραφών.
Ρύθμιση παραμέτρων μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών
Αφού ένας οργανισμός ασχοληθεί με τον λεπτομερή σχεδιασμό της διαχείρισης εγγραφών και αναπτύξει ένα επίσημο πρόγραμμα για τη διαχείριση εγγραφών, μπορεί να δημιουργήσει και να ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών για να την βοηθήσει στην υλοποίηση αυτού του προγράμματος.
Πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών:
-
Δημιουργήστε βιβλιοθήκες εγγραφών ή λίστες για να διαχειριστείτε και να αποθηκεύσετε κάθε τύπο εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείου.
-
Συνιστούμε να δημιουργήσετε μία βιβλιοθήκη εγγραφών για κάθε τύπο περιεχομένου στο πρόγραμμα εγγραφών σας.
-
Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στο Κέντρο εγγραφών, δρομολογούνται στη σχετική λίστα ή βιβλιοθήκη.
-
-
Δημιουργήστε στήλες για τις αντίστοιχες βιβλιοθήκες εγγράφων, λίστες ή τύπους περιεχομένου για να περιέχουν και να εμφανίζουν τα μετα-δεδομένα για κάθε τύπο εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείου.
-
Καθορίστε τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για κάθε τύπο εγγραφής στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών. Αυτές οι πολιτικές θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τις περιόδους διατήρησης και τις απαιτήσεις ελέγχου που καθορίζονται στο πρόγραμμα αρχείων και το χρονοδιάγραμμα διατήρησης του οργανισμού σας.
-
Ρυθμίστε τις παραμέτρους της οργάνωσης περιεχομένου ώστε να δρομολογεί κάθε τύπο εγγραφής στην κατάλληλη θέση. Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε με προγραμματισμό, η εφαρμογή χρησιμοποιεί αυτή τη δυνατότητα για να προσδιορίσει πώς να ταξινομείτε την εγγραφή στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών και πού μπορείτε να την στείλετε.
