Το ημερολόγιο του Outlook ενοποιείται πλήρως με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τις επαφές και άλλες δυνατότητες. Αυτή η ενοποίηση κάνει το στοιχείο του Ημερολογίου μία από τις πιο δημοφιλείς δυνατότητες του Outlook. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε στη χρήση των διάφορων λειτουργιών των ημερολογίων. Επιπλέον, θα σας παρουσιάσουμε τις βελτιώσεις του ημερολογίου που στοχεύουν ειδικά να κάνουν την εμπειρία σας πιο συνεπή.
Εργασία σε σενάριο διευθυντή/πληρεξουσίου
Εάν η εταιρεία σας το επιτρέπει, ρυθμίστε τις παραμέτρους του Outlook για σύνδεση με το γραμματοκιβώτιο του Exchange, χρησιμοποιώντας την Κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange. Αυτό παρέχει την καλύτερη απόδοση.
Οι νεότερες εκδόσεις των Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook για iOS, Outlook για Android και Microsoft Outlook για Mac περιλαμβάνουν πολλές βελτιώσεις στη δυνατότητα πληρεξουσίου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις εκδόσεις, ανατρέξτε στα άρθρα:
Δυνατότητα πληρεξουσίου του Outlook σε μεικτές εκδόσεις του Microsoft Outlook και του Entourage
Για σενάρια κοινής χρήσης νέων μοντέλων (REST), συνιστάται σε εμάς τα απλοποιημένα επίπεδα δικαιωμάτων (δυνατότητα επεξεργασίας, δυνατότητα προβολής τίτλων και τοποθεσιών κ.λπ.) αντί να προσαρμόζονται τα δικαιώματα για τους πληρεξούσιους. Τα προσαρμοσμένα επίπεδα δικαιωμάτων δεν υποστηρίζονται στην κοινή χρήση νέου μοντέλου και μπορεί να οδηγήσουν σε μη αναμενόμενα αποτελέσματα.
Περιορισμός του αριθμού πληρεξουσίων
Το Outlook δεν περιορίζει τον αριθμό των πληρεξουσίων που μπορείτε να προσθέσετε. Ωστόσο, συνιστάμε να εκχωρήσετε δικαιώματα Επιμελητή μόνο σε έναν (1) πληρεξούσιο. Αυτό σας επιτρέπει να παρακολουθείτε πότε και πώς μια σύσκεψη υποβλήθηκε σε επεξεργασία. Λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι ένας πληρεξούσιος μπορεί να χρησιμοποιήσει πολλές συσκευές για πρόσβαση στα δεδομένα σας, αν έχετε πολλούς πληρεξούσιους με δικαιώματα Επιμελητή γίνεται πολύ δύσκολο να προσδιοριστεί γιατί λείπουν συσκέψεις ή έχουν λήξει.
Ακόμα και εάν έχετε εκχωρήσει δικαιώματα Επιμελητή σε έναν μόνο πληρεξούσιο, αποφύγετε την προσθήκη μεγάλου αριθμού πληρεξουσίων με δικαιώματα Αναγνώστη ή Συνεργάτη. Η προσθήκη μεγάλου αριθμού πληρεξουσίων ενδέχεται να εξαντλήσει άλλους πόρους. Για παράδειγμα, μπορεί να συμπληρωθεί το όριο μεγέθους για τα δεδομένα κανόνων. Όταν προσθέτετε έναν πληρεξούσιο, γίνονται διάφορες αλλαγές:
-
Το Outlook εφαρμόζει δικαιώματα σε σχετικούς φακέλους.
-
Το χαρακτηριστικό PublicDelegates της υπηρεσίας καταλόγου Active Directory ενημερώνεται για να προσθέσει τα δικαιώματα "Αποστολή εκ μέρους του" στον πληρεξούσιο.
-
Το Outlook προσθέτει τον πληρεξούσιο σε έναν κανόνα προώθησης στο γραμματοκιβώτιο του διευθυντή. Αυτό προωθεί προσκλήσεις σε σύσκεψη στον πληρεξούσιο.
-
Το Outlook αποθηκεύει επιπλέον πληροφορίες πληρεξουσίου στο γραμματοκιβώτιο του διευθυντή.
Κάθε μία από αυτές τις περιοχές στοιχείων ενδέχεται να έχει διαφορετικά όρια. Όταν πλησιάζετε αυτά τα όρια μπορεί να επηρεαστούν οι επιδόσεις και η σταθερότητα.
Σημειώσεις:
-
Κατά την ανάπτυξη και τη δοκιμή του προϊόντος, η Microsoft χρησιμοποίησε έως τέσσερις (4) πληρεξούσιους. Επιπλέον, οι πληρεξούσιοι χρησιμοποίησαν μόνο το Outlook. Οι συσκευές δεν συμπεριλήφθηκαν στη δοκιμή.
-
Εάν ο πληρεξούσιος με δικαιώματα Επιμελητή πρέπει να αντικατασταθεί προσωρινά ή επ' αόριστον, αλλάξτε τα δικαιώματα από Επιμελητής σε Αναγνώστης ή κανένα. Στη συνέχεια, εκχωρήστε δικαιώματα Επιμελητή για τον νέο ή τον αναπληρωματικό πληρεξούσιο.
Εργασία με περιοδικές συσκέψεις
Ορισμός ημερομηνιών λήξης και περιορισμός του αριθμού των εμφανίσεων
Το Outlook διευκολύνει τον προγραμματισμό μιας σύσκεψης που επαναλαμβάνεται τακτικά. Συνιστάται να ορίζετε πάντα μια ημερομηνία λήξης και να περιορίζετε την περιοδική σειρά σε συγκεκριμένο αριθμό εμφανίσεων. Πιθανότατα, οι επαναλαμβανόμενες συσκέψεις θα χρειαστούν τροποποιήσεις κάποια στιγμή. Για παράδειγμα, οι συμμετέχοντες θα προστεθούν ή θα καταργηθούν από μία εμφάνιση ή η τοποθεσία ή η ώρα της σύσκεψης θα αλλάξει λόγω ημερομηνιών διακοπών ή απρόβλεπτων περιστάσεων. Το Outlook αποθηκεύει καθεμία από αυτές τις μοναδικές αλλαγές ως εξαίρεση της σύσκεψης. Οι συσκέψεις με πολλές εξαιρέσεις δυσκολεύουν τη διαχείριση μιας σειράς συσκέψεων. Επιπλέον, ενδέχεται να προκαλέσουν απροσδόκητη συμπεριφορά. Μπορείτε πάντα να δημιουργήσετε μια νέα σειρά συσκέψεων όταν τελειώσει η τρέχουσα σειρά. Όταν σκέφτεστε τον αριθμό εμφανίσεων, λάβετε υπόψη τη συχνότητα. Κατά την περίοδο ενός έτους, μια σύσκεψη δύο φορές την εβδομάδα θα έχει περίπου 90 περισσότερες εμφανίσεις από μια μηνιαία σύσκεψη κατά τη διάρκεια της ίδιας περιόδου.
Ολοκλήρωση περιοδικής σύσκεψης πριν από την αρχική ημερομηνία λήξης
Παρόλο που μπορείτε να ακυρώσετε μια περιοδική σύσκεψη, η καλύτερη επιλογή είναι να αλλάξετε την ημερομηνία λήξης για τη σειρά. Αυτό επιτρέπει σε εσάς και στους συμμετέχοντες να διατηρήσετε μια εγγραφή των συσκέψεων που έγιναν στο παρελθόν. Εάν ακυρώσετε την περιοδική σύσκεψη συνολικά, αυτό το ιστορικό χάνεται. Η καλύτερη επιλογή είναι να ορίσετε μια νέα ημερομηνία λήξης και, στη συνέχεια, να στείλετε την ενημέρωση σε όλους τους συμμετέχοντες. Αυτό τερματίζει τη σειρά συσκέψεων νωρίς, διατηρώντας μια εγγραφή των προηγούμενων συσκέψεων.
Σημειώσεις:
-
Εάν τερματίσετε τη σειρά συσκέψεων νωρίς, οι εξαιρέσεις που σχετίζονται με την περιοδική σύσκεψη θα χαθούν. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις εξαιρέσεις, ανατρέξτε στην ενότητα "Ορισμός ημερομηνιών λήξης και περιορισμός του αριθμού εμφανίσεων" παραπάνω.
-
Αυτή η βέλτιστη πρακτική ισχύει επίσης όταν θέλετε να αλλάξετε το θέμα μιας υπάρχουσας σειράς συσκέψεων. Τερματίστε τη σειρά συσκέψεων νωρίς και δημιουργήστε μια νέα περιοδική σύσκεψη χρησιμοποιώντας διαφορετικό θέμα.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ακύρωση όλων των μελλοντικών συσκέψεων σε μια σειρά, ανατρέξτε στο θέμα: Ακύρωση όλων των μελλοντικών συσκέψεων σε μια σειρά
Αλλαγή του διοργανωτή
Το Outlook δεν παρέχει έναν τρόπο για να αλλάξετε το διοργανωτή μιας σύσκεψης. Για να αλλάξετε το διοργανωτή μιας περιοδικής σύσκεψης, τερματίστε την περιοδική σύσκεψη. Για να το κάνετε αυτό, ορίστε μια παλαιότερη ημερομηνία λήξης και στείλτε την ενημέρωση σε όλους τους συμμετέχοντες. Αφού ολοκληρώσετε αυτό το βήμα, ο νέος διοργανωτής πρέπει να δημιουργήσει μια νέα περιοδική σύσκεψη.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό παλαιότερης ημερομηνίας λήξης, ανατρέξτε στο θέμα Ακύρωση σύσκεψης.
Αποφυγή χρήσης μιας περιοδικής σύσκεψης για την κοινή χρήση συνημμένων
Τα συνημμένα αυξάνουν την πολυπλοκότητα των εξαιρέσεων περιοδικής σύσκεψης. Κάθε εξαίρεση περιέχει το δικό της αντίγραφο των συνημμένων. Καθώς προστίθενται εξαιρέσεις σε περιοδικές συσκέψεις, δημιουργούνται νέα αντίγραφα των συνημμένων. Εάν κάνετε αλλαγές σε ένα σύνολο συνημμένων, αυτές οι αλλαγές δεν μεταδίδονται στις άλλες εξαιρέσεις. Εάν χρειάζεστε όλοι οι συμμετέχοντες να έχουν το πιο πρόσφατο αντίγραφο των αλλαγών για μια δεδομένη σύσκεψη, συνιστάται, όποτε είναι δυνατό, να αποθηκεύσετε συνημμένα στο SharePoint ή στο OneDrive και να κάνετε κοινή χρήση με μια σύνδεση.
Σημείωση: Οι ενέργειες προσθήκης και κατάργησης συνημμένων σε μεμονωμένες, μη επαναλαμβανόμενες συσκέψεις υποστηρίζονται πλήρως.
Επεξεργασία όλων των προσκλήσεων σε σύσκεψη και των ακυρώσεων
Παρόλο που μπορείτε να διαγράψετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη απευθείας από τα Εισερχόμενα, πρέπει να επεξεργαστείτε σωστά την πρόσκληση σε σύσκεψη, είτε με αποδοχή είτε με άρνηση. Χρησιμοποιείτε πάντα την εντολή Κατάργηση από το Ημερολόγιο για την επεξεργασία ακυρώσεων σύσκεψης από τα Εισερχόμενά σας. Αποφύγετε την επεξεργασία συσκέψεων απευθείας από τη λειτουργική μονάδα Ημερολογίου.
Αποφυγή αντιγραφής συσκέψεων
Εξ ορισμού, η Outlook καταργεί τυχόν συνδέσεις μεταξύ μιας αντιγραμμένου σύσκεψης και της αρχικής σύσκεψης. Αυτό βοηθά στην αποτροπή ασυνεπειών. Οι νεότερες εκδόσεις του Outlook προσθέτουν τη συμβολοσειρά κειμένου "Αντιγραφή:" στο θέμα. Αυτό διευκολύνει τον προσδιορισμό των αντιγράφων σύσκεψης.
Ξεκινώντας από Outlook έκδοση 2311, η αντιγραφή συσκέψεων δεν υποστηρίζεται πλέον. Πρόκειται για μια σκόπιμη αλλαγή για την αποτροπή της αντιγραφής συσκέψεων. Οι ενέργειες που σχετίζονται με τις αντιγραμμένες συσκέψεις έχουν μη αναμενόμενα αποτελέσματα, επομένως συνιστάται να αποφεύγετε την αντιγραφή συσκέψεων. Αυτή ήταν μια μακροχρόνια τεκμηριωμένη βέλτιστη πρακτική. Για να περιορίσει τα μη αναμενόμενα αποτελέσματα, η ομάδα Outlook υλοποίησε τον αποκλεισμό της αντιγραφής συσκέψεων.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την πρόσφατη ενημέρωση για τον αποκλεισμό της αντιγραφής συσκέψεων, ανατρέξτε στα θέματα:
Το Outlook αποκλείει την αντιγραφή συσκέψεων με τη φράση "Η αντιγραφή συσκέψεων δεν υποστηρίζεται".
Προώθηση προσκλήσεων σε σύσκεψη
Όταν χρησιμοποιείτε Outlook για να προωθήσετε μια σύσκεψη σε κάποιον που δεν προσκλήθηκε αρχικά στη σύσκεψη, Outlook στέλνει μια ειδοποίηση προώθησης σύσκεψης στο διοργανωτή της σύσκεψης. Όταν ο διοργανωτής λάβει την ειδοποίηση σύσκεψης, ο νέος συμμετέχων προστίθεται στη σύσκεψη του διοργανωτή. Εάν οι υπάρχοντες συμμετέχοντες πρέπει να γνωρίζουν ότι ένας επιπλέον συμμετέχων προστέθηκε στη σύσκεψη, τότε ο διοργανωτής πρέπει να ανοίξει τη σύσκεψη και να στείλει μια ενημέρωση για τη σύσκεψη σε όλους τους συμμετέχοντες.
Σημείωση: Εάν θέλετε να ενημερώσετε κάποιον για μια σύσκεψη, αλλά δεν τον προσκαλέσετε, απλώς σύρετε την πρόσκληση σε σύσκεψη από το ημερολόγιό σας στο εικονίδιο Αλληλογραφία στην κάτω αριστερή πλευρά του Outlook. Με αυτόν τον τρόπο, ανοίγει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη, το οποίο μπορείτε να στείλετε. Σημειώστε ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν προσθέτει τους παραλήπτες στη σύσκεψη και περιέχει μόνο πληροφορίες σύσκεψης, όπως ημερομηνία, ώρα, θέμα και ημερήσια διάταξη.
Για χρήστες του Microsoft Exchange
Ο Microsoft Exchange Server 2007 παρουσίασε επίσης τις ειδοποιήσεις προώθησης σύσκεψης ως μέρος της δυνατότητας Διαχείρισης ημερολογίου. Εάν χρησιμοποιείτε Outlook για να συνδεθείτε σε ένα γραμματοκιβώτιο σε έναν οργανισμό Exchange Server, η συμπεριφορά ειδοποίησης προώθησης σύσκεψης ενδέχεται να υπόκειται στις ρυθμίσεις του Exchange, εάν έχουν ρυθμιστεί από το διαχειριστή του Exchange. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής του Exchange μπορεί να αποτρέψει την αποστολή ειδοποίησης προώθησης σύσκεψης σε απομακρυσμένους τομείς.
Γενικά συνιστάμε οι συμμετέχοντες να μην προωθούν μια σύσκεψη εάν δεν βρίσκονται στην ίδια εταιρεία του Exchange με το διοργανωτή, εκτός εάν ισχύουν όλες οι παρακάτω συνθήκες:
-
Ο συμμετέχων χρησιμοποιεί το Microsoft Outlook 2010 ή νεότερη έκδοση.
-
Ο διαχειριστής του Exchange του συμμετέχοντος επιτρέπει την αποστολή ειδοποιήσεων προώθησης σύσκεψης σε απομακρυσμένους τομείς.
-
Ο διοργανωτής χρησιμοποιεί ένα πρόγραμμα-πελάτη microsoft Outlook.
Στην περίπτωση ενός συμμετέχοντα που χρησιμοποιεί ένα σύστημα αλληλογραφίας που δεν είναι exchange, συνιστάται γενικά να μην προωθείτε μια σύσκεψη, εκτός εάν ισχύουν όλες οι ακόλουθες συνθήκες:
-
Ο συμμετέχων χρησιμοποιεί το Microsoft Outlook 2010 ή νεότερη έκδοση.
-
Ο διοργανωτής χρησιμοποιεί ένα πρόγραμμα-πελάτη microsoft Outlook.
Εάν για οποιονδήποτε λόγο ο διοργανωτής δεν λάβει την ειδοποίηση προώθησης σύσκεψης, οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη δεν προστίθενται στη σύσκεψη του διοργανωτή. Εάν ο διοργανωτής στη συνέχεια αλλάξει τη σύσκεψη και στείλει μια ενημέρωση, η ενημέρωση αποστέλλεται μόνο στους αρχικούς προσκεκλημένους. Οι συμμετέχοντες που προηγουμένως έλαβαν το προωθημένο αντίγραφο της σύσκεψης δεν θα λάβουν την ενημέρωση.
Εάν οι παραπάνω περιορισμοί εμποδίζουν την επιτυχή και συνεπή προώθηση προσκλήσεων σε σύσκεψη, είναι καλύτερα απλώς να ζητήσετε από το διοργανωτή της σύσκεψης να προσθέσει τους επιθυμητούς συμμετέχοντες. Είναι σημαντικό να ζητήσετε από το διοργανωτή της σύσκεψης να προσθέσει τους επιθυμητούς συμμετέχοντες, εάν δεν είστε σίγουροι ότι το δικό σας και το δικό τους περιβάλλον πληρούν τις παραπάνω συνθήκες.
Σημείωση: Οι πληρεξούσιοι του Outlook δεν λαμβάνουν ειδοποιήσεις προώθησης σύσκεψης.
Πρόσθετες προτάσεις για χρήστες του Microsoft Exchange
Διατήρηση συσκευών που συνδέονται στο ημερολόγιό σας
Βεβαιωθείτε ότι οποιαδήποτε συσκευή που συνδέεται με το ημερολόγιό σας έχει εγκατεστημένες όλες τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις. Ορισμένες συσκευές χρησιμοποιούν το Exchange ActiveSync για συγχρονισμό του Ημερολογίου και άλλων φακέλων. Αυτές οι συσκευές περιλαμβάνουν συσκευές Outlook για iOS, Outlook για Android, Apple iOS και Android. Οι συσκευές Research In Motion (RIM) BlackBerry και άλλες μπορούν επίσης να συγχρονιστούν με το ημερολόγιο.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ορισμένα από τα γνωστά ζητήματα, ανατρέξτε στα θέματα: Τρέχοντα προβλήματα με το Microsoft Exchange ActiveSync και συσκευές τρίτων.
Σημείωση: Σε ορισμένες περιπτώσεις, πολλοί υπολογιστές-πελάτες του Outlook και συσκευές ενδέχεται να τροποποιούν στοιχεία ταυτόχρονα, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει διενέξεις. Για να ελαχιστοποιήσετε την πιθανότητα, μην επεξεργάζεστε το ίδιο στοιχείο σε δύο ή περισσότερους υπολογιστές-πελάτες ή συσκευές σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα.
Διατήρηση πρόσθετων που ενοποιούνται με Outlook
Τα περισσότερα, αν όχι όλα, πρόσθετα Outlook έχουν πρόσβαση Outlook δεδομένα. Ένα πρόσθετο μπορεί να αλλάξει ένα στοιχείο Outlook που επεξεργάζεστε ταυτόχρονα, είτε στο Outlook είτε σε άλλη συσκευή. Αυτό μπορεί να προκαλέσει διενέξεις. Για να ελαχιστοποιήσετε την πιθανότητα, φροντίστε να εγκαταστήσετε τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις για τυχόν πρόσθετα ή προγράμματα που ενοποιούνται με Outlook. Καταργήστε την εγκατάσταση ή απενεργοποιήστε οποιοδήποτε από αυτά τα προγράμματα και πρόσθετα που δεν χρησιμοποιείτε ή που δεν χρειάζεται να ενσωματωθούν με Outlook.
Σημείωση: Σε ορισμένες περιπτώσεις, πολλοί υπολογιστές-πελάτες του Outlook και συσκευές ενδέχεται να τροποποιούν στοιχεία ταυτόχρονα, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει διενέξεις. Για να ελαχιστοποιήσετε την πιθανότητα, μην επεξεργάζεστε το ίδιο στοιχείο σε δύο ή περισσότερους υπολογιστές-πελάτες ή συσκευές σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα.
Δείτε επίσης
Κλασικά προγράμματα αντιμετώπισης προβλημάτων Outlook
Πληροφορίες σχετικά με το Εργαλείο ελέγχου ημερολογίου για το Outlook (CalCheck)
