Εάν ένας διοργανωτής σύσκεψης έχει ενεργοποιημένο τον αυτόματο προγραμματισμό στις ρυθμίσεις του πίνακα εργαλείων του,νέο Outlook για τον Προγραμματισμό των Windows θα προγραμματίζει αυτόματα συσκέψεις μόλις επιτευχθεί συναίνεση. Μέσα σε νέο Outlook Ο προγραμματισμός ψηφοφορίας ελέγχει περιοδικά την κατάσταση της ψηφοφορίας και, όταν επιτευχθεί συναίνεση, ο διοργανωτής ειδοποιείται και αποστέλλεται μια πρόσκληση σε σύσκεψη σε όλους τους συμμετέχοντες.
Κανόνες αυτόματου προγραμματισμού
Αυτοί οι κανόνες εφαρμόζονται για να καθοριστεί η ώρα κατά την οποία έχει προγραμματιστεί η σύσκεψη:
-
Μόνο οι ψήφοι των απαιτούμενων συμμετεχόντων λαμβάνονται υπόψη για τον καθορισμό της συναίνεσης: οι ψήφοι των προαιρετικών συμμετεχόντων απορρίπτονται.
-
Εάν επιτευχθεί συναίνεση πολλές φορές για τις ψήφους των απαιτούμενων συμμετεχόντων, τότε εξετάζονται οι ψήφοι των προαιρετικών συμμετεχόντων. Η σύσκεψη έχει προγραμματιστεί για την καλύτερη διαθέσιμη ώρα τόσο για τους απαιτούμενους όσο και για τους προαιρετικούς συμμετέχοντες.
-
Εάν περισσότερες από μία φορές πληροί τις προϋποθέσεις, τότε προηγείται ο πιο πρώιμος χρόνος.
Εάν ο αυτόματος προγραμματισμός είναι απενεργοποιημένος, ο διοργανωτής μπορεί να προγραμματίσει τη σύσκεψη με μη αυτόματο τρόπο στη σελίδα ψηφοφορίας, επιλέγοντας Προγραμματισμός σύσκεψης για την κατάλληλη ώρα.
Εάν είναι ενεργοποιημένος ο αυτόματος προγραμματισμός, ο διοργανωτής μπορεί να προγραμματίσει τη σύσκεψη με μη αυτόματο τρόπο στη σελίδα ψηφοφορίας πριν επιτευχθεί η συναίνεση.
Το ημερολόγιο διατηρείται
Εάν ο διοργανωτής έχει ενεργοποιήσει τις διακρατήσεις ημερολογίου στις ρυθμίσεις του πίνακα εργαλείων, οι κρατήσεις θα καταργηθούν από το Ημερολόγιο όταν προγραμματιστεί αυτόματα η οριστική σύσκεψη.
