Συμβουλή: Κάνατε ανεπιθύμητες αλλαγές πριν αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο; Δεν πειράζει! Μπορείτε να επιστρέψετε στο αρχικό αρχείο, να επιλέξετε τον τίτλο του εγγράφου επάνω από την κορδέλα και να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου με το Ιστορικό εκδόσεων.
Περισσότερα σενάρια συνεργασίας
Πριν από Microsoft 365, θα έπρεπε να επεξεργαστείτε ένα αρχείο και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποθήκευση ως για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας ως νέο έγγραφο. Αυτές τις μέρες με την Αυτόματη αποθήκευση, οι αλλαγές σας αποθηκεύονται πάντα, ώστε να μην χάσετε την εργασία σας. Για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα αποθηκεύσετε κατά λάθος τις αλλαγές στο αρχικό αρχείο, χρησιμοποιήστε την επιλογή Αποθήκευση αντιγράφου ΠΡΙΝ ξεκινήσετε τις αλλαγές σας, για να βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε στο νέο αντίγραφο και δεν αντιγράφετε το αρχικό.
Η ιστορία του Todd σχετικά με την Αυτόματη αποθήκευση και την Αποθήκευση αντιγράφου
Άνοιγμα του αρχείου που θέλετε να αντιγράψετε
Η Inga χρησιμοποιεί μια μηνιαία αναφορά προϋπολογισμού του Excel που δημιούργησε για να παρακολουθεί τα έξοδα της ομάδας της για επιστροφή χρημάτων.
Ο Τοντ έγινε πρόσφατα διευθυντής της δικής του ομάδας και θέλει να παρακολουθεί τα δικά του μηνιαία έξοδα. Αντί να κάνει τη δουλειά από το μηδέν, αποφασίζει ότι θα ήταν πιο αποτελεσματικό να χρησιμοποιήσει την έκθεση προϋπολογισμού του Inga ως πρότυπο.
Αποθήκευση αντιγράφου για χρήση ως σημείο εκκίνησης
Ο Τοντ μεταβαίνει στην τοποθεσία ομάδας της Inga στο SharePoint και ανοίγει την αναφορά προϋπολογισμού του Excel για τον τελευταίο μήνα. Εφόσον το υπολογιστικό φύλλο βρίσκεται στο cloud, ο Τοντ γνωρίζει ότι η Αυτόματη αποθήκευση θα αποθηκεύσει αυτόματα τις αλλαγές του στο αρχείο, εάν τις δημιουργήσει.
Επειδή δεν θέλει να αντικαταστήσει τα δεδομένα του Inga, πριν κάνει αλλαγές, μεταβαίνει στο Αρχείο και κάνει κλικ στην επιλογή Αποθήκευση αντιγράφου για να κάνει λήψη ενός αντιγράφου της αναφοράς στο OneDrive του.
Πραγματοποίηση αλλαγών στο αντιγραμμένο αρχείο
Μετά την αποθήκευση στο OneDrive του, το Office ανοίγει αυτόματα το αρχείο στο Excel. Τώρα ο Todd εργάζεται στην έκδοση της έκθεσης της Inga και είναι ασφαλής για να κάνει αλλαγές χωρίς να ανησυχεί για την αλλαγή των δεδομένων της.
Αλλάζει τον τίτλο και τον αριθμό του κέντρου κόστους της έκθεσης και καθαρίζει τα πεδία που χρειάζεται για να το ετοιμάσει για να συμπληρώσει. Ο Τοντ γνωρίζει ότι με την Αυτόματη Αποθήκευση, η αναφορά του θα αποθηκεύει πάντα τις τελευταίες αλλαγές.
Απόρριψη ανεπιθύμητων αλλαγών με το Ιστορικό εκδόσεων
Ο Τοντ έχει κάνει αρκετά αντίγραφα της έκθεσης προϋπολογισμού του στο πλαίσιο της προετοιμασίας για τους επόμενους μήνες. Ωστόσο, μόλις συνειδητοποίησε ότι η αναφορά που ενημερώνει με αριθμούς για τον επόμενο μήνα, είναι στην πραγματικότητα η έκθεση για τον περασμένο μήνα. Παρόλο που οι αλλαγές του αποθηκεύονται αυτόματα μέσω των δεδομένων του, ο Τοντ δεν ανησυχεί επειδή μπορεί να επαναφέρει μια προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου με το Ιστορικό εκδόσεων.
Επιλέγει τον τίτλο της αναφοράς προϋπολογισμού του και επιλέγει Ιστορικό εκδόσεων. Μπορεί να δει τα διάφορα χρονικά σημεία όπου το Excel έχει δημιουργήσει μια έκδοση του αρχείου του και ανοίγει αυτή χωρίς τις τυχαίες αλλαγές του σε ένα νέο παράθυρο. Τώρα, μπορεί εύκολα να επαναφέρει το αρχείο του χωρίς να γίνει ζημιά!
