Όταν χρησιμοποιείτε ένα βιβλίο εργασίας στο πρόγραμμα περιήγησης, προβάλετε δεδομένα που είναι εγγενή ή εξωτερικά. Τα εγγενή δεδομένα αποθηκεύονται απευθείας στο βιβλίο εργασίας και δεν απαιτούν εξωτερική σύνδεση δεδομένων. Τα εξωτερικά δεδομένα αποθηκεύονται σε κάποιο άλλο σημείο, όπως σε ένα διακομιστή και απαιτούν σύνδεση με μια εξωτερική βάση δεδομένων.
Τι συμβαίνει όταν ανανεώνετε εξωτερικά δεδομένα
1. Κάποιος ξεκινά μια λειτουργία ανανέωσης για να λάβει τα πιο πρόσφατα δεδομένα.
2. Οι συνδέσεις γίνονται σε εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.
3. Πολλά βιβλία εργασίας περιέχουν συνδέσεις σε πολλές προελεύσεις δεδομένων, όπως κύβους που βρίσκονται στις υπηρεσίες ανάλυσης SQL Server, πίνακες που είναι αποθηκευμένοι σε SQL Server, δεδομένα που είναι διαθέσιμα μέσω μιας τροφοδοσίας δεδομένων OData και ούτω καθεξής.
4. Ανάλογα με τη σύνδεση δεδομένων και τον τρόπο ρύθμισης παραμέτρων του περιβάλλοντος, το βιβλίο εργασίας ενημερώνεται ώστε να εμφανίζει τα πιο πρόσφατα δεδομένα.
Σημαντικό: Ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης παραμέτρων του συγκεκριμένου περιβάλλοντος, ενδέχεται να μπορείτε ή να μην μπορείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας που προβάλλετε σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Για παράδειγμα, η δυνατότητα ανανέωσης εξωτερικών δεδομένων εξαρτάται, σε μεγάλο βαθμό, από τον τρόπο ρύθμισης των παραμέτρων Excel Services. Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με το διαχειριστή SharePoint.
Ανανέωση δεδομένων σε λειτουργία προβολής και λειτουργία επεξεργασίας
Εάν προβάλετε ένα βιβλίο εργασίας σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης και θέλετε να ανανεώσετε τα δεδομένα, αυτό μπορείτε συνήθως να το κάνετε σε μία από τις δύο λειτουργίες: λειτουργία προβολής ή λειτουργία επεξεργασίας.
|
Κατάσταση προβολής Όταν ανανεώνετε ένα βιβλίο εργασίας σε λειτουργία προβολής, απλώς ενημερώνετε τα δεδομένα που εμφανίζονται στο βιβλίο εργασίας. Αυτό μπορείτε να το κάνετε σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης ή σε Excel, σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση (όχι επεξεργασία). Σε αυτή την περίπτωση, το βιβλίο εργασίας δεν παρακολουθείται ως αρχείο που έχει αλλάξει. Αυτό σημαίνει ότι στη θέση όπου είναι αποθηκευμένο το βιβλίο εργασίας, τα διαπιστευτήρια χρήστη δεν εμφανίζονται ως κάποιος που επεξεργάστηκε πρόσφατα το βιβλίο εργασίας. |
Λειτουργία επεξεργασίας Όταν ανανεώνετε ένα βιβλίο εργασίας σε λειτουργία επεξεργασίας, ανοίγετε το βιβλίο εργασίας για επεξεργασία (είτε σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης είτε σε Excel ). Το βιβλίο εργασίας παρακολουθείται ως τροποποιημένο αρχείο. Αυτό σημαίνει ότι τα διαπιστευτήρια χρήστη εμφανίζονται ως κάποιο άτομο που επεξεργάστηκε πρόσφατα το βιβλίο εργασίας. Εάν επεξεργάζεστε ένα βιβλίο εργασίας και ανανεώσετε τα δεδομένα, οι αλλαγές σας αποθηκεύονται αυτόματα μετά την ανανέωση δεδομένων. Όλα τα άτομα που έχουν δικαιώματα προβολής του βιβλίου εργασίας θα βλέπουν τις αλλαγές σας μόλις αποθηκεύεται το βιβλίο εργασίας. |
Ορισμός επιλογών ανανέωσης δεδομένων στο Excel
Πρέπει να χρησιμοποιήσετε Excel για να ορίσετε συνδέσεις εξωτερικών δεδομένων για ένα βιβλίο εργασίας. Δεν μπορείτε να ορίσετε τέτοιου είδους ρυθμίσεις κατά την προβολή ενός βιβλίου εργασίας σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Οι ρυθμίσεις που καθορίζετε χρησιμοποιώντας Excel διατηρούνται κατά τη δημοσίευση ενός βιβλίου εργασίας σε μια βιβλιοθήκη SharePoint.
Για να καθορίσετε επιλογές ανανέωσης δεδομένων, επιλέξτε το κουμπί Ιδιότητες για μια συγκεκριμένη σύνδεση δεδομένων στο Excel. Ο παρακάτω πίνακας παρέχει μια σύντομη περιγραφή των διαφόρων επιλογών ανανέωσης δεδομένων που μπορείτε να επιλέξετε.
|
Επιλογή "Ανανέωση" |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Ανανέωση κάθε __λεπτά |
Αυτή η επιλογή έχει ως αποτέλεσμα το βιβλίο εργασίας να επιχειρεί να ανανεώσει τα δεδομένα σε χρονικά διαστήματα που καθορίζετε (σε λεπτά). |
|
Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου |
Αυτή η επιλογή έχει ως αποτέλεσμα το βιβλίο εργασίας να επιχειρεί να ανανεώνει δεδομένα αυτόματα όταν ανοίγει το βιβλίο εργασίας. |
|
Ανανέωση αυτής της σύνδεσης κατά την ανανέωση όλων |
Όταν είναι επιλεγμένο, αυτή η επιλογή ανανεώνει τα δεδομένα όταν εσείς ή άλλοι χρήστες κάνετε κλικ στο κουμπί Ανανέωση όλων. Όταν δεν είναι επιλεγμένο, αυτή η επιλογή δεν επιτρέπει σε αυτήν τη σύνδεση να ανανεώνει δεδομένα όταν εσείς ή άλλοι χρήστες κάνετε κλικ στο κουμπί Ανανέωση όλων. Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να αποφύγετε σφάλματα ανανέωσης δεδομένων, όπως σφάλματα χρονικού ορίου για μια συγκεκριμένη σύνδεση στο Excel Services. |
Τι πρέπει να κάνετε εάν αποτύχει η ανανέωση δεδομένων
Ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης των παραμέτρων του περιβάλλοντός σας, ενδέχεται να μην προκύψει ανανέωση δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν κάποιος δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας που χρησιμοποιεί ασφαλείς συνδέσεις εξωτερικών δεδομένων σε διακομιστές εσωτερικής εγκατάστασης, αυτές οι συνδέσεις δεδομένων πιθανότατα δεν θα λειτουργούν στο Microsoft 365. Εάν αντιμετωπίσετε μια κατάσταση όπου δεν μπορείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης, δοκιμάστε να ανοίξετε το βιβλίο εργασίας σε Excel.
Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή SharePoint.
