Αναδρομές στο Microsoft Whiteboard

1. Το Teams μπορεί να παρέχει ειλικρινή σχόλια  

Μια αναδρομική συνάντηση προσκαλεί όλα τα μέλη της ομάδας να μοιραστούν τις γνώσεις τους στο τέλος του ορόσημου. Τι πήγε καλά; Τι δεν πήγε τόσο καλά; Τι μπορούμε να βελτιώσουμε; Τα αναδρομικά θα πρέπει να παρέχουν την ευκαιρία σε όλους να χρησιμοποιήσουν τον πίνακα για να μοιραστούν τις απόψεις τους. Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να είναι ειλικρινής και να κάνει διερευνητικές ερωτήσεις για να βρει τις βαθύτερες αιτίες.  

2. Συζητήστε για το καλό, το κακό και το άσχημο 

Αν και είναι εύκολο να παρασυρθούμε στη δουλειά και να επικεντρωθούμε στην ολοκλήρωση εργασιών, μερικές φορές ξεχνάμε να εξετάσουμε τον τρόπο με τον οποίο ολοκληρώνουμε τη δουλειά. Υπάρχει πάντα κάτι στα παρασκήνια που μπορεί να προκαλέσει ένταση στους ανθρώπους και μπορεί να μην λειτουργεί κάθε διαδικασία τόσο αποτελεσματικά όσο προβλέπεται. Όταν αυτό το είδος σχολίων εμφανίζονται σε αναδρομικά έργα, ήρθε η ώρα για την ομάδα να αντιμετωπίσει αυτές τις προκλήσεις και να συνεργαστεί για να βρει τις καλύτερες λύσεις.  

3. Ανεβάστε το παιχνίδι συνεργασίας σας  

Ορίστε έναν ρυθμό για τη διεξαγωγή τακτικών αναδρομικών στην ομάδα σας. Όσο περισσότερο αξιολογεί η ομάδα τις διαδικασίες της και ενεργεί με βάση τις βελτιώσεις που πρέπει να γίνουν, τόσο καλύτερο είναι το αποτέλεσμα. Υπάρχουν πολλές μέθοδοι για την εκτέλεση μιας αναδρομικής. Το Teams ενθαρρύνεται να χρησιμοποιήσει διάφορες μεθόδους για να διατηρήσει τη συνεργασία ανανεωμένη και παραγωγική.  

Προετοιμάστε τον πίνακα εκ των προτέρων

1. Προγραμματίστε μια σύσκεψη Microsoft Teams. 

2. Μεταβείτε στη σύσκεψη του Teams και επιλέξτε Whiteboard από τη λίστα στο επάνω μέρος της σύσκεψης.  Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό δημιουργώντας έναν πίνακα και κοινοποιώντας τον σύνδεσμο στην εφαρμογή των Windows Whiteboard ή στο πρόγραμμα περιήγησης στη διεύθυνση whiteboard.office.com.

3. Στον πίνακα Δημιουργία, επιλέξτε Πρότυπα > Αναδρομική και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα πρότυπο.

4. Προσθέστε τους στόχους σας για τη συνεδρία και, στη συνέχεια, σημειώστε όλα τα άλλα κατάλληλα.

5. Μοιραστείτε έναν σύνδεσμο προς τον πίνακα εάν άλλοι σας βοηθούν να προετοιμαστείτε. 

Κατά τη διάρκεια της περιόδου λειτουργίας

1. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες έχουν τον σύνδεσμο σύσκεψης Teams.

2. Μόλις ξεκινήσει η σύσκεψη, μοιραστείτε τον πίνακα από το δίσκο κοινής χρήσης ή στείλτε έναν σύνδεσμο προς τον πίνακα από την εφαρμογή Whiteboard ή από το whiteboard.office.com.

3. Εισαγάγετε τον στόχο της συνεδρίας και βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι εξοικειωμένοι με τη χρήση του Whiteboard.

4. Σκεφτείτε πώς θα θέλατε να οργανώσετε τη συνεδρία (για παράδειγμα, αποκλειστικά χρώματα αυτοκόλλητων σημειώσεων για συγκεκριμένα άτομα, συγκεκριμένες αντιδράσεις που αντιπροσωπεύουν διαφορετικές ιδέες κ.λπ.).

5. Κατά τη διάρκεια της αναδρομικής, ενθαρρύνετε τη συμμετοχή με αυτοκόλλητες σημειώσεις και αντιδράσεις. 

6. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Σήκωσε το χέρι" στο Teams για να οργανώσεις τη σειρά με την οποία θα μιλήσουν οι συμμετέχοντες.

7. Παρακολουθήστε την ώρα για να βεβαιωθείτε ότι η περίοδος λειτουργίας είναι σε καλό δρόμο.

Μετά την περίοδο λειτουργίας

1. Στείλτε ένα μήνυμα στους συμμετέχοντες με τη σύνδεση προς τον πίνακα, ώστε όλοι οι χρήστες να έχουν πρόσβαση ή υπενθυμίστε τους ότι μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον πίνακα με τον δικό τους επιλογέα πίνακα του Whiteboard.

2. Αν θέλετε να στείλετε ένα συνοπτικό στιγμιότυπο του πίνακα, μπορείτε να εξαγάγετε μια εικόνα PNG για κοινή χρήση από το μενού Ρυθμίσεις.

3. Μεταφέρετε την εργασία για τα επόμενα βήματα στο εργαλείο παρακολούθησης της επιλογής σας για να αναλάβετε δράση και να μετρήσετε την πρόοδο.

Πολύ απασχολημένος για να συγκεντρωθούν όλοι; Εκτελέστε τη συνεδρία ασύγχρονα

1. Ανοίξτε έναν νέο πίνακα και επιλέξτε το κατάλληλο αναδρομικό πρότυπο.

2. Γράψτε σαφείς οδηγίες στον πίνακα.

3. Αν χρειάζεται, δημιουργήστε ένα υπόμνημα για να ορίσετε τι σημαίνουν ορισμένα χρώματα ή αντιδράσεις αυτοκόλλητων σημειώσεων στον πίνακα.

4. Μοιραστείτε τον πίνακα με έναν σύνδεσμο μέσω του Microsoft Teams ή μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και δώστε μια ημερομηνία λήξης για την παροχή σχολίων.

5. Εξαγάγετε μια εικόνα PNG του πίνακα από το μενού Ρυθμίσεις για να μοιραστείτε μια σύνοψη των ευρημάτων με την ομάδα.

Αναδρομικές βέλτιστες πρακτικές 

1. Οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να διευκολύνει μια αναδρομική.

2. Προγραμματίστε την αναδρομική στο τέλος κάθε σπριντ ή ορόσημο. 

3. Τα αναδρομικά θα πρέπει να είναι μια ευκαιρία να συζητήσουμε ανοιχτά τις πραγματικότητες, χωρίς φόβο κρίσης. 

4. Ο κύριος στόχος μιας αναδρομικής είναι να βγει από τη συνάντηση με πειράματα βελτίωσης που θα δοκιμαστούν στο επερχόμενο σπριντ ή ορόσημο. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:

• Δοκιμή νέων εργαλείων συνεργασίας για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συναντήσεων με απομακρυσμένα μέλη της ομάδας. 

• Βελτίωση της αποτελεσματικότητας της βελτίωσης του ανεκτέλετου προϊόντος. 

• Προσαρμογή των ορίων εύρους ζώνης της ομάδας ώστε να αντικατοπτρίζει καλύτερα τη διαθεσιμότητα των μελών της ομάδας κατά τη διάρκεια του σπριντ ή του ορόσημου (για παράδειγμα, εάν δεν αφιερώθηκε αρκετός χρόνος για την επίλυση επειγόντων σφαλμάτων ή προβλημάτων).