In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die von einer Abfrage zurückgegebenen Daten in Access zählen. Beispielsweise können Sie in einem Formular oder Bericht die Anzahl der Elemente in einem oder mehreren Tabellenfeldern oder Steuerelementen zählen. Sie können auch Durchschnittswerte berechnen und die kleinsten, größten, frühesten und neuesten Werte ermitteln. Darüber hinaus stellt Access ein Feature namens Total Row bereit, mit dem Sie Daten in einem Datenblatt zählen können, ohne den Entwurf ihrer Abfrage ändern zu müssen.
Inhalt dieses Artikels
Grundlegendes zum Datenzählverfahren
Sie können die Anzahl der Elemente in einem Feld (einer Spalte mit Werten) mit der Count-Funktion zählen. Die Count-Funktion gehört zu einer Reihe von Funktionen, die als Aggregatfunktionen bezeichnet werden. Sie verwenden Aggregatfunktionen, um eine Berechnung für eine Datenspalte durchzuführen und einen einzelnen Wert zurückzugeben. Access stellt zusätzlich zu Count eine Reihe von Aggregatfunktionen bereit, z. B.:
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Summe, um in einer Spalte mit Zahlen die Summe zu berechnen.
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Mittelwert, um in einer Spalte mit Zahlen den Mittelwert zu berechnen.
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Maximum, um den höchsten Wert in einem Feld zu ermitteln.
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Minimum, um den niedrigsten Wert in einem Feld zu ermitteln.
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Standardabweichung, um zu ermitteln, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen.
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Varianz, um die statistische Varianz aller Werte in der Spalte zu ermitteln.
Access bietet zwei Möglichkeiten zum Hinzufügen von Count - und anderen Aggregatfunktionen zu einer Abfrage. Sie können folgende Aufgaben ausführen:
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Öffnen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht, und fügen Sie eine Ergebniszeile hinzu. Mit der Gesamtzeile können Sie eine Aggregatfunktion in einer oder mehreren Spalten eines Abfrageresultsets verwenden, ohne den Entwurf der Abfrage ändern zu müssen.
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Erstellen Sie eine Gesamtsummenabfrage. Eine Gesamtsummenabfrage berechnet Teilergebnisse für Gruppen von Datensätzen. Wenn Sie beispielsweise alle Umsätze nach Stadt oder Quartal zwischensummen möchten, verwenden Sie eine Gesamtsummenabfrage, um Ihre Datensätze nach der gewünschten Kategorie zu gruppieren und dann die Umsatzzahlen zusammenzufassen. Im Gegensatz dazu berechnet eine Ergebniszeile Gesamtsummen für eine oder mehrere Spalten (Felder) von Daten.
Hinweis: In den Schrittanleitungsabschnitten in diesem Dokument wird die Verwendung der Count-Funktion hervorgehoben, aber denken Sie daran, dass Sie andere Aggregatfunktionen in Ihren Gesamtzeilen und Abfragen verwenden können. Weitere Informationen zur Verwendung der anderen Aggregatfunktionen finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Referenz zu Aggregatfunktionen .
Weitere Informationen zu Verwendungsmöglichkeiten der anderen Aggregatfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.
Die Schritte in den folgenden Abschnitten erklären das Hinzufügen einer Ergebniszeile und das Verwenden einer Gesamtsummenabfrage zum Zählen von Daten. Denken Sie daran, dass die Funktion Anzahl bei einer größeren Zahl von Datentypen funktioniert als andere Aggregatfunktionen. Beispielsweise können Sie die Funktion Anzahl für Felder jeder Art ausführen, außer für Felder, die komplexe, sich wiederholende Skalardaten enthalten, wie z. B. Felder mit mehrwertigen Listen.
Im Gegensatz dazu sind viele der Aggregatfunktionen nur bei Daten in Feldern funktionsfähig, für die ein bestimmter Datentyp festgelegt ist. Beispielsweise funktioniert die Funktion Summe nur bei Feldern, für die der Datentyp "Zahl", "Dezimal" oder "Währung" festgelegt ist. Weitere Informationen zu Datentypen, die bei den einzelnen Funktionen erforderlich sind, finden Sie unter Übersicht der Aggregatfunktionen weiter unten in diesem Artikel.
Allgemeine Informationen zu Datentypen finden Sie im Artikel Ändern der Datentypeinstellung für ein Feld.
Zählen von Daten mithilfe einer Ergebniszeile
Sie fügen einer Abfrage eine Ergebniszeile hinzu, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht öffnen, die Zeile hinzufügen und dann die Funktion Anzahl oder eine andere Aggregatfunktion auswählen, z. B. Summe, Minimum, Maximum oder Mittelwert. Die Schritte in diesem Abschnitt erklären, wie Sie eine allgemeine Auswahlabfrage erstellen und eine Ergebniszeile hinzufügen.
Erstellen einer allgemeinen Auswahlabfrage
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Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf die Tabelle(n), die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
Die ausgewählten Tabellen werden als Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt. In der folgenden Abbildung ist eine typische Tabelle im Abfrage-Designer dargestellt:
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Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.
Sie können Felder mit beschreibenden Daten einschließen, z. B. Namen und Beschreibungen. Sie müssen jedoch in jedem Fall das Feld einschließen, das die zu zählenden Werte enthält.
Jedes Feld wird als Spalte im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.
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Sie können gegebenenfalls wieder zur Entwurfsansicht wechseln und die Abfrage anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Sie können die Abfrage dann nach Bedarf anpassen, indem Sie Tabellenfelder hinzufügen oder entfernen. Wählen Sie zum Entfernen eines Felds die Spalte im Entwurfsbereich aus, und drücken Sie ENTF.
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Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf.
Hinzufügen einer Ergebniszeile
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Öffnen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Datenblattansicht.
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage. Die Abfrage wird dann ausgeführt, und die Ergebnisse werden in ein Datenblatt geladen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.
Eine neue Zeile Ergebnis wird unter der letzten Datenzeile im Datenblatt aufgeführt.
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Klicken Sie in der Zeile Ergebnis auf das Feld, das Sie addieren möchten, und wählen Sie dann Anzahl in der Liste aus.
Ausblenden einer Ergebniszeile
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.
Weitere Informationen zur Verwendung einer Ergebniszeile finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.
Zählen von Daten mithilfe einer Gesamtsummenabfrage
Wenn Sie einige oder alle der Datensätze zählen müssen, die von einer Abfrage zurückgegeben werden, können Sie Daten auch zählen, indem Sie anstatt einer Ergebniszeile eine Gesamtsummenabfrage verwenden. Sie können z. B. die Anzahl der Verkaufstransaktionen zählen oder die Anzahl der Transaktionen in einer bestimmten Stadt.
In der Regel verwenden Sie eine Gesamtsummenabfrage anstatt einer Ergebniszeile, wenn Sie den resultierenden Wert in einem anderen Bereich der Datenbank (z. B. einem Bericht) verwenden müssen.
Zählen aller Datensätze in einer Abfrage
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Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf die Tabelle, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
Die Tabelle wird in einem Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.
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Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und stellen Sie sicher, dass Sie das Feld einschließen, das Sie zählen möchten. Sie können Felder der meisten Datentypen zählen, wobei die Ausnahme Felder sind, die komplexe, sich wiederholende Skalardaten enthalten, z. B. ein Feld mit mehrwertigen Listen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.
Die Zeile Ergebnis wird im Entwurfsbereich und Gruppierung wird in der Zeile für die einzelnen Felder in der Abfrage angezeigt.
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Klicken Sie in der Zeile Ergebnis auf das Feld, das Sie zählen möchten, und wählen Sie Anzahl in der resultierenden Liste aus.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.
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Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf.
Zählen von Datensätzen in einer Gruppe oder Kategorie
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Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf die Tabelle(n), die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
Die Tabelle oder die Tabellen werden in einem Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.
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Doppelklicken Sie auf das Feld, das die Kategoriedaten enthält, und auch auf das Feld mit den zu zählenden Werten. Die Abfrage kann keine weiteren beschreibenden Felder enthalten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.
Die Zeile Ergebnis wird im Entwurfsbereich und Gruppierung wird in der Zeile für die einzelnen Felder in der Abfrage angezeigt.
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Klicken Sie in der Zeile Ergebnis auf das Feld, das Sie zählen möchten, und wählen Sie Anzahl in der resultierenden Liste aus.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.
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Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf.
Übersicht der Aggregatfunktionen
In der folgenden Tabelle sind die Aggregatfunktionen und deren Beschreibung aufgeführt, die in Access in der Ergebniszeile und in Abfragen verwendet werden können. In Access stehen für Abfragen mehr Aggregatfunktionen bereit als für die Ergebniszeilen.
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Funktion |
Beschreibung |
Verwendung mit Datentyp(en) |
|---|---|---|
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Summe |
Addiert die Elemente in einer Spalte. Funktioniert nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung". |
Zahl, Dezimal, Währung |
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Mittelwert |
Berechnet den Mittelwert für eine Spalte. Die Spalte muss Daten vom Datentyp "Zahl", "Währung" oder "Datum/Uhrzeit" enthalten. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert. |
Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit |
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Anzahl |
Zählt die Anzahl von Elementen in einer Spalte. |
Alle Datentypen außer denen, die komplexe, sich wiederholenden Skalardaten enthalten, wie z. B. eine Spalte mit Mehrfachwertlisten. Weitere Informationen zu mehrwertigen Listen finden Sie im Artikel Erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds. |
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Maximum |
Gibt das Element mit dem höchsten Wert zurück. Bei Textdaten ist der höchste Wert der letzte alphabetische Wert, und Access ignoriert die Groß-/Kleinschreibung. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert. |
Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit |
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Minimum |
Gibt das Element mit dem niedrigsten Wert zurück. Bei Textdaten ist der niedrigste Wert der erste alphabetische Wert, und Access ignoriert die Groß-/Kleinschreibung. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert. |
Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit |
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Standardabweichung |
Misst, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt. |
Zahl, Dezimal, Währung |
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Varianz |
Misst die statistische Varianz aller Werte in der Spalte. Diese Funktion kann nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung" verwendet werden. Falls die Tabelle weniger als zwei Zeilen enthält, gibt Access einen NULL-Wert zurück. Weitere Informationen zu Varianzfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt. |
Zahl, Dezimal, Währung |
