Sie können es zugeben – Sie haben eine Microsoft Excel-Tabelle verwendet, um Ihre Projekte zu verwalten, und Sie sehen keinen guten Grund, sich zu ändern. Sie sind nicht allein.
Es ist verlockend, einen Projektplan in Excel zu starten, da er Ihnen dabei hilft, alle Ihre Projekte schnell aufzulisten, sie wie gewünscht anzuordnen und sogar etwas zu erstellen, das einem Gantt-Diagrammansicht ähnelt. Ein Arbeitsblatt ist jedoch zu kurz, wenn es um die Berechnung von Änderungen an Ihrem Projekt geht.
Wenn Sie mehrere Projekte, unterbrochene Zeitpläne und freigegebene Ressourcen miteinander ins Spiel kommen, wird das Verwalten eines Zeitplans in einer Kalkulationstabelle zu einer überwältigenden Aufgabe. Mit seiner dynamischen Planungs-Engine, Ressourcenverwaltungstools und der Unterstützung für eine bessere Kommunikation kann Microsoft Project Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben.
Inhalt dieses Artikels
Nutzen der unternehmensweiten Ressourcenverwaltung
Was geschieht, wenn Sie Kalkulationstabellen zum Nachverfolgen von Projekten verwenden, wenn eine einzelne Ressource mehreren Projekten zugewiesen wird? Sie müssen Ressourcen außerhalb Ihres Projektplans manuell oder mit einem Drittanbieterprogramm verwalten. Ressourcen werden häufig unbeabsichtigt überlastet, und Sie können viel Zeit damit verbringen, die Arbeit neu zu planen.
Mithilfe von Microsoft Project Server können alle Projekte in Ihrem organization aus einem zentralen unternehmensweiten Ressourcenpool. Dadurch können Projektmanager schnell die Verfügbarkeit einer Ressource sehen, bevor sie diese Ressource einem Vorgang zuweisen.
Lassen Sie Project die Auswirkungen von Datumsänderungen berechnen
Angenommen, Sie haben ein Projekt in einer Kalkulationstabelle nachverfolgt. Dieses Projekt verfügt über eine Aufgabe, die erst gestartet werden kann, wenn ein anderes Projekt eine bestimmte Lieferumfang erzeugt. Diese Lieferung ist für den 18. Juni geplant. Es ist jetzt der 25. Juni, und Sie warten noch darauf. Wie lange dauert es, ihr Arbeitsblatt mit einem neuen Datum für die Aufgabe zu aktualisieren, die von diesem Lieferumfang abhängt? Vielleicht nicht lange, wenn sich die Aufgabe dem Ende des Projekts nähert, aber was ist, wenn sie sich kurz vor dem Anfang befindet? Und was, wenn Ihr Projekt weit über 50 Aufgaben umfasst? Über 100 Aufgaben?
Project kann Ihnen helfen, Ihren Projektzeitplan und Ihre Ressourcenzuweisungen mit der dynamischen Planungs-Engine schnell anzupassen. Sie behandelt eine Datumsänderung und deren Auswirkungen nahtlos, wobei alle Abhängigkeiten, Lieferumfang und Ressourcenzuweisungen berücksichtigt werden. Es berechnet nicht nur den Zeitplan automatisch neu, sondern in Project werden auch die geänderten Datumsangaben hervorgehoben, sodass Sie die Auswirkungen der einzelnen Planverschiebungen schnell erkennen können.
Verwenden flexibler Berichterstellungsmethoden
Sie haben in zehn Minuten eine spontane Besprechung mit Ihrem Vorgesetzten, um die status Ihres Projekts zu besprechen. Sie möchten einen Bericht über den Fortschritt Ihres Projekts mitbringen, aber so kurzfristig ist das Beste, was Sie tun können, das Arbeitsblatt zu drucken und zu hoffen, dass alle Daten korrekt sind. Sie möchten Ihrem Vorgesetzten einen stabileren Bericht zu Ihrem Projekt zur Verfügung stellen, aber dies ist so kurzfristig nicht möglich, wenn Sie eine Kalkulationstabelle verwenden.
Mit Project können Sie schnell einen visuellen Bericht generieren, der eine Vorlage verwendet, die die Daten in ein Pivotdiagramm in Microsoft Visio Professional exportiert. Sie können auswählen, welche Felder Sie im Bericht hervorheben möchten, einschließlich aller benutzerdefinierten Felder, die Sie für Ihr Projekt eingerichtet haben, und einen sauber, präzisen Bericht für Ihre Besprechung mit der Geschäftsleitung präsentieren.
Integrieren in Excel
Indem Sie Ihre Projektdaten nach Excel exportieren, können Sie weiterhin die leistungsstarke Tabellenkalkulationsfunktionalität nutzen und gleichzeitig project nutzen, um den Zeitplan und die Ressourcen Ihres Projekts nachzuverfolgen. Sie können auch Excel-Daten in Ihren Projektplan importieren oder einbetten.
