Wenn Sie eine Tabelle öffnen oder die Ergebnisse einer Abfrage anzeigen, zeigt Access die Tabelle oder das Abfrageergebnis in der Datenblattansicht an. Tabellendaten oder Abfrageergebnisse, die in der Datenblattansicht angezeigt werden, werden im Allgemeinen als Datenblatt bezeichnet. Sie können die Darstellung eines Datenblatts anpassen, um bestimmte Daten anzuzeigen, die als einfacher Bericht verwendet werden können.
Inhalt dieses Artikels
Weitere Informationen zu Datenblättern
Ein Datenblatt ist die visuelle Darstellung der Daten, die in einer Tabelle enthalten sind, oder der Ergebnisse, die von einer Abfrage zurückgegeben werden. Es zeigt die Felder für jeden Datensatz aus einem Tabellen-, Formular- oder Abfrageergebnis in einem tabellarischen Format (Zeile und Spalte) an, wie hier gezeigt.
Standardmäßig werden Tabellen und Abfragen in der Datenblattansicht geöffnet. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf eine Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Öffnen , um die Tabelle oder Abfrage als Datenblatt zu öffnen.
Wenn Sie bestimmte Formate auf Zeilen und Spalten anwenden oder eine Ergebniszeile hinzufügen, kann ein Datenblatt auch als einfacher Bericht dienen.
Organisieren von Daten durch Ändern und Verschieben von Spalten oder Zeilen
Sie können Daten organisieren, um die Anzeige des Datenblatts zu erleichtern oder nur die erforderlichen Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt anzuzeigen. In diesem Abschnitt werden verschiedene Möglichkeiten gezeigt, wie Sie dies erreichen können.
Ändern der Größe von Spalten oder Zeilen
Manchmal passen nicht alle Spalten in einem Datenblatt auf Ihren Bildschirm oder Ausdruck, oder einzelne Spalten belegen möglicherweise mehr Platz, als sie für ihren Inhalt benötigen. Darüber hinaus können Sie die Höhe der Zeilen ändern, damit Text, der nicht in eine Spalte passt, in einer neuen Zeile fortgesetzt werden kann.
Nachdem Sie eine Tabelle, Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie entweder die Größe der einzelnen Spalten manuell ändern oder die Größe einer Spalte automatisch an ihren Inhalt anpassen.
Manuelles Ändern der Größe einer Spalte
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Positionieren Sie den Zeiger am Rand der Spalte, deren Größe Sie ändern möchten.
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Wenn der Mauszeiger zu einem Pfeil mit doppelter Spitze wird, ziehen Sie den Rand der Spalte, bis sie die gewünschte Größe aufweist.
Automatisches Ändern der Größe einer Spalte
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Um die Größe einer Spalte so zu ändern, dass sie am besten zu ihrem Inhalt passt, positionieren Sie den Zeiger am Rand der Spalte, die Sie ändern möchten.
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Wenn der Zeiger zu einem Pfeil mit doppelter Spitze wird, doppelklicken Sie auf den Rand der Spalte.
Ändern der Größe mehrerer Spalten
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Um die Größe mehrerer Spalten gleichzeitig zu ändern, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, wählen Sie mehrere angrenzende Spalten aus, und ändern Sie dann die Größe der ausgewählten Spalten. Sie können auch das gesamte Datenblatt auswählen und die Größe aller Spalten ändern.
Ändern der Größe von Zeilen
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Um die Zeilengröße zu ändern, positionieren Sie den Zeiger zwischen zwei beliebigen Datensatzselektoren im Datenblatt, und ziehen Sie, bis die Zeilen die gewünschte Größe aufweisen.
Sie können die Größe jeder Zeile nicht einzeln ändern. Wenn Sie die Größe einer Zeile ändern, wird die Größe aller Zeilen geändert.
Ändern der Größe von Zeilen in die Standardhöhe
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Um die Größe von Zeilen auf die Standardhöhe zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datensatzauswahl, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zeilenhöhe .
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Aktivieren Sie im Dialogfeld Zeilenhöhe das Kontrollkästchen Standardhöhe , und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis: Sie können Änderungen an der Breite einer Spalte oder der Zeilenhöhe nicht rückgängig machen, indem Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Rückgängig klicken. Um Änderungen rückgängig zu machen, schließen Sie das Datenblatt, und klicken Sie dann auf Nein , wenn Sie aufgefordert werden, Ihre Änderungen am Layout des Datenblatts zu speichern. Wenn Sie auf Nein klicken, werden auch alle anderen Layoutänderungen rückgängig gemacht, die Sie vorgenommen haben.
Verschieben einer Spalte
Sie können die Reihenfolge der Spalten in einem Datenblatt schnell ändern, indem Sie die Spalten an verschiedene Positionen innerhalb des Datenblatts ziehen. Sie können dies beispielsweise tun, um sicherzustellen, dass eine bestimmte Spalte immer in der Ansicht bleibt.
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Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um eine Spalte auszuwählen, oder halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, um mehrere angrenzende Spalten auszuwählen, und ziehen Sie dann die Spalte oder Spalten an eine neue Position.
Umbenennen einer Spalte
Es kann vorkommen, dass Sie eine Spalte umbenennen möchten, damit sie die darin enthaltenen Daten besser beschreibt. Wenn beispielsweise eine Spalte mit E-Mail-Adressen den Namen EMAdd trägt, können Sie die Spaltenüberschrift leichter verständlich machen, indem Sie sie in E-Mail-Adresse ändern. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Überschrift der Spalte, klicken Sie im Kontextmenü auf Spalte umbenennen , und geben Sie dann den neuen Namen ein. Geben Sie beispielsweise E-Mail-Adresse ein.
Ein- oder Ausblenden von Spalten
Wenn Sie nur bestimmte Spalten für Ihr Datenblatt anzeigen oder drucken möchten, können Sie die Spalten ausblenden, die nicht angezeigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise mit einer Datenbank mit Kontaktinformationen arbeiten, möchten Sie möglicherweise nur den vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse für jeden Kontakt anzeigen. Sie können diese Ansicht erstellen, indem Sie alle anderen Spalten ausblenden.
Ausblenden von Spalten
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Klicken Sie auf die Überschrift für die Spalte, die Sie ausblenden möchten.
Um angrenzende Spalten auszuwählen, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie auf zusätzliche Spaltenüberschriften.
Hinweis: Nicht zusammenhängende Spalten können nicht ausgewählt werden. Wählen Sie alle zusätzlichen Spalten aus, und blenden Sie diese separat aus.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Felder ausblenden .
Spalten anzeigen
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Felder einblenden .
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Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
Ändern des Stils und der Hintergrundfarbe von Gitternetzlinien
Wenn Sie ein Datenblatt verwenden, können Sie die Darstellung der Daten verbessern, indem Sie die Formate ändern, z. B. die Formatvorlage für Gitternetzlinien oder die Hintergrundfarbe, oder indem Sie verschiedene Farben für abwechselnde Zeilen erstellen.
Festlegen der Formatvorlage für Gitternetzlinien
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Gitternetzlinien .
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Klicken Sie auf die gewünschte Formatvorlage für Gitternetzlinien.
Festlegen der Hintergrundfarbe
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Hintergrundfarbe .
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Klicken Sie auf die gewünschte Hintergrundfarbe.
Ändern der Hintergrundfarbe von abwechselnden Zeilen
Sie können die Hintergrundfarbe von abwechselnden Zeilen in einem Datenblatt unabhängig von der Standardhintergrundfarbe festlegen. Indem Sie eine abwechselnde Hintergrundfarbe festlegen, können Sie die Unterscheidung zwischen angrenzenden Zeilen vereinfachen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Alternative Zeilenfarbe .
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Klicken Sie auf die Hintergrundfarbe, die Sie anwenden möchten.
Ändern des Textformats
Nachdem Sie eine Tabelle, Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie die Darstellung des Texts einschließlich der Formatierung ändern. Beachten Sie, dass Ihre Änderungen für das gesamte Datenblatt gelten. Wenn Ihre Änderungen beim nächsten Öffnen des Datenblatts automatisch angezeigt werden sollen, denken Sie daran, auf Ja zu klicken, wenn Sie das Datenblatt schließen und aufgefordert werden, die Änderungen am Layout zu speichern.
Sie verwenden die zusätzlichen Befehle in der Gruppe Textformatierung auf der Registerkarte Start , um Änderungen an den Schriftartmerkmalen im Datenblatt vorzunehmen.
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Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Datenblatt.
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Führen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
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Um die Schriftart zu ändern, geben Sie eine Schriftart in das Feld Schriftart ein, oder klicken Sie darauf.
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Um den Schriftgrad zu ändern, geben Sie im Feld Schriftgrad einen Schriftgrad ein, oder klicken Sie darauf.
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Um den Schriftschnitt zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Fett, Kursiv oder Unterstrichen (oder auf eine beliebige Kombination der drei).
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Um die Schriftfarbe zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Schriftfarbe , und wählen Sie dann eine Farbe aus der Palette aus.
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Zusammenfassen von Daten durch Hinzufügen einer Ergebniszeile
Durch Hinzufügen einer Ergebniszeile zu einem Datenblatt können Sie schnell die berechnete Summe für eine Spalte sehen. Zusätzlich zum Summieren einer Datenspalte können Sie die Zeile Gesamt verwenden, um andere Berechnungen durchzuführen, z. B. um Mittelwerte zu ermitteln, die Anzahl der Elemente in einer Spalte zu zählen und den Minimal- oder Höchstwert in einer Datenspalte zu ermitteln.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Ergebniszeile anzuzeigen:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.
Am unteren Rand des Datenblatts wird eine neue Zeile mit dem Wort Total in der ersten Spalte angezeigt.
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Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, die sich in derselben Zeile wie die Zelle befindet, die das Wort Total enthält.
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Klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf den Berechnungstyp, den Sie in dieser Zelle anzeigen möchten.
Die Liste der verfügbaren Funktionen oder Berechnungstypen hängt vom Datentyp der Spalte ab. Wenn die Spalte beispielsweise Währungswerte enthält, wird eine Liste von Funktionen angezeigt, die für Währungsberechnungen gelten, z. B. Minimum und Maximum.
Weitere Informationen zur Verwendung der Funktion "Zeilen gesamt" finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt mithilfe einer Ergebniszeile.
Anwenden von Sortierung und Filterung
Es gibt einige zusätzliche schnelle Änderungen, die das Anzeigen oder Drucken Ihres Datenblatts erleichtern können. In der folgenden Abbildung werden beispielsweise die Firmennamen alphabetisch sortiert.
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Klicken Sie zum Anwenden der Sortierung mit der rechten Maustaste auf die Spalte (oder klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift), und klicken Sie dann auf die gewünschte Sortieroption.
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Klicken Sie zum Anwenden eines Filters auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die anzuzeigenden Werte. Alternativ können Sie auf Textfilter oder Zahlenfilter klicken, um detailliertere Filter zu erstellen.
Speichern Von Layoutänderungen
Nachdem Sie das Layout und die Darstellung eines Datenblatts geändert haben, müssen Sie die Änderungen speichern, wenn Sie die Änderungen beim nächsten Öffnen des Datenblatts beibehalten möchten. Wenn Sie ein Datenblatt schließen, nachdem Sie Änderungen am Layout vorgenommen haben, werden Sie aufgefordert, diese Änderungen zu speichern. Wenn Sie auf Ja klicken, werden die Änderungen beim nächsten Öffnen des Datenblatts gespeichert und angewendet. Wenn Sie auf Nein klicken, werden die Änderungen verworfen, und das Datenblatt wird beim nächsten Öffnen mit den Standardlayouteinstellungen (oder den zuletzt gespeicherten Einstellungen) geöffnet.
