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Sie können Ihre Dateien mithilfe der Office-Programme im PDF-Format speichern oder sie nach PDF zu konvertieren oder in professionellen Druckereien drucken zu lassen. Sie brauchen dazu keine anderen Softwareprogramme oder Add-Ins.

Verwenden Sie das PDF-Format, wenn die Datei folgende Merkmale erfüllen soll:

  • Sie sieht auf fast allen Computern gleich aus.

  • Die Größe des Dokuments ist kleiner.

  • Sie entspricht einem Industrieformat.

Beispiele sind Lebensläufe, juristische Dokumente, Newsletter, Dateien, die gelesen (nicht bearbeitet) und gedruckt werden sollen, und Dateien, die für den professionellen Druck bestimmt sind.

Wichtig: 

  • Viele Programme, einschließlich Microsoft Word, haben die Möglichkeit, PDF-Dateien zu öffnen und zu bearbeiten. Das bloße Freigeben einer Datei als PDF reicht nicht aus, um zu gewährleisten, dass der Empfänger die Datei nicht bearbeiten kann.

  • Wenn Sie Ihre Kalkulationstabelle in eine PDF-Datei konvertieren, gehen die internen Links innerhalb der Kalkulationstabelle während der Konvertierung verloren, sodass die Links überprüft werden müssen. Externe Links zu anderen Quellen sind jedoch in Ordnung.

Wählen Sie zum Anzeigen von schrittweisen Anleitungen ein Office-Programm aus der Dropdownliste aus.

Führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus, um Ihre Datei als PDF in Office für Mac zu speichern:

  1. Wählen Sie Datei aus.

  2. Wählen Sie Speichern unter aus.

  3. Wählen Sie unten im Fenster Dateiformat aus.

    Verwenden des "Dateiformat"-Tools in Word im Dialogfeld "Speichern unter", um Dateien in einem anderen Format zu speichern, z. B. als PDF-Datei
  4. Wählen Sie PDF aus der Liste der verfügbaren Dateiformate aus.

  5. Geben Sie Ihrer Datei einen Namen, falls sie noch keinen hat, wählen Sie Exportieren aus.

Hinweis: Wenn Sie Best für den Druck verwenden, werden die Hyperlinks möglicherweise nicht ordnungsgemäß konvertiert. Dies ist ein bekanntes Problem in Word für Mac.

Wichtig: 

Sie können Word, PowerPoint und OneNote für das Web verwenden, um Ihr Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren.

  1. Wählen Sie Datei > Drucken > Drucken aus (in PowerPoint wählen Sie eines von drei Formaten aus).

  2. Wählen Sie im Dropdownmenü unter Drucker die Option Als PDF speichern und dann Speichern aus.

    Option zum Speichern als PDF zum Drucken.

  3. Anschließend können Sie im Explorer Menü, das geöffnet wird, einen Namen für die PDF-Datei benennen und auswählen, wo sie gespeichert werden soll, und dann Speichern auswählen.

Dadurch wird eine standardmäßige PDF-Datei erstellt, in der das Layout und das Format Ihres ursprünglichen Dokuments erhalten bleiben.

Wenn Sie mehr Kontrolle über die Optionen für Ihre PDF benötigen, z. B. das Hinzufügen von Lesezeichen, verwenden Sie die Desktop-App, um Ihr Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren. Wählen Sie In Desktop-App öffnen in der Symbolleiste von PowerPoint und OneNote aus, um mit der Verwendung der Desktop-App zu beginnen, und wählen Sie in Word zuerst die Dropdownliste Bearbeiten und dann In Desktop-App öffnen aus.

Abbildung des Befehls "In Desktop-App öffnen"

Wenn Sie die Desktop-App nicht besitzen, können Sie Microsoft 365 ausprobieren oder kaufen .

Um Ihr Word Dokument oder Ihre Excel-Arbeitsmappe in das PDF-Format unter iOS zu exportieren, tippen Sie oben links auf die Schaltfläche Datei, wählen Sie Exportieren und dann PDF aus.

Tippen Sie auf "Datei" > "Exportieren", um Ihr Dokument nach PDF zu konvertieren.

Portable Document Format (PDF) ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Wenn die Datei im PDF-Format online angezeigt oder gedruckt wird, wird das vorgesehene Format 1:1 beibehalten. Das PDF-Format ist auch hilfreich für Dokumente, die unter Verwendung kommerzieller Druckmethoden vervielfältigt werden sollen. PDF-Dateien werden von vielen Ämtern und Organisationen als gültiges Format akzeptiert, und Anzeigeprogramme sind auf einer größeren Anzahl von Plattformen als für XPS verfügbar.

XML Paper Specification (XPS) ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Das XPS-Format stellt sicher, dass das vorgesehene Format 1:1 beibehalten wird, wenn die XPS-Datei online angezeigt oder gedruckt wird, und dass die Daten in der Datei nicht ohne weiteres geändert werden können.

Wichtig: Die meisten modernen Webbrowser können eine PDF-Datei öffnen und anzeigen. Wenn Sie jedoch über ein älteres Betriebssystem verfügen, benötigen Sie möglicherweise einen PDF-Reader auf Ihrem Gerät, z. B. den Acrobat Reader, der von Adobe Systems erhältlich ist.

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