SharePoint bietet eine skalierbare, funktionsreiche Erfahrung zum Verwalten von Inhalten. Wenn Sie eine große Menge von Dateien verwalten müssen, sollten Sie eine Dokumentcenter-Websitevorlage verwenden. Diese Vorlage ist für umfangreiche Dokumentverwaltung optimiert. Sie kann Zeit sparen und Ihnen helfen, effizienter zu sein. Die Vorlage enthält Versionen, Dokument-IDs, Dokumentensets, Metadatennavigation und Inhaltstypen.
Eine Dokumentcenterwebsite funktioniert in beiden Szenarien:
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Erstellungsumgebung In einer Dokumentcenter-Erstellungsumgebung erstellen und bearbeiten Benutzer Tausende von Dokumenten oder Medienressourcen, die in einem zentralen Repository gespeichert sind.
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Inhaltsarchiv In einem Inhaltsarchiv, z. B. einer Wissensdatenbank, speichern oder zeigen Benutzer Dokumente an.
In diesem Artikel werden die Features einer Dokumentcenter-Websitevorlage erläutert.
Informationen zum Erstellen eines Dokumentcenters finden Sie unter "Verwenden von Vorlagen zum Erstellen unterschiedlicher Arten von SharePoint-Websites".
Was befindet sich auf einer Dokumentcenterwebsite?
Die Dokumentcenter-Websitevorlage enthält Features, die das Erstellen und Verwalten großer Gruppen von Dokumenten einfacher und effizienter machen. In den meisten Fällen kann ein Websitebesitzer jedes dieser Features separat hinzufügen. Die Dokumentcenter-Websitevorlage aktiviert automatisch die empfohlenen Dokumentverwaltungsfeatures. In den folgenden Abschnitten werden diese Features kurz beschrieben.
Ein Dokumentcenter kann als Erstellungsumgebung oder als Inhaltsarchiv genutzt werden. In einer Erstellungsumgebung checken die Benutzer Dateien häufig ein und aus und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien. Die Versionsierung ist aktiviert, und frühere Versionen der einzelnen Dokumente werden beibehalten. Darüber hinaus können Workflows den Lebenszyklus von Dokumenten steuern.
Im Gegensatz dazu erfolgt die Erstellung in einem Inhaltsarchiv nur sehr wenig. Die Benutzer zeigen Dokumente lediglich an oder laden Dokumente herauf. Die Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite unterstützt das Erstellen eines Inhaltsarchivtyps, der als Wissensdatenbank bezeichnet wird. Wissensdatenbanken enthalten normalerweise einzelne Versionen von Dokumenten, und eine Website kann auf Millionen von Dateien skaliert werden. In einem typischen Szenario, z. B. einem technischen Supportcenter für eine große Organisation, greifen möglicherweise Tausende von Personen auf den Inhalt zu, hauptsächlich, um ihn zu lesen. Nur einige würden neue Inhalte auf die Website hochladen.
Die folgenden Elemente beschreiben einige SharePoint-Features, die Sie in eine Dokumentcenterwebsite einfügen können. Zusätzlich zu diesen Funktionen passen einige Organisationen das Aussehen und die Navigation eines Dokumentcenters an. Einige fügen benutzerdefinierte Webparts.
Verwaltete Metadaten sind ein System, das Dokumenten in SharePoint bestimmte Begriffe zu weist. Anschließend können Sie diese Begriffe verwenden, um die Dokumente zu klassifizieren. Sie können metadaten auch verwenden, um ein leistungsfähiges Navigationstool für Benutzer zu erstellen, mit dem sie schnell finden können, was sie suchen.
Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über eine Wissensdatenbank mit Artikeln, die Personen bei der Problembehandlung bei Produkten unterstützen. Sie können Metadatenbegriffe erstellen, mit denen Benutzer Informationen nach Produkt, Problemtyp oder anderen Eigenschaften filtern können.
Auf einer Dokumentcenterwebsite erhält jeder Inhaltsteil eine eindeutige ID, die nicht mit dem Dokumentspeicherort verknüpft ist, z. B. einen URL-Link. Dies bedeutet, dass beim Verschieben oder Umbenennen des Dokuments die ID unverändert bleibt. Sie können die ID verwenden, um einen dauerhaften Link für das Dokument zu erstellen und beschädigte Verknüpfungen auf ein Minimum zu reduzieren.
Versionen werden automatisch auf einer Dokumentcenterwebsite aktiviert. Dies bedeutet, dass Sie automatisch einen Verlauf aller verschiedenen Versionen einer Datei haben. Bei einem Dokumentüberprüfungsprozess bedeutet dies beispielsweise, dass Sie über eine Aufzeichnung aller Aktualisierungen verfügen, die während des Überprüfungszyklus eingegeben wurden. Sie können Updates nachverfolgen, Antwortende kontaktieren und so weiter. Wenn bei der aktuellen Version eines Artikels ein Problem auftritt, können Sie außerdem schnell zur zuletzt bekannten Version zurückkehren.
Ein Inhaltstyp ist eine bestimmte Art von Inhalt zusammen mit einer Gruppe von Einstellungen für den Inhalt. Wenn jemand ein Dokument mit einem definierten Inhaltstyp erstellt, erhält es automatisch alle entsprechenden Einstellungen für diesen Inhaltstyp. Ein Dokumentcenter kann über eine Sammlung von Inhaltstypen verfügen – verschiedene Arten von Dokumenten, Videos, Vorlagen und so weiter.
Die Inhaltsorganisator ist in einer Dokumentcenterwebsite nicht automatisch enthalten, doch werden sie von vielen Benutzern hinzugefügt. Die Inhaltsorganisation ist ein SharePoint-Feature, mit dem Sie die gesamte Organisation und Struktur von Elementen verwalten können. Mithilfe von Metadaten oder Inhaltstypen kann die Inhaltsorganisator Dokumente und andere Elemente automatisch an bestimmte Speicherorte routen. Auf einer Wissensdatenbank könnten Sie beispielsweise dafür verantwortlich sein, dass die Inhaltsorganisator automatisch alle neuen Übermittlungen an eine spezielle Bibliothek weiterreicht, in der Artikel für ein bestimmtes Produkt gesammelt werden.
