Je mehr E-Mails Sie senden und empfangen, desto größer kann Ihr Outlook-Postfach werden. Das Öffnen und Durchsuchen großer Postfächer kann länger dauern, und viele E-Mail-Anbieter, einschließlich Microsoft 365, beschränken die maximale Größe Ihres Postfachs. Wenn Sie eine Meldung erhalten, dass Ihr Postfach die Größenbeschränkung überschritten hat, kann das Löschen von Nachrichten und Ordnern hilfreich sein. Wenn Sie Ihre Informationen jedoch in einer Outlook-Datendatei (PST) oder einer Outlook-Offlinedatendatei (OST) speichern, verkleinern diese Datendatei möglicherweise nicht automatisch.
Hinweis: Wenn Sie ein POP-Konto verwenden, werden alle Ihre E-Mail-Kontoinformationen, einschließlich Ihrer Ordner, E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Kalender und Aufgabeninformationen, in einer Outlook-Datendatei (PST) gespeichert. Wenn Sie ein Microsoft 365-, Exchange-, IMAP- oder Outlook.com-Konto verwenden, wird eine Kopie Ihres Postfachs in einer Outlook-Offlinedatendatei (OST) gespeichert.
Sie können die Datendatei manuell komprimieren, um die Größe Ihrer Outlook-Datendatei (PST) oder der Outlook-Offlinedatendatei (OST) zu reduzieren. Wählen Sie unten Ihre Outlook-Version aus, um Anweisungen zum Reduzieren der Größe einer PST- oder OST-Datei anzuzeigen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Größe Ihres Postfachs zu reduzieren.
Sie können das Tool "Postfachbereinigung " verwenden, um die Größe Ihres Postfachs und einzelner Ordner anzuzeigen. Dieses Tool kann Ihnen auch helfen, nach älteren oder sehr großen Nachrichten zu suchen, die Sie möglicherweise löschen oder in eine Outlook-Datendatei (PST) verschieben möchten.
Häufig ist die Ursache für ein großes Postfach ein großer Ordner "Gelöschte Elemente". Das Tool stellt eine Schaltfläche bereit, um die Größe des Ordners "Gelöschte Elemente" anzuzeigen und den Ordner "Gelöschte Elemente" zu leeren.
Gelegentlich speichert Outlook in Konflikt stehende Elemente in einem Ordner namens Konflikte. Konflikte treten auf, wenn eine Kopie eines elements, das auf Ihrem E-Mail-Server gespeichert ist, nicht mit einer Kopie eines Elements synchronisiert ist, das auf Ihrem lokalen Computer gespeichert ist. Das Postfachbereinigungstool kann diese Konflikte für Sie löschen.
Ausführen des Tools für die Postfachbereinigung
-
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
-
Klicken Sie auf Extras > Postfachbereinigung.
-
Wählen Sie Postfachgröße anzeigen, Elemente suchen, die älter sind, Elemente suchen, die größer als sind, Größe gelöschter Elemente anzeigen, Ordner "Leere gelöschte Elemente ", Größe von Konflikten anzeigen oder Leere Konflikte aus, um die gewünschte Aufgabe auszuführen.
Verwenden der Konversationsbereinigung zum Entfernen redundanter Nachrichten
In einem langen E-Mail-Thread gibt es häufig zahlreiche Nachrichten, die dieselben Informationen wie frühere Nachrichten enthalten. Die Konversationsbereinigung kann diese redundanten Nachrichten automatisch entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Konversationsbereinigung zum Löschen redundanter Nachrichten.
Suchen nach großen Nachrichten
Sie können im Suchfeld von Outlook nach allen Nachrichten suchen, die größer als eine bestimmte Größe sind. Klicken Sie in das Suchfeld, und geben Sie folgendes ein: messagesize:>5 mb. Dadurch werden alle Nachrichten gefunden, die größer als 5 MB sind. Sie können einige oder alle diese Nachrichten löschen oder in eine andere Outlook-Datendatei (PST) verschieben. Weitere Informationen zum Verschieben von Elementen finden Sie unter Verschieben oder Kopieren einer Nachricht zwischen Ordnern.
Wenn Sie Elemente aus einer Outlook-Datendatei (PST) oder einer Outlook-Offlinedatendatei (OST) löschen, komprimiert Outlook die Datei automatisch im Hintergrund während der Leerlaufzeit, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden, Outlook aber weiterhin ausgeführt wird.
Hinweis: Outlook komprimiert die Datei nur, wenn mehr als 20 % des "Leerraums" (nicht verwendeter Speicherplatz) in der Datei vorhanden sind.
Sie können auch die folgenden Schritte ausführen, um den Komprimierungsprozess sofort manuell zu starten, der einige Minuten dauern kann.
-
Löschen Sie alle Elemente, die Sie nicht behalten möchten, und leeren Sie den Ordner Gelöschte Elemente .
-
Klicken Sie > Kontoeinstellungen auf Datei > Kontoeinstellungen.
-
Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen.Hinweis: Wenn Sie ein Exchange- oder Outlook.com-E-Mail-Konto verwenden, müssen Sie zusätzlich auf die Registerkarte Erweitert > Outlook-Datendateieinstellungen klicken.
-
Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei auf Jetzt komprimen , und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine Outlook-Datendatei komprimiert haben.
