Haben Sie jemals eine Phase mit einem Prozess verwechselt? Oder ein Portfolio mit Einem Lieferumfang? Vielleicht nicht, aber die Terminologie des Projektmanagements kann verwirrend sein, und dieser Artikel kann Ihnen helfen, sie zu sortieren.
Inhalt dieses Artikels
Orientierung: Phasen, Prozesse, Portfolios und Produkte
Bei einem Projekt handelt es sich einfach um eine Reihe von Aktivitäten, die nach einem Zeitplan ausgeführt werden und eine Art Ausgabe erzeugen. Einige Projekte stehen allein, ohne dass eine Beziehung zu anderen Arbeiten in einer Organisation vor sich geht. Andererseits sind einige Projekte Teil größerer Anstrengungen, wie Phasen, Prozesse, Programme und Portfolios.
Phasen
Projekte können phasenweise geplant werden, sodass mehrere Projekte, die sich auf dasselbe Ziel beziehen, gemeinsam verwaltet werden können. Beispielsweise hat eine gemeinnützige Organisation jedes Jahr eine Spendenaktion. Um alle der Funktion zugeordneten Projekte zu verwalten, gruppieren sie die Projekte in drei Phasen: Planung, Ereignistag und Nachverfolgung. Jede Phase enthält mehrere Projekte.
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Phase |
Projekte |
Phasenausgabe |
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Planung |
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Abgeschlossenes Ereignisplandokument |
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Ereignistag |
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Ereignis wird wie geplant ausgeführt |
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Follow-Up |
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Abgeschlossenes Post-Mortem-Dokument |
Prozesse
Die Aktivitäten in zwei verschiedenen Projekten können miteinander in Verbindung stehen, um einen Prozess zu bilden. Angenommen, Sie haben zwei Projekte: eines enthält die Aktivitäten, die zum Erstellen eines Callcenter-Ticketingsystems erforderlich sind, und das andere Projekt enthält die Aktivitäten, die zum Einstellen und Trainieren von Supportmitarbeitern für ein Callcenter erforderlich sind.
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Projekt 1 |
Projekt 2 |
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Aktivitäten:
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Aktivitäten:
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Ausgabe: Call center ticketing system |
Ausgabe: Supportmitarbeiter für Callcenter |
Die kombinierten Aktivitäten aus den beiden Projekten bilden einen Prozess zum Einrichten eines Callcenters. Der Prozess verfügt über eine Ausgabe eines voll funktionsfähigen Callcenters.
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Prozess |
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Projekt 1-Aktivitäten:
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Projekt 2-Aktivitäten:
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Prozessausgabe: Voll funktionsfähiges Callcenter |
Programme
Ein Programm ist eine Gruppe von Projekten, die gemeinsam verwaltet werden, um ihren miteinander verbundenen Status optimal zu nutzen. So verwaltet beispielsweise ein Bauunternehmen, das an einer neuen Unterteilung arbeitet, jedes Haus in der Unterteilung als separates Projekt. Durch die Gruppierung der Projekte in ein Programm für die gesamte Unterteilung kann das Unternehmen leicht den Fortschritt der Unterteilung als Ganzes sehen und planen, Ressourcen von Drittanbietern wie Betonlastwagen oder Landschaftsgärtnern einzuplanen.
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Programm |
Projekte |
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Contoso Estates |
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Portfolios
Einige Projektmanager können Portfolios verwenden, um Projekte und Programme mit ihren entsprechenden strategischen Geschäftszielen zu koppeln. Beispielsweise hat ein Softwareentwicklungsunternehmen drei strategische Geschäftsziele identifiziert: "Innovationen in der Branche", "Sichere Software entwickeln" und "Erstklassigen Kundensupport bieten". Die Organisation richtet Portfolios für jedes dieser Ziele (Innovation, Sicherheit und Support) ein und richtet die aktuellen Projekte und Programme innerhalb dieser Portfolios aus.
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Portfolio |
Projekte und Programme |
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Innovation |
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Sicherheit |
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Support |
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Die Ausgabe: Die Projektleistungen
Projekte, Phasen und Prozesse erzeugen alle eine Art von Ausgabe, die als Lieferumfang bezeichnet wird. In der Regel handelt es sich bei einem Lieferumfang um eine Art materielles Element, z. B. ein Dokument oder ein fertig gestelltes Produkt. Lieferungen können Produkte oder Waren sein, aber sie können auch Ergebnisse oder Dienstleistungen sein. Die folgende Tabelle enthält einige Beispiele für diese Lieferumfangstypen.
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Lieferumfangstyp |
Beschreibung |
Beispiele |
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Produkt |
Ein greifbares Element, das die Ausgabe eines Projekts, einer Phase oder eines Prozesses ist. Produkte können eigenständige Lieferumfang sein, oder sie können eine Komponente eines größeren Lieferumfangs sein. |
Dokument, Softwareprogramm, Haus |
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Ergebnis |
Die Ausgabe eines abgeschlossenen Projekts, einer abgeschlossenen Phase oder eines abgeschlossenen Prozesses. |
Überarbeiteter Fehlertriageprozess, neue Organisationsstruktur, Richtlinien für grünes Bauen |
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Dienst |
Eine Ausgabe eines Projekts, einer Phase oder eines Prozesses, die es einer Organisation ermöglicht, eine Geschäftsfunktion auszuführen. |
Voll funktionsfähiges Callcenter, besetzter Tisch in einer Konferenz, Funkdienst |
Wie passt Microsoft Project in Ihr Projektmanagementsystem?
Ein projektmanagement-"System" bezieht sich noch weiter zurück auf den integrierten Satz von Prozessen, Techniken, Methoden und Tools, die zur Planung und Nachverfolgung von Projekten verwendet werden. Microsoft Project ist ein Tool innerhalb des größeren Projektmanagementsystems. Projekte, auch Projektpläne genannt, werden in Project 2010 als separate Dateien gespeichert und können in größeren Anstrengungen wie Phasen, Prozessen, Programmen und Portfolios gruppiert werden.
