Schritt 2: Einreichen von Arbeitszeittabellen

Wie fülle ich meine Arbeitszeittabelle aus?

1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Arbeitszeittabelle.

   

   Die Arbeitszeittabellen-Ansicht besteht aus zwei Seiten und einem Teiler in der Mitte der Tabelle.

   

   Auf der linken Seite sind Ihre Vorgänge sowie Dinge wie Kranken- und Urlaubstage aufgelistet.

   Auf der rechten Seite geben Sie die eigentliche Arbeitszeit ein, die Sie Tag für Tag mit Ihren Vorgängen verbracht haben.

   Tipps: 

   • Verschieben Sie den Teiler in der Mitte, wenn Sie von einer Seite der Ansicht mehr sehen möchten.

   • 

2. Und da wir schon in der Arbeitszeittabellen-Ansicht sind: Das können Sie hier außerdem noch erledigen:

   • Eingeben von Stunden in die Arbeitszeittabelle

   • Sehen Sie den Vorgang nicht, an dem Sie gearbeitet haben?

   • Was geschieht mit Stunden, die nicht zu einem Projekt gehören?

3. Nachdem Sie Ihre Stunden in eine Arbeitszeittabelle eingegeben haben, besteht der nächste Schritt darin, sie dem Manager zur Genehmigung vorzulegen.

   Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Arbeitszeittabelle.

   

4. Klicken Sie auf Senden > Endgültige Arbeitszeittabelle einreichen.

   

   Tipp:  Wenn Sie Endgültige Arbeitszeittabelle einreichen auswählen, wird Ihre Arbeitszeittabelle zur Bearbeitung gesperrt. Wenn Sie nicht bereit sind, sich darauf festzulegen, klicken Sie auf Fortschritt für alle Vorgänge senden oder auf Fortschritt für die ausgewählten Vorgänge senden.

Warum sind Arbeitszeittabellen wichtig?

Niemand füllt gerne Arbeitszeittabellen aus. Wenn Sie an vielen verschiedenen Vorgängen zugleich arbeiten, kann es schwierig sein, festzustellen, wie viel Ihres Arbeitstags Sie für den einzelnen Vorgang aufgewendet haben. Es ist auch manchmal schwierig,sich darauf festzulegen, eine vorgegebene Stundenanzahl gearbeitet zu haben. Vielleicht spüren Sie, dass Sie mehr Zeit aufwenden sollten, oder vielleicht arbeiten Sie zu hart. In beiden Fällen sind Sie möglicherweise nicht geneigt, Aufmerksamkeit auf Ihre Arbeitszeiten zu lenken.

Beim Verwalten von Projekten liegt das Augenmerk aber nicht in erster Linie auf Ihrer Arbeitsethik, obwohl die natürlich auch wichtig ist. Das Augenmerk liegt darauf, sicherzustellen, dass die anstehenden Aufgaben zeitgerecht und im Rahmen des Budgets erledigt werden. Es geht darum, dass genügend Personen zur Verfügung stehen, um die Arbeit zu erledigen, ohne einzelne zu überfordern oder der Organisation höhere Kosten als ursprünglich veranschlagt aufzubürden.

Projektmanager verwenden die Daten aus Arbeitszeittabellen, um herauszufinden, wie viele Personen ähnlichen Vorgängen in zukünftigen Projekten zugeordnet werden müssen. Ihre Personalabteilung verwendet diese Daten möglicherweise, um sicherzustellen, dass sie für bestimmte Rollen die benötigte Kopfanzahl zugewiesen haben. Und natürlich bedeuten Arbeitszeittabellen auch verdiente Euros, wenn Sie nach geleisteten Stunden bezahlt werden. Sie sollten aber bedenken, dass das nicht alles ist, was sich in den Daten Ihrer Arbeitszeittabelle verbirgt…im Gesamtbild ergeben sich größere Vorteile für Ihre Organisation, die zu besserer Planung und gesteigerter Effizienz in der Zukunft führen.

Und auch Ihnen kommen bessere Planung und gesteigerte Effizienz zugute, wenn Sie nicht zu guter Letzt unzählige Überstunden leisten müssen, um Ihre Arbeit termingerecht zu erledigen. Ihr Projektmanager wird eine realistische Vorstellung davon haben, wie viel Zeit für Vorgänge einzuplanen ist oder wie viele Personen tatsächlich für einen bestimmten Vorgang benötigt werden – und Sie können das Glück haben, wieder über Ihr Wochenende zu verfügen!

Wie funktionieren Arbeitszeittabellen in Project Online?

Hinter den Kulissen richtet ein Administrator die Zeiträume der Arbeitszeittabellen für Ihre Organisation ein. Beispielsweise kann für jede Woche eine neue Arbeitszeittabelle verwendet werden.

Wenn Ihr Projektmanager Sie einem Vorgang zuordnet, wird dieser Vorgang in Ihrer Arbeitszeittabelle in dem Zeitraum angezeigt, für den er im Projektplan vorgesehen ist.

Sie setzen die Stunden ein, die Sie tatsächlich für einen Vorgang während dieses Zeitraums aufgewendet haben, und reichen die Arbeitszeittabelle dann ein.

Jede Person wird in Project Online einem Arbeitszeittabellen-Manager (manchmal mehreren) zugeordnet. Möglicherweise handelt es sich bei Ihrem Arbeitszeittabellen-Manager um den Projektmanager, möglicherweise auch um eine andere Person, wie etwa einen Ressourcenmanager, der für Personen im gesamten Unternehmen zuständig ist.

Ihr Arbeitszeittabellen-Manager empfängt die von Ihnen eingereichte Arbeitszeittabelle und überprüft sie. Wenn alles ordnungsgemäß erscheint, wird Ihre Arbeitszeittabelle genehmigt. Wenn etwas nicht den Erwartungen entspricht, wird es möglicherweise von Ihrem Arbeitszeittabellen-Manager zurückgewiesen und mit einem begründenden Kommentar versehen.

Wenn Ihre Arbeitszeittabelle genehmigt wurde, wird die von Ihnen eingereichte Zeit dem Gesamtbetrag der für den Vorgang geleisteten Arbeit hinzu addiert und die Menge der für den Vorgang verbleibenden Arbeit entsprechend verringert. Dies wird im Gesamtplan des Projekts erfasst, sodass der Projektmanager exakt darstellen kann, ob das Projekt wie geplant fortschreitet.

NÄCHSTER SCHRITT ...

Der nächste Schritt ist Schritt 3: Aktualisieren des Vorgangsfortschritts.