Whiteboard bietet Denkräumen für Teams, um gemeinsam zu denken, verschiedene Ideen auszuprobieren und den besten Plan zu erstellen. Whiteboard ist vollständig in Microsoft Teams integriert, wodurch es einfach ist, Projekte vor, während und nach einer Teams-Besprechung zu planen.
Schauen Sie sich diese Tipps an, um Whiteboard während Ihrer nächsten Planungssitzung optimal zu verwenden.
Vorbereiten des Whiteboards im Voraus
Hier sind einige Vorschläge, wie Sie Ihr Whiteboard vor der Besprechung vorbereiten können:
-
Erstellen Sie ein neues Whiteboard auf dem Boardauswahlbildschirm.
-
Wählen Sie im Bereich "Erstellen" die Option "Vorlagen > Projektplanung" aus.
-
Wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Wählen Sie z. B. die Vorlage "Täglicher Stand-up" aus, um Workloads und alltägliche Aufgaben nachzuverfolgen. Oder wählen Sie den Projekt-Kickoff aus, wenn Sie die langfristigen Ziele Ihres Teams definieren müssen.
-
Passen Sie die Vorlage an Ihre Anforderungen an. Sie können z. B. zusätzliche Notizen hinzufügen, Farben ändern oder Hervorhebungspfeile hinzufügen.
-
Laden Sie Bilder oder relevante Dokumente als PDF-Dateien hoch.
-
Weitere Informationen finden Sie unter Whiteboard-Features und -Funktionen
Sobald Ihr Board fertig ist, können Sie einen Link an Ihr Team senden.
Übernehmen der Besprechungssteuerung
Führen Sie nach Beginn der Besprechung die folgenden Schritte aus, um Ihr Board freizugeben:
-
Wählen Sie das Symbol "Freigeben " in der Freigabeleiste der Besprechung aus.
-
Wählen Sie im Whiteboard-Abschnitt "Microsoft Whiteboard" aus.
Die Boardauswahlansicht wird geöffnet. Sie können das Board, das Sie bereits vorbereitet haben, aus der Liste auswählen oder ein neues Board starten.
Hier sind einige zusätzliche Whiteboard-Features, die Sie beim Leiten der Besprechung verwenden können:
-
Lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihres Teams mit dem Laserpointertool.
-
Verwenden Sie das Textmarkertool oder Pfeil-Shapes, um wichtige Konzepte aufzurufen.
-
Fügen Sie neue Kurznotizen hinzu, um die Diskussion nachzuverfolgen.
Halten Sie Ihr Team engagiert
Erinnern Sie Ihr Team daran, dass es die folgenden Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit verwenden kann:
-
Fügen Sie Kurznotizen hinzu, um neue Ideen nachzuverfolgen.
-
Verwenden Sie Kurznotizreaktionen wie Häkchen oder Smileys, um über Ideen abzustimmen.
-
Zeichnen Sie mit dem Freihandtool auf dem Brett, oder schreiben Sie Notizen von Hand.
-
Laden Sie Bilder hoch, einschließlich Aktienbilder von Bing.
Mit kollaborativen Cursorn können Sie ganz einfach nachverfolgen, welche Besprechungsteilnehmer welche Änderungen vornehmen.
Setzen Sie Ihren Plan in Die Tat um
Hier sind einige Vorschläge zum Nachverfolgen nach der Besprechung, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten:
-
Senden Sie eine Nachricht mit dem Ergebnis und allen Nachfragen an die Teilnehmer. Sie können auch einen Link zum Whiteboard einfügen.
-
Erinnern Sie Besprechungsteilnehmer daran, dass sie das Whiteboard in ihrer Boardauswahl finden können.
-
Senden Sie eine Momentaufnahme des fertig gestellten Whiteboards an alle Personen, die die Besprechung verpasst haben. Wählen Sie im Menü "Einstellungen" die Option "Bildexportieren" aus.
-
Weitere Informationen finden Sie unter "Weiterarbeiten an einem Whiteboard nach einer Besprechung".
Ausführen regelmäßiger Planungssitzungen
Wenn Sie regelmäßige Planungsbesprechungen einrichten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Erstellen eines Planungskanals in Teams und Hinzufügen eines Whiteboards
-
Navigieren Sie zu Ihrem Team in Teams, wählen Sie das . . .- Menü aus, und fügen Sie einen Kanal hinzu. Der Name sollte der Zeitraum sein, für den Sie planen (z. B. „Erstes Quartal“).
-
Wählen Sie im selben Kanal oben die Schaltfläche + aus, suchen Sie nach Whiteboard, und wählen Sie dann Speichern aus.
-
Ihr Whiteboard ist an den Kanal angefügt, und Sie können mit der Planung beginnen.
-
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über den Kanal und das Board Bescheid weiß, indem Sie sie in Teams erwähnen.
Abschließen des Planungsprozesses
-
Gestalten Sie die Struktur des Boards mit einer Projektplanungsvorlage, oder erstellen Sie eine eigene.
-
Schreiben Sie Anweisungen an einer gut sichtbaren Stelle auf dem Board, damit die Teammitglieder wissen, wie sie es verwenden können.
-
Einige Anweisungen können z. B. die Erklärung bestimmter Farben umfassen, um anzugeben, unter welche Bereiche bestimmte Features fallen, welche Reaktionen die Annahme von Features darstellen, und so weiter.
-
Sie können Teammitglieder anweisen, Backlogelemente auf dem Board in farblich codierte Haftnotizen einzutragen.
-
Verwenden Sie während Besprechungen im Zusammenhang mit der Planung das Board, um Elemente im Backlog zu verschieben und verwandte Unterhaltungen zu erleichtern.
-
Nachdem Sie einen Plan festgelegt haben, migrieren Sie ihn in Ihr Projektmanagementsystem.
