In einem zusammengeführten Dokument zeigt das MergeRec-Feld die Ordnungsposition des aktuellen Datensatz an. Die Zahl gibt jede Sortierung oder Filterung an, die Sie vor dem Zusammenführen auf die Datenquelle angewendet haben. Sie können das Feld MergeRec verwenden, um jedes zusammengeführte Dokument in einem Seriendruck in der Reihenfolge zu nummerieren, in der Sie die Datenquelle sortiert haben.
Wenn eine Personaldatenbank beispielsweise 2.000 Datensätze enthält, würden die Werte der MergeRec-Felder zwischen 1 und 2.000 liegen. Um jedoch ein Formularschreiben an Mitarbeiter zu senden, die ihren fünfjährigen Jahrestag mit Ihrem Unternehmen erreicht haben, würden Sie die Datenquelle filtern und einen viel kleineren Satz von Datensätzen ergeben, z. B. 500.
Wenn Sie die gesamte Datenbank beim Zusammenführen verwendet haben, kann der MergeRec-Wert im Brief eines bestimmten Mitarbeiters 1.000 sein. Wenn der Filter aktiviert ist, würde der MergeRec-Wert desselben Mitarbeiters jedoch 500 nicht überschreiten.
Der Wert des MergeRec-Felds für einen Datensatz wird auch von der Sortierreihenfolge der Datenquelle beeinflusst. Wenn Sie ihre Adressenliste beispielsweise alphabetisch in aufsteigender Reihenfolge sortieren, weist ein Name, der mit A beginnt, eine niedrige MergeRec-Zahl auf. Wenn Sie die gleiche Liste jedoch alphabetisch in absteigender Reihenfolge sortieren, weist derselbe Name eine höhere MergeRec-Zahl auf.
Syntax
Wenn Sie das MergeRec-Feld in Ihrem Dokument anzeigen, sieht die Syntax wie folgt aus:
{ MERGEREC }
Hinweis: Mit einer Feldfunktion wird angegeben, was im Feld angezeigt werden soll. Die Feldergebnisse sind das, was im Dokument angezeigt wird, nachdem die Feldfunktion ausgewertet wurde. Wenn Sie zwischen der Anzeige der Feldfunktion und der Ergebnisse der Feldfunktion umschalten möchten, drücken Sie ALT+F9.
Anweisungen
Sie können das Feld MergeRec in einem Dokument oder als Teil eines Seriendrucks verwenden.
Gehen Sie wie folgt vor, um das MergeRec-Feld in einem Dokument zu verwenden:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Feld.
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Wählen Sie in der Liste Feldnamendie Option MergeRec aus.
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Klicken Sie auf OK.
Gehen Sie wie folgt vor, um das Feld MERGEREC als Teil eines Seriendrucks zu verwenden, während Sie den Seriendruck einrichten:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreiben & Felder einfügen auf Regeln, und klicken Sie dann auf Datensatz zusammenführen #.
Beispiel
Im folgenden Beispiel wird ein MergeRec-Feld neben einem Printdate-Feld verwendet, um eindeutige Rechnungsnummern zu erstellen. Wenn das Standard Dokument mit der Datenquelle zusammengeführt wird, wird die Zahl, die sich aus dem MergeRec-Feld ergibt, an die Zahlen angefügt, die das Datum und die Uhrzeit der Ausgabe der Rechnungen darstellen.
Rechnungsnummer: { PRINTDATE \@ "MMddyyyyHHmm" }{ MERGEREC }
Für die zwölfte Rechnung, die am 13. Februar 2007 um 9:46 Uhr gedruckt wurde, sieht das Dokument wie folgt aus:
Rechnungsnummer: 02132007094612
