Unabhängig davon, ob Sie mit einer Microsoft-Vorlage beginnen oder eine eigene aktualisieren, können Sie mit den integrierten Word-Tools Vorlagen entsprechend Ihren Anforderungen aktualisieren. Wenn Sie Ihre Vorlage aktualisieren möchten, öffnen Sie die Datei, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie die Vorlage.
In Microsoft Word können Sie eine Vorlage erstellen, indem Sie ein Dokument als DOTX-, DOT- oder DOTM-Datei speichern (eine DOTM-Datei ermöglicht das Aktivieren von Makros in der Datei).
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Klicken Sie auf Datei > Öffnen.
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Doppelklicken Sie auf Dieser PC.
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Navigieren Sie unter Eigene Dokumente zum Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen.
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Klicken Sie auf Ihre Vorlage und dann auf Öffnen.
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Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Speichern und schließen Sie dann die Vorlage.
Hinzufügen von Inhaltssteuerelementen zu einer Vorlage
Gestalten Sie Ihre Vorlagen flexibel, indem Sie Inhaltssteuerelemente, wie z. B. Rich-Text-Steuerelemente, Bilder, Dropdownlisten oder Datumsauswahl-Steuerelemente, hinzufügen und konfigurieren.
Beispielsweise können Sie eine Vorlage mit einer Dropdownliste erstellen. Wenn Sie die Bearbeitung der Dropdownliste zulassen, können andere Benutzer die Listenoptionen nach ihren Wünschen ändern.
Hinweis: Wenn Inhaltssteuerelemente nicht verfügbar sind, haben Sie möglicherweise ein Dokument oder eine Vorlage geöffnet, die in einer früheren Version von Word erstellt wurde. Um Inhaltssteuerelemente zu verwenden, müssen Sie das Dokument in ein neueres Dateiformat konvertieren, indem Sie auf Datei > Info > Konvertieren klicken und dann auf OK klicken. Nachdem Sie das Dokument oder die Vorlage konvertiert haben, speichern Sie es.
Bevor Sie Inhaltssteuerelemente hinzufügen können, müssen Sie die Registerkarte Entwicklertools anzeigen.
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Klicken Sie auf Datei > Optionen > Menüband anpassen.
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Wählen Sie unter Menüband anpassen die Option Hauptregisterkarten.
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Aktivieren Sie in der Liste das Kontrollkästchen Entwicklertools, und klicken Sie dann auf OK.
Hinzufügen von Inhaltssteuerelementen
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Entwurfsmodus, und fügen Sie dann die gewünschten Steuerelemente ein.
Einfügen eines Textsteuerelements, in das Benutzer Text eingeben können
In einem Rich-Text-Inhaltssteuerelement können Benutzer Text fett oder kursiv formatieren, und sie können mehrere Absätze eingeben. Wenn Sie einschränken möchten, was Benutzer hinzufügen können, fügen Sie das Nur-Text-Inhaltssteuerelement ein.
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Klicken Sie im Dokument auf die Stelle, an der Sie das Steuerelement einfügen möchten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Rich-Text-Inhaltssteuerelement
Einfügen eines Bildsteuerelements
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Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Steuerelement eingefügt werden soll.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Bildsteuerelement
Einfügen eines Kombinationsfelds oder einer Dropdownliste
In einem Kombinationsfeld können Benutzer eine Auswahl aus einer von Ihnen bereitgestellten Liste treffen, oder sie können eigene Informationen eingeben. In einer Dropdownliste können Benutzer nur Optionen aus einer Liste auswählen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf das
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Wählen Sie das Inhaltssteuerelement aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften.
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Klicken Sie zum Erstellen einer Auswahlliste unter Eigenschaften von Kombinationsfeld oder Eigenschaften von Dropdownliste auf Hinzufügen.
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Geben Sie eine Auswahl in das Feld Anzeigename ein, z. B. Ja, Nein, Vielleicht. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis sich alle Einträge in der Dropdownliste befinden.
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Ergänzen Sie alle weiteren gewünschten Eigenschaften.
Hinweis: Wenn Sie das Kontrollkästchen Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden aktivieren, können Benutzer nicht auf eine der Auswahlmöglichkeiten klicken.
Einfügen einer Datumsauswahl
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Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Steuerelement für die Datumsauswahl eingefügt werden soll.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf das Inhaltssteuerelement für datumsauswahl
Einfügen eines Kontrollkästchens
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Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Kontrollkästchen eingefügt werden soll.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf das Kontrollkästchen-Inhaltssteuerelement
Einfügen eines Bausteinkatalog-Steuerelements
Sie können Bausteinkatalog-Steuerelemente verwenden, wenn Benutzer einen bestimmten Textblock auswählen können sollen.
Baustein-Steuerelemente sind z. B. hilfreich, wenn Sie eine Vertragsvorlage einrichten und verschiedene Textbausteine abhängig von den jeweiligen Anforderungen des Vertrags hinzufügen müssen. Sie können Rich-Text-Inhaltssteuerelemente für jede Version des Textbausteins erstellen und dann ein Bausteinkatalog-Steuerelement als Container für die Rich-Text-Inhaltssteuerelemente verwenden.
Sie können ein Baustein-Steuerelement auch in einem Formular verwenden.
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Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Steuerelement eingefügt werden soll.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement
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Klicken Sie auf das Inhaltssteuerelement, um es auszuwählen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften.
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Klicken Sie auf den Katalog und die Kategorie für die Bausteine, die Sie im Baustein-Steuerelement bereitstellen möchten.
Festlegen oder Ändern von Eigenschaften für Inhaltssteuerelemente
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Markieren Sie das Inhaltssteuerelement, und klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften.
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Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen an, ob das Inhaltssteuerelement beim Verwenden der Dokumentvorlage durch andere gelöscht oder bearbeitet werden darf.
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Um mehrere Inhaltssteuerelemente oder auch Textabschnitte zusammenzuhalten, markieren Sie die Steuerelemente bzw. den Text, und klicken Sie dann in der Gruppe Steuerelemente auf Gruppieren.
Sie verfügen beispielsweise über eine Verzichtserklärung mit drei Absätzen. Wenn Sie die drei Abschnitte mithilfe des Befehls Gruppieren gruppieren, kann die Verzichtserklärung mit den drei Absätzen nicht bearbeitet und nur als Gruppe gelöscht werden.
Hinzufügen von Hinweistext zu einer Dokumentvorlage
Hinweistexte können die Verwendbarkeit der Vorlage erhöhen, die Sie erstellen. Standardhinweistext kann in Inhaltssteuerelementen geändert werden.
Gehen Sie wie folgt vor, um den Standardhinweistext für die Benutzer Ihrer Vorlage zu ändern:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Entwurfsmodus.
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Klicken Sie auf das Inhaltssteuerelement, für das Sie den Platzhalterhinweistext ändern möchten.
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Bearbeiten Sie den Platzhaltertext, und formatieren Sie ihn nach Wunsch.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Entwurfsmodus, um das Entwurfsfeature zu deaktivieren und den Hinweistext zu speichern.
Schützen einer Vorlage
Sie können einzelne Inhaltssteuerelemente in einer Dokumentvorlage schützen, um zu verhindern, dass bestimmte Inhaltssteuerelemente oder Steuerelementgruppen gelöscht oder bearbeitet werden, oder Sie können den gesamten Inhalt einer Dokumentvorlage mit einem Kennwort schützen.
Schützen von Teilen einer Vorlage
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Öffnen Sie die Dokumentvorlage, die Sie schützen möchten.
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Markieren Sie die Inhaltssteuerelemente, für die Sie Änderungen einschränken möchten.
Tipp: Um mehrere Steuerelemente auszuwählen, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die Steuerelemente klicken.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Gruppe und anschließend auf Gruppieren.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften.
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Führen Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen unter Sperren eine der folgenden Aktionen aus:
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden, sodass der Inhalt des Steuerelements bearbeitet, das Steuerelement selbst jedoch nicht aus der Vorlage oder aus einem Dokument, das auf dieser Vorlage basiert, gelöscht werden kann.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden, sodass das Steuerelement zwar gelöscht, der Inhalt des Steuerelements jedoch nicht bearbeitet werden kann.
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Verwenden Sie diese Einstellung, wenn eingefügter Text geschützt werden soll. Wenn Sie beispielsweise häufig eine Verzichtserklärung einfügen, können Sie sicherstellen, dass der Text nicht verändert wird und dass Sie die Erklärung bei Dokumentvorlagen löschen können, bei denen die Erklärung nicht erforderlich ist.
Zuweisen eines Kennworts zu einer Vorlage
Gehen Sie folgendermaßen vor, um dem Dokument ein Kennwort zuzuweisen, damit nur Bearbeiter den Schutz entfernen können, die das Kennwort kennen:
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Öffnen Sie die Vorlage, der Sie ein Kennwort zuweisen möchten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Schützen auf Bearbeitung einschränken.
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Klicken Sie unter Schutz anwenden auf Ja, Schutz jetzt anwenden.
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Geben Sie in das Feld Neues Kennwort eingeben (optional) ein Kennwort ein, und bestätigen Sie dieses dann.
Wichtig: Wenn Sie kein Kennwort verwenden, können die Bearbeitungseinschränkungen geändert werden.
Verwenden Sie sichere Kennwörter, bei denen Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombiniert sind. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens acht Zeichen umfassen. Generell gilt: Je länger ein Kennwort ist, desto sicherer ist es.
Es ist wichtig, dass Sie sich das jeweilige Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es nicht von Microsoft abgerufen werden. Bewahren Sie die Kennwörter, die Sie sich notiert haben, an einem sicheren Ort getrennt von den anderen Informationen auf, die mit dem Kennwort geschützt werden sollen.
Eine Dokumentvorlage ist ein Dokumenttyp, der eine Kopie von sich selbst erstellt, wenn die Dokumentvorlage geöffnet wird.
Ein Geschäftsplan ist beispielsweise ein gängiges Dokument, das in Word geschrieben ist. Anstatt die Struktur des Geschäftsplans von Grund auf neu zu erstellen, können Sie eine Vorlage mit vordefiniertem Seitenlayout, Schriftarten, Rändern und Formatvorlagen verwenden. Sie müssen nur eine Vorlage öffnen und den Text und die informationen eingeben, die für Ihr Dokument spezifisch sind. Wenn Sie das Dokument als .docx- oder DOCM-Datei speichern, speichern Sie das Dokument getrennt von der Vorlage, auf der es basiert.
In einer Dokumentvorlage können Sie empfohlene Abschnitte oder erforderlichen Text für die Verwendung durch andere Benutzer sowie vordefinierte Inhaltssteuerelemente (z. B. eine Dropdownliste oder ein bestimmtes Logo) bereitstellen. Sie können einen Abschnitt einer Dokumentvorlage schützen, oder Sie können den Inhalt der Dokumentvorlage mithilfe eines Kennworts vor Änderungen schützen.
Word-Dokumentvorlagen für die meisten Arten von Dokumenten finden Sie auf Office.com. Wenn Sie über eine Internetverbindung verfügen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, klicken Sie auf Neu, und klicken Sie dann auf die gewünschte Vorlagenkategorie. Sie können aber auch eigene Dokumentvorlagen erstellen.
