Erstellen von Listenbeziehungen mithilfe von eindeutigen Spalten und Nachschlagespalten

Erstellen eindeutiger Spalten

Beim Erstellen einer Spalte können Sie angeben, dass die Spalte eindeutige Werte enthalten muss. Das bedeutet, dass in dieser Spalte der Liste keine doppelten Werte enthalten sein dürfen. Sie können weder ein Listenelement hinzufügen, das einen doppelten Wert enthält, noch ein Listenelement bearbeiten oder ein Element aus dem Papierkorb wiederherstellen, wenn dadurch ein doppelter Wert entstünde. Wenn Sie zudem eine Nachschlagespalte in einer Quellliste erstellen und diese Spalte als eindeutig definieren, darf die Spalte in der Zielliste ebenfalls keine doppelten Werte enthalten.

Eine eindeutige Spalte muss außerdem über einen Index verfügen. Beim Erstellen einer eindeutigen Spalte werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Index zu erstellen. Er wird automatisch erstellt, wenn Sie auf OK klicken. Sobald Sie für eine eindeutige Spalte einen Index erstellt haben, können Sie diesen nur entfernen, indem Sie die Definition der Spalte ändern und doppelte Werte zulassen.

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über die Spaltentypen, die zum Erstellen eindeutiger Spalten verwendet bzw. nicht verwendet werden können.

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Erstellen von Nachschlagespalten

Wenn Sie eine Beziehung zwischen zwei Listen erstellen möchten, erstellen Sie in der Quellliste eine Nachschlagespalte, die einen oder mehrere Werte aus einer Zielliste abruft (in der Zielliste "nachschlägt"), sofern diese Werte mit dem Wert in der Nachschlagespalte in der Quellliste übereinstimmen. Nach dem Erstellen dieser Nachschlagespalte (primäre Spalte) können Sie der Quellliste weitere Spalten (sekundäre Spalten) aus der Zielliste hinzufügen, sofern diese zusätzlichen Spalten einen der nachstehend beschriebenen, unterstützten Datentypen enthalten.

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über die Spaltentypen, die zum Erstellen von Nachschlagespalten verwendet bzw. nicht verwendet werden können.

Sie können zwei Typen von Nachschlagespalten erstellen: eine Nachschlagespalte mit erzwungener Beziehung und eine Nachschlagespalte mit nicht erzwungener Beziehung.

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Anzeigen und Bearbeiten von Elementen in Listenbeziehungen

Das Erstellen von Listenbeziehungen hat unter anderem den Vorteil, dass Sie Spalten aus zwei oder mehr Listen auf einer Seite anzeigen und bearbeiten können. Wenn Sie in einer Quellliste eine Nachschlagespalte erstellen, werden in der primären Spalte die Werte aus der Spalte der Zielliste angezeigt. Sie können jedoch auch weitere, sekundäre Spalten aus der Zielliste definieren, die neben der primären Spalte und den anderen Spalten in der Quellliste angezeigt werden.

Der Wert in der primären Spalte ist eine Verknüpfung, die Sie anklicken können, um alle Spaltenwerte dieses Elements in der Zielliste anzuzeigen. Jeder Wert in einer sekundären Spalte aus der Zielliste wird in der Spalte der Quellliste als Text angezeigt. Wenn Sie eine Nachschlagespalte mit mehreren Werten erstellen, werden die entsprechenden Werte in den Spalten von der Zielliste (primär und sekundär) durch Semikolon getrennt angezeigt. In der Listenansicht können Sie diese primären und sekundären Spalten in nahezu derselben Weise wie die Spalten in der Quellliste bearbeiten, d. h., Sie können Spalten hinzufügen, entfernen, filtern und sortieren.

Der Name der primären Spalte ist der Name, den Sie beim Erstellen der Nachschlagespalte angeben. Die Benennung der sekundären Spalten erfolgt standardmäßig nach der Standardbenennungskonvention <Name der primären Spalte in der Quellliste>: <Spaltenname in der Zielliste>. Durch eine Änderung des Namens der primären Spalte werden daher auch die Namen aller sekundären Spalten geändert. Sie können jedoch die Standardnamen und -beschreibungen für sekundäre Spalten ändern und ihnen einen aussagekräftigeren Namen geben.

1. primäre Nachschlagespalte mit mehreren Werten.

2. eine sekundäre Nachschlagespalte mit mehreren Werten.

3. Der Name der Spalte wurde vom Standardnamen AbrufID: Name in Instrumente geändert.

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Löschen von Elementen und Listen in einer Listenbeziehung

Wenn Sie in einer Listenbeziehung Elemente oder Listen löschen möchten, müssen Sie die Auswirkungen dieses Vorgangs auf die Quell- und Zielliste sowie alle zugehörigen Spalten kennen, besonders wenn die Listen eine erzwungene Beziehung des Typs Löschbeschränkung oder Löschweitergabe aufweisen. Zur Gewährleistung der Datenintegrität wird der Löschvorgang der Elemente möglicherweise blockiert, selbst wenn Sie über eine Löschberechtigung verfügen. Zum Löschen der Elemente müssen die Daten zudem während des Löschvorgangs, der eine Weile dauern kann, in der Back-End-Datenbank vorübergehend gesperrt werden.

In den folgenden Abschnitten wird die Funktionsweise genauer beschrieben.

Löschen eines Elements in einer Quell- oder Zielliste mit einer nicht erzwungenen Beziehung    Beim Versuch, ein Element in einer Quell- oder Zielliste ohne erzwungene Beziehung zu löschen, passiert Folgendes:

• Sie entfernen das Element aus der Quell- oder Zielliste.

• Das zugehörige Element in der Quell- bzw. Zielliste wird nicht gelöscht.

Löschen eines Elements in einer Quellliste mit einer erzwungenen Beziehung des Typs "Löschbeschränkung"    Beim Versuch, ein Element in einer Quellliste zu löschen, die eine erzwungene Beziehung des Typs "Löschbeschränkung" aufweist, passiert Folgendes:

• Sie entfernen das Element aus der Quellliste.

• Das zugehörige Element in der Zielliste wird nicht gelöscht.

Löschen eines Elements in einer Zielliste mit einer erzwungenen Beziehung des Typs "Löschbeschränkung"    Beim Versuch, ein Element in einer Zielliste zu löschen, die eine erzwungene Beziehung des Typs "Löschbeschränkung" aufweist, passiert Folgendes:

• Sie erhalten eine Fehlermeldung, dass die Spalte zum Erzwingen der Löschbeschränkung verwendet wird.

• Sie können das Element in der Zielliste nicht löschen, selbst wenn Sie über eine entsprechende Löschberechtigung verfügen.

Löschen eines Elements in einer Quellliste mit einer erzwungenen Beziehung des Typs "Löschweitergabe"    Beim Versuch, ein Element in einer Quellliste mit einer erzwungenen Beziehung des Typs "Löschweitergabe" zu löschen, passiert Folgendes:

• Sie löschen das Element in der Quellliste.

• Das zugehörige Element in der Zielliste wird nicht gelöscht.

Löschen eines Elements in einer Zielliste mit einer erzwungenen Beziehung des Typs "Löschweitergabe"    Beim Versuch, ein Element in einer Zielliste mit einer erzwungenen Beziehung des Typs "Löschweitergabe" zu löschen, passiert Folgendes:

• Sie löschen das Element in der Zielliste und alle zugehörigen Elemente in der Quellliste.

• Der Löschvorgang findet als Datenbanktransaktion statt, d. h., der gesamte Löschvorgang muss abgeschlossen werden, damit sichergestellt ist, dass keine Liste in einem ungültigen Zustand ist.

  Hinweis:  Auch wenn es sich, im Fall einer Dokumentbibliothek, bei dem Element in der Quellliste um eine ausgecheckte Datei handelt, werden beide Elemente gelöscht.

Löschen einer Quell- oder Zielliste mit einer nicht erzwungenen Beziehung    Beim Versuch, eine Quell- und Zielliste mit einer nicht erzwungenen Beziehung zu löschen, können Sie die Quellliste oder Zielliste wie jede andere Liste löschen.

Löschen einer Quell- oder Zielliste mit einer erzwungenen Beziehung des Typs "Löschweitergabe" oder "Löschbeschränkung"    Beim Versuch, eine Quell- oder Zielliste mit einer erzwungenen Beziehung des Typs "Löschweitergabe" oder "Löschbeschränkung" zu löschen, passiert Folgendes:

• Sie erhalten eine Warnmeldung, dass die Quell- oder Zielliste eine oder mehrere Beziehungen zu anderen Listen hat, die ebenfalls in der Warnmeldung angezeigt werden.

• Sie können die Quell- oder Zielliste nicht löschen.

Wiederherstellen aus dem Papierkorb    Wenn an Ihrem Standort der Papierkorb aktiviert ist, werden alle gelöschten Elemente im Papierkorb gespeichert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Wurden die Elemente in einer Datenbanktransaktion als Folge einer Löschweitergabe gelöscht, werden alle Elemente der Beziehung angezeigt und können ebenfalls wiederhergestellt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die ursprünglichen Quell- und Ziellisten noch vorhanden sind. Sonst können die Elemente nicht wiederhergestellt werden.

Zusammenfassung:

• Wird ein Element in der Zielliste gelöscht, werden durch eine Löschweitergabe ebenfalls alle zugehörigen Elemente in der Quellliste gelöscht.

• Beim Versuch, ein Element in der Zielliste zu löschen, wird durch eine Löschbeschränkung das Löschen des Elements in der Zielliste verhindert, wenn in der Quellliste ein oder mehrere zugehörige Elemente vorhanden sind.

• Listen, die Bestandteil einer erzwungenen Beziehung sind, können nicht gelöscht werden.

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Verwalten von Listenbeziehungen bei Listen mit zahlreichen Elementen

Beim Erstellen von Listenbeziehungen mithilfe von Nachschlagespalten, eindeutigen Spalten und Listen mit erzwungenen Beziehungen wird der Vorgang möglicherweise blockiert, weil Ressourcenschwellenwerte oder -grenzwerte erreicht bzw. überschritten werden. Dazu zählen folgende Situationen:

• Sie definieren in einer vorhandenen Liste, die mehr Elemente enthält, als nach dem Schwellenwert für Listenansichten zulässig sind, eine Spalte als eindeutige Spalte. (Hinweis: Wird beim Hinzufügen eines Elements zu einer vorhandenen Liste der Schwellenwert für Listenansichten überschritten, wird dieser Vorgang in der Regel nicht blockiert.)

• Sie aktivieren in einer Liste, die mehr Elemente enthält, als nach dem Schwellenwert für Listenansichten zulässig sind, für ein Nachschlagefeld eine Beziehung des Typs Löschweitergabe oder Löschbeschränkung.

• Sie haben den Schwellenwert für den Listenansicht-Nachschlagevorgang überschritten (standardmäßig acht Nachschlagespalten).

• Die Anzahl der Elemente in einem Löschvorgang überschreitet den Wert 1.000.

Weitere Informationen zu Schwellenwerten und Grenzwerten sowie zum Verwalten von Listen mit zahlreichen Elementen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Verwenden von Bearbeitungsprogrammen (z. B. Office SharePoint Designer 2010)

Ziehen Sie die Verwendung eines mit SharePoint-Technologien kompatiblen Bearbeitungsprogramms in Betracht. Microsoft Office SharePoint Designer 2010 beispielsweise stellt zusätzliche Funktionen und Features bereit und unterstützt so Ihre Arbeit mit Listenbeziehungen. Sie können eine Verbindung von einem Listenansicht-Webpart oder Datenformular-Webpart zu einem Webpart der verwandten Liste herstellen und auf diese Weise mehrere Werte aus der Nachschlagezielliste untereinander anzeigen. Zudem können Sie den Listenschema-Editor verwenden, um anhand einer Feldvalidierung Einfügevorgänge zu beschränken.

Weitere Informationen zu Office SharePoint Designer 2010 finden Sie im Hilfesystem dieses Produkts.

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Erstellen oder Ändern von eindeutigen Spalten

1. Navigieren Sie zu der Website, die die Liste enthält, der Sie eine eindeutige Spalte hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie auf den Namen der Liste auf der Schnellstartleiste, oder klicken Sie auf Websiteaktionen , klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann unter dem Listenabschnitt auf den Namen der Liste.

   Hinweis:  Eine Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Link, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.

3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann in der Gruppe Ansichten verwalten auf Spalte erstellen.

4. Geben Sie im Feld Spaltenname einen Namen für die Spalte ein.

5. Klicken Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist auf eine der folgenden Optionen:

   • Eine Textzeile

   • Mehrere Textzeilen

   • Auswahl

   • Zahl

   • Währung

   • Datum und Uhrzeit

   • Ja/Nein

   • Nachschlagen (einzelner Wert)

   • Person oder Gruppe (einzelner Wert)

6. Klicken Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen unter Eindeutige Werte erzwingen auf Ja.
   Wenn Sie einen nicht unterstützten Datentyp auswählen oder eine Nachschlagespalte erstellen, in der mehrere Werte zulässig sind, wird die Option Eindeutige Werte erzwingen nicht angezeigt.

• Der Index einer eindeutigen Spalte kann nicht entfernt werden. Wenn Sie den Index entfernen möchten, müssen Sie zuerst die Definition der Spalte so ändern, dass doppelte Werte zulässig sind. Anschließend können Sie den Index entfernen.

• Wenn Sie versuchen, eine vorhandene Spalte, in der doppelte Werte zulässig sind, als eindeutige Spalte zu definieren, wird dieser Vorgang verhindert, wenn die vorhandene Spalte bereits doppelte Werte enthält. In diesem Fall müssen Sie zuerst alle doppelten Werte entfernen. Anschließend können Sie die Definition der Spalte so ändern, dass nur eindeutige Werte zulässig sind.

• Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie den Datentyp einer eindeutigen Spalte ändern möchten: Ändern Sie die Definition der Spalte so, dass doppelte Werte zulässig sind, entfernen Sie den Index, ändern Sie den in der Spalte unterstützten Datentyp, und definieren Sie die Spalte erneut als eindeutig.

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Erstellen von Nachschlagespalten

1. Navigieren Sie zu der Website, die die Liste enthält, der Sie ein Nachschlagespalte hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie auf den Namen der Liste auf der Schnellstartleiste, oder klicken Sie auf Websiteaktionen , klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann unter dem Listenabschnitt auf den Namen der Liste.

   Hinweis:  Eine Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Link, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.

3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann in der Gruppe Ansichten verwalten auf Spalte erstellen.

4. Geben Sie im Feld Spaltenname einen Namen für die Spalte ein.

5. Klicken Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist auf Nachschlagen.

6. Wählen Sie im Feld Informationen kommen aus eine Zielliste aus.

7. Wählen Sie im Feld In dieser Spalte die primäre Spalte aus.

8. Klicken Sie unter Spalte zum Anzeigen dieser zusätzlichen Felder hinzufügen für jede hinzuzufügende, sekundäre Spalte in das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Spaltennamen. Aufgelistet werden nur Spalten mit unterstützten Datentypen.

9. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt sekundäre Spalten hinzufügen oder entfernen möchten, bearbeiten Sie die Nachschlagespalte, und nehmen Sie die gewünschte Auswahl vor.

1. Wenn die Nachschlagespalten in der Standardansicht angezeigt werden sollen, wählen Sie die Option Zur Standardansicht hinzufügen aus.

2. Wenn Sie eine erzwungene Beziehung erstellen möchten, wählen Sie Verhalten für Beziehungen erzwingen aus, und klicken Sie dann auf Löschbeschränkung oder Löschweitergabe.

3. Klicken Sie auf OK.

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