Bewährte Methoden für Organisationen bei der Verwendung des Outlook-Kalenders

Arbeiten in einem Manager-/Stellvertreter-Szenario

Wenn Ihre Organisation es zulässt, konfigurieren Sie Outlook so, dass die Verbindung mit Ihrem Exchange-Postfach mithilfe des Exchange-Cache-Modus hergestellt wird. So kann die beste Leistung erzielt werden.

Neuere Versionen von Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook für iOS, Outlook für Android und Microsoft Outlook für Mac enthalten viele Verbesserungen am Delegatfeature. Weitere Informationen zu diesen Versionen finden Sie unter:

Outlook-Stellvertretungsfeature in Umgebungen mit Microsoft Outlook und Entourage

Für neue Modellfreigabeszenarien (REST) wird uns empfohlen, die vereinfachten Berechtigungsstufen (bearbeiten, Titel und Speicherorte anzeigen usw.) anstatt Berechtigungen für Stellvertretungen anzupassen. Benutzerdefinierte Berechtigungsstufen werden bei der Freigabe neuer Modelle nicht unterstützt und können zu unerwarteten Ergebnissen führen.

Einschränken der Anzahl von Stellvertretungen

Outlook schränkt die Anzahl von Stellvertretungen, die Sie hinzuzufügen können, nicht ein. Es empfiehlt sich jedoch, die Berechtigung Bearbeiter nur einer Stellvertretung zu erteilen. So können Sie nachverfolgen, wann und wie eine Besprechung verarbeitet wurde. Angesichts der Tatsache, dass eine Stellvertretung mehrere Geräte für den Zugriff auf Ihre Daten verwenden kann, wird es bei mehreren Stellvertretungen mit der Berechtigung Bearbeiter sehr schwierig festzustellen, warum Besprechungen fehlen oder nicht aktuell sind.

Auch wenn Sie nur einem Delegierten Editor-Berechtigungen erteilen, sollten Sie nicht viele Stellvertretungen mit den Berechtigungen Prüfer oder Mitwirkender hinzufügen. Der Grund dafür ist, dass das Hinzufügen einer großen Anzahl von Stellvertretungen zur Auslastung anderer Ressourcen führen kann. So kann beispielsweise die maximale Größe für Regeldaten erreicht werden. Beim Hinzufügen einer Stellvertretung werden verschiedene Änderungen ausgeführt:

Outlook wendet die Berechtigungen auf die relevanten Ordner an.
Das Directory-Attribut PublicDelegates wird aktualisiert, um der Stellvertretung die Berechtigung "Senden im Auftrag von" hinzuzufügen.
Outlook fügt die Stellvertretung einer Weiterleitungsregel für das Postfach des Managers hinzu. Dadurch werden Besprechungsanfragen an die Stellvertretung weitergeleitet.
Outlook speichert weitere Informationen zur Stellvertretung im Postfach des Managers.

Jeder dieser Komponentenbereiche weist möglicherweise unterschiedliche Beschränkungen auf. Wenn diese Beschränkungen erreicht werden, kann sich dies auf Leistung und Stabilität auswirken.

Hinweise:

Während der Entwicklung des Produkts und beim Testen hat Microsoft maximal vier (4) Stellvertretungen verwendet. Außerdem arbeiteten die Stellvertretungen nur mit Outlook. In die Tests wurde keine Geräte einbezogen.
Wenn die Stellvertretung mit der Berechtigung Bearbeiter vorübergehend oder dauerhaft ausgetauscht werden muss, ändern Sie die Berechtigung von Bearbeiter in Prüfer oder Keine Angabe. Erteilen Sie anschließend der neuen Stellvertretung die Berechtigung Bearbeiter.

Arbeiten mit Besprechungsserien

Festlegen des Enddatums und Einschränken der Anzahl von Terminen

In Outlook ist es ganz einfach, eine regelmäßig stattfindende Besprechung zu planen. Es wird empfohlen, immer ein Enddatum festzulegen und die Besprechungsserie auf eine bestimmte Anzahl von Terminen zu begrenzen. Besprechungsserien müssen meistens irgendwann geändert werden. Beispielsweise werden Teilnehmer einem einzigen Termin der Serie hinzugefügt oder daraus entfernt, oder Besprechungsort oder Uhrzeit ändern sich aufgrund von Urlaubstagen oder unvorhergesehenen Umständen. In Outlook wird jede dieser spezifischen Änderungen als Besprechungsausnahme gespeichert. Besprechungen mit einer sehr großen Anzahl von Ausnahmen führen zu einer Besprechungsserie, die schwer zu verwalten ist. Außerdem kann es dadurch zu unerwartetem Verhalten kommen. Sie können immer eine neue Besprechungsserie erstellen, wenn die aktuelle Serie endet. Berücksichtigen Sie die Häufigkeit, wenn Sie über die Anzahl der Termine nachdenken. Im Zeitraum eines Jahres entstehen bei einer zweimal pro Woche stattfindenden Besprechung etwa 90 Termine mehr als bei einer monatlichen Besprechung im selben Zeitraum.

Beenden einer Besprechungsserie vor dem ursprünglichen Enddatum

Es ist zwar möglich, eine Besprechungsserie abzusagen, besser ist es aber, das Enddatum für die Serie zu ändern. Auf diese Weise behalten Sie und die Teilnehmer eine Übersicht über die bereits stattgefundenen Besprechungen. Wenn Sie die Besprechungsserie insgesamt absagen, geht dieser Verlauf verloren. Am besten legen Sie ein neues Enddatum fest und senden die Aktualisierung anschließend an alle Teilnehmer. So wird die Besprechungsserie früher beendet, und Sie behalten trotzdem eine Übersicht über die bereits stattgefundenen Besprechungen.

Hinweise:

Wenn Sie die Besprechungsserie früher beenden, gehen die der Besprechungsserie zugeordneten Ausnahmen verloren. Weitere Informationen zu Ausnahmen finden Sie oben im Abschnitt "Festlegen des Enddatums und Einschränken der Anzahl von Terminen".
Diese bewährte Methode gilt auch, wenn Sie den Betreff einer vorhandenen Besprechungsreihe ändern müssen. Beenden Sie die Besprechungsreihe frühzeitig, und erstellen Sie eine neue Besprechungsserie mit einem anderen Betreff.

Weitere Informationen zum Absagen aller zukünftigen Besprechungen in einer Besprechungsserie finden Sie unter Absagen aller zukünftigen Besprechungen in einer Besprechungsserie.

Ändern des Organisators

Outlook bietet keine Möglichkeit, einen Besprechungsorganisator zu ändern. Wenn Sie den Besprechungsorganisator einer Besprechungsserie ändern möchten, müssen Sie die Besprechungsserie beenden. Legen Sie zu diesem Zweck ein neues Enddatum fest, und senden Sie die Aktualisierung an alle Teilnehmer. Wenn Sie diesen Schritt ausgeführt haben, kann der neue Organisator eine neue Besprechungsserie erstellen.

Weitere Informationen zum Festlegen eines früheren Enddatums finden Sie unter Absagen einer Besprechung.

Vermeiden der Verwendung einer Besprechungsserie zum Freigeben von Anlagen

Anlagen tragen zur Komplexität von Ausnahmen bei Besprechungsserien bei. Jede Ausnahme enthält eine eigene Kopie der Anlagen. Wenn Besprechungsserien Ausnahmen hinzugefügt werden, werden neue Kopien der Anlagen erstellt. Wenn Sie Änderungen an einer Gruppe von Anlagen vornehmen, werden diese Änderungen nicht an die anderen Ausnahmen weitergegeben. Wenn Sie verlangen, dass alle Teilnehmer über die neuesten Änderungen für eine bestimmte Besprechung verfügen, empfiehlt es sich, Anlagen nach Möglichkeit in SharePoint oder OneDrive zu speichern und mit einem Link zu teilen.

Hinweis: Die Aktionen zum Hinzufügen und Entfernen von Anlagen zu eigenständigen, nicht wiederkehrenden Besprechungen werden vollständig unterstützt.

Verarbeiten aller Besprechungsanfragen und -absagen

Es ist zwar möglich, eine Besprechungsanfrage direkt im Posteingang zu löschen, Sie sollten jedoch die Besprechungsanfrage ordnungsgemäß verarbeiten, indem Sie die Anfrage entweder annehmen oder ablehnen. Verwenden Sie immer den Befehl "Aus Kalender entfernen", um Besprechungsabsagen in Ihrem Posteingang zu verarbeiten. Vermeiden Sie die Verarbeitung von Besprechungen direkt im Kalendermodul.

Vermeiden des Kopierens von Besprechungen

Standardmäßig entfernt Outlook alle Links zwischen einer kopierten Besprechung und der ursprünglichen Besprechung. Dadurch können Inkonsistenzen vermieden werden. Neuere Versionen von Outlook dem Betreff die Textzeichenfolge "Copy:" hinzufügen. Dadurch können Kopien von Besprechungen einfach identifiziert werden.

Ab Outlook Version 2311 wird das Kopieren von Besprechungen nicht mehr unterstützt. Dies ist eine absichtliche Änderung, um das Kopieren von Besprechungen zu verhindern. Aktionen im Zusammenhang mit kopierten Besprechungen führen zu unerwarteten Ergebnissen, daher wird empfohlen, das Kopieren von Besprechungen zu vermeiden. Dies ist eine seit langem dokumentierte bewährte Methode. Um die unerwarteten Ergebnisse zu begrenzen, hat das Outlook Team das Blockieren von Kopierbesprechungen implementiert.

Weitere Informationen zum aktuellen Update zum Blockieren von Kopierbesprechungen finden Sie unter:

Outlook blockiert das Kopieren von Besprechungen mit "Das Kopieren von Besprechungen wird nicht unterstützt".

Weiterleiten von Besprechungsanfragen

Wenn Sie Outlook verwenden, um eine Besprechung an eine Person weiterzuleiten, die ursprünglich nicht zur Besprechung eingeladen wurde, sendet Outlook eine Besprechungsweiterleitungsbenachrichtigung an den Besprechungsorganisator. Wenn der Organisator die Besprechungsbenachrichtigung erhält, wird der neue Teilnehmer zur Besprechung des Organisators hinzugefügt. Wenn bestehende Teilnehmer wissen müssen, dass der Besprechung ein weiterer Teilnehmer hinzugefügt wurde, muss der Organisator die Besprechung öffnen und eine Besprechungsaktualisierung an alle Teilnehmer senden.

Hinweis: Wenn Sie jemanden über eine Besprechung informieren, aber nicht einladen möchten, ziehen Sie einfach die Besprechungsanfrage aus Ihrem Kalender auf das E-Mail-Symbol unten links von Outlook. Dann wird eine E-Mail mit Informationen zur Besprechung geöffnet, die Sie versenden können. Beachten Sie, dass durch diese E-Mail der Besprechung keine Empfänger hinzugefügt werden und die E-Mail nur Besprechungsinformationen wie Datum, Uhrzeit, Betreff und Tagesordnung enthält.

Für Microsoft Exchange-Benutzer

Microsoft Exchange Server 2007 hat auch Besprechungsweiterleitungsbenachrichtigungen als Teil des Features "Kalenderzentrale" eingeführt. Wenn Sie Outlook verwenden, um eine Verbindung mit einem Postfach in einer Exchange Server-Organisation herzustellen, unterliegt das Verhalten von Besprechungsweiterleitungsbenachrichtigungen möglicherweise exchange-Einstellungen, wenn dies vom Exchange-Administrator konfiguriert wurde. Der Exchange-Administrator kann beispielsweise verhindern, dass Besprechungsweiterleitungsbenachrichtigungen an Remotedomänen gesendet werden.

Im Allgemeinen sollten daher von Teilnehmern keine Besprechungen weitergeleitet werden, wenn sie sich nicht in derselben Exchange-Organisation wie der Organisator befinden, es sei denn, folgende Bedingungen treffen zu:

Der Teilnehmer verwendet Microsoft Outlook 2010 oder höher.
Der Exchange-Administrator des Teilnehmers erlaubt das Senden von Benachrichtigungen über Besprechungsweiterleitung an Remotedomänen.
Der Organisator verwendet einen Microsoft Outlook-Client.

Wenn ein Teilnehmer ein anderes E-Mail-System als Exchange verwendet, sollten Besprechungen nur weitergeleitet werden, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

Der Teilnehmer verwendet Microsoft Outlook 2010 oder höher.
Der Organisator verwendet einen Microsoft Outlook-Client.

Wenn der Organisator aus irgendeinem Grund die Benachrichtigung über die Besprechungsweiterleitung nicht erhält, werden die Teilnehmer der Besprechung des Organisators nicht hinzugefügt. Wenn der Organisator die Besprechung anschließend ändert und eine Aktualisierung versendet, wird die Aktualisierung nur an die ursprünglich eingeladenen Personen gesendet. Die Teilnehmer, die zuvor die weitergeleitete Kopie der Besprechung empfangen haben, erhalten die Aktualisierung nicht.

Wenn die obigen Einschränkungen Sie daran hindern, Besprechungseinladungen erfolgreich und einheitlich weiterzuleiten, sollten Sie am besten einfach den Besprechungsorganisator bitten, die gewünschten Teilnehmer hinzuzufügen. Wenn Sie nicht sicher sind, dass sowohl Ihre Umgebung als auch die Umgebungen der gewünschten Teilnehmer die obigen Bedingungen erfüllen, müssen Sie unbedingt den Besprechungsorganisator bitten, die gewünschten Teilnehmer hinzuzufügen.

Hinweis: Outlook-Stellvertretungen empfangen keine Benachrichtigungen über Besprechungsweiterleitung.

Zusätzliche Empfehlungen für Microsoft Exchange-Benutzer

Verwalten der mit Ihrem Kalender verbundenen Geräte

Vergewissern Sie sich, dass auf den Geräten, die mit Ihrem Kalender verbunden sind, alle aktuellen Updates installiert sind. Einige Geräte verwenden Exchange ActiveSync, um den Kalender und andere Ordner zu synchronisieren. Zu diesen Geräten gehören Outlook für iOS, Outlook für Android, Apple iOS und Android-Geräte. Auch BlackBerry-Geräte von Research In Motion (RIM) und andere Geräte können mit dem Kalender synchronisiert werden.

Weitere Informationen zu einigen der bekannten Probleme finden Sie unter Aktuelle Probleme mit Microsoft Exchange ActiveSync und Geräten von Drittanbietern.

Hinweis: In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Elemente von mehreren Outlook-Clients und mehreren Geräten gleichzeitig geändert werden, was zu Konflikten führen kann. Um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, sollten Sie das gleiche Element nicht innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums auf zwei oder mehr Clients oder Geräten verarbeiten.

Verwalten von Add-Ins, die in Outlook integriert werden

Die meisten, wenn nicht alle Outlook-Add-Ins greifen auf Outlook Daten zu. Ein Add-In kann ein Outlook Element ändern, das Sie gleichzeitig bearbeiten, unabhängig davon, ob Outlook oder auf einem anderen Gerät. Dies kann zu Konflikten führen. Um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Updates für alle Add-Ins oder Programme installieren, die in Outlook integriert werden. Deinstallieren oder deaktivieren Sie diese Programme und Add-Ins, die Sie nicht verwenden oder die nicht in Outlook integriert werden müssen.