Bearbeiten oder Veröffentlichen einer Webdatenbank auf SharePoint 2010

In diesem Artikel / Was möchten Sie tun? / Ich möchte

• Übersicht

  • Funktionsweise

    • Formulare und Berichte werden im Browser ausgeführt

    • Daten werden in SharePoint-Listen gespeichert

    • Abfragen und Datenmakros werden auf dem Server ausgeführt

    • Intranet oder Internet

• Bearbeiten einer Webdatenbank

Übersicht

Access Services (eine optionale Komponente von SharePoint) stellt eine Plattform zum Erstellen von Datenbanken zur Verfügung, die Sie im Web verwenden können. Sie entwerfen und veröffentlichen eine Webdatenbank mithilfe von Access und SharePoint, und Personen, die über SharePoint-Konten verfügen, verwenden die Webdatenbank in einem Webbrowser.

Bearbeiten einer Webdatenbank

Dieser Abschnitt enthält Schritte für die grundlegenden Entwurfsaufgaben, die Sie in einer Webdatenbank ausführen können.

In diesem Abschnitt

• Vorbemerkung

  • Unterschiede beim Entwerfen von Desktop- und Webdatenbanken

  • Desktopfeatures ohne Gegenstück zur Webdatenbank

• Öffnen einer Webdatenbank in Access

• Erstellen einer Webtabelle

• Ein Feld hinzufügen

• Ändern von Feldeigenschaften

• Hinzufügen eines berechneten Felds

• Einrichten von Gültigkeitsregeln für Daten

  • Einrichten einer Gültigkeitsregel und -meldung für Felder

  • Einrichten einer Gültigkeitsregel und -meldung für Datensätze

• Erstellen einer Beziehung zwischen zwei Webtabellen

  • Erstellen eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

• Ändern eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

• Erhalten der Datenintegrität mithilfe von Datenmakros

• Erstellen einer Webabfrage

• Erstellen eines Webformulars

• Erstellen eines Webberichts

• Erstellen eines Navigationsformulars, das als beim Start anzuzeigendes Standardformular festgelegt wird

  • Festlegen des Navigationsformulars als standardmäßiges Webanzeigeformular

• Veröffentlichen einer Webdatenbank

• Synchronisieren einer Webdatenbank

Vorbemerkung

Bevor Sie mit dem Entwerfen Ihrer Webdatenbank beginnen, müssen Sie verschiedene Aufgaben ausführen. Außerdem gibt es Unterschiede beim Entwurf von Web- und Desktopdatenbanken, die Sie kennen sollten, insbesondere wenn sie ein erfahrener Access-Entwickler sind.

• Festlegen des Verwendungszwecks der Datenbank    Legen Sie sich einen klaren Plan zurecht, damit Sie beim Ausarbeiten von Entwurfsdetails die richtigen Entscheidungen treffen.

• Suchen und Organisieren der erforderlichen Informationen    In einer Webdatenbank können Sie keine verknüpften Tabellen verwenden. Daten, die Sie nutzen möchten und nicht ursprünglich in der Datenbank vorhanden sind, müssen vor der Veröffentlichung importiert werden. Wenn Sie Ihre Daten vor Beginn des Entwurfs richtig anordnen, können Sie Anpassungen am Entwurf aufgrund unerwarteter Datenanforderungen vermeiden.

• Bestimmen der SharePoint-Website, auf der die Veröffentlichung erfolgen soll    Ohne SharePoint ist keine Veröffentlichung möglich. Wenn Sie Ihren Entwurf während der Ausarbeitung in einem Browser testen möchten (was keine schlechte Idee ist), müssen Sie ihn zuerst veröffentlichen.

• Planen der Sicherheit    Zum Steuern des Zugriffs auf Ihre Webdatenbank können Sie die Sicherheitsfunktionen von SharePoint nutzen. Planen Sie Sicherheitsmaßnahmen frühzeitig, damit Sie sie in Ihren Entwurf integrieren können.

Öffnen einer Webdatenbank in Access

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie eine Webdatenbank öffnen können: über einen Browser oder über Access.

So öffnen Sie es über einen Browser    Navigieren Sie zur Website der Datenbank, und klicken Sie in der oberen linken Ecke des Hauptnavigationsformulars (direkt unterhalb des Symbolleistenbereichs des Browsers) auf Optionen,und klicken Sie dann auf In Access öffnen.

So öffnen Sie in Access    Öffnen Sie die Datei wie eine beliebige Datenbankdatei, drücken Sie STRG+O, und verwenden Sie das Dialogfeld Öffnen.

Erstellen einer Webtabelle

Klicken Sie bei geöffneter Webdatenbank in Access im Menüband auf Erstellen, und klicken Sie dann in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

Wenn Sie erstmals eine Tabelle erstellen, enthält sie mit dem ID-Feld "AutoWert" ein Feld. Sie können neue Felder zum Speichern der Informationen hinzufügen, die für die Aufgabe der Tabelle benötigt werden. Sie können beispielsweise ein Feld hinzufügen, in dem das Datum gespeichert wird, an dem Sie mit einer Nachverfolgung beginnen.

Ein Feld hinzufügen

Sie können aus einer Vielzahl von vorbereiteten Feldern auswählen, die Sie Ihrer Tabelle hinzufügen möchten. Es gibt zwei ebenso einfache Möglichkeiten:

• Klicken Sie im Menüband auf Felder, und klicken Sie dann in der Gruppe & Löschen auf den feldtyp, den Sie verwenden möchten.

• Oder klicken Sie im Tabellendatenblatt aufZum Hinzufügen klicken, und wählen Sie dann einen Feldtyp aus.

Ändern von Feldeigenschaften

Das Verhalten eines Felds, z. B. die Art von Daten, die in ihm gespeichert werden können, wird durch die Formatierung und Eigenschaften bestimmt. Sie können diese Einstellungen ändern, damit sich das Feld Ihren Anforderungen entsprechend verhält.

1. Wählen Sie das Feld mit der Formatierung und den Eigenschaften aus, die Sie ändern möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Felder.

3. Über die Befehle in den Gruppen Formatierung und Eigenschaften können Sie die Einstellungen ändern.

Hinzufügen eines berechneten Felds

Sie können ein Feld hinzufügen, das einen Wert enthält, der anhand anderer Daten in derselben Tabelle berechnet wird. Daten aus anderen Tabellen können nicht als Quelle der berechneten Daten dienen. Einige Ausdrücke werden von berechneten Feldern nicht unterstützt.

1. Klicken Sie bei geöffneter Tabelle auf Zum Hinzufügen klicken.

2. Zeigen Sie auf Berechnetes Feld, und klicken Sie dann auf den für das Feld gewünschten Datentyp.

   Der Ausdrucks-Generator wird geöffnet.

3. Erstellen Sie mithilfe des Ausdrucks-Generators die Berechnung für das Feld. Denken Sie daran, dass Sie nur andere Felder derselben Tabelle als Datenquellen für die Berechnung verwenden können. Hilfe zur Verwendung des Ausdrucks-Generators finden Sie im Artikel Erstellen eines Ausdrucks.

Einrichten von Gültigkeitsregeln für Daten

Bei den meisten Feldern können Sie einen Ausdruck zum Prüfen der Gültigkeit der Eingabe verwenden. Mithilfe eines Ausdrucks können Sie auch die Gültigkeit der Eingabe in eine Tabelle prüfen, was nützlich sein kann, wenn Sie die Gültigkeit der Eingabe in ein Feld prüfen möchten, das keine Gültigkeitsprüfung unterstützt, oder wenn Sie die Eingabe in ein Feld basierend auf dem Wert anderer Felder der Tabelle prüfen möchten. Eine ausführlichere Erläuterung der Gültigkeitsprüfung finden Sie im Artikel Einschränken der Dateneingabe mithilfe einer Gültigkeitsregel.

Sie können auch die Meldung angeben, die angezeigt wird, wenn eine Gültigkeitsregel eine Eingabe verhindert (die als Gültigkeitsmeldung bezeichnet wird).

Erstellen einer Beziehung zwischen zwei Webtabellen

Tabellenbeziehungen sind die Art und Weise, wie Sie angeben, dass zwei Tabellen Daten gemeinsam haben – dass eine von ihnen Daten aus der anderen verwendet und möglicherweise auch umgekehrt. Sagen Sie beispielsweise, dass jeder Vorgang über einen verantwortlichen Mitarbeiter verfügt, und dieser Fakt wird in der Tabelle "Vorgänge" durch das Feld "Mitarbeiter-ID" dargestellt – dem Primärschlüssel der Tabelle "Mitarbeiter". Wenn Sie Daten zu einem Vorgang betrachten, können Sie Daten über den zuständigen Mitarbeiter ein, indem Sie sie in der Tabelle "Mitarbeiter" mithilfe der Mitarbeiter-ID nach oben suchen – oder besser gesagt: Access übernimmt dies für Sie.

Zum Erstellen einer Beziehung in einer Webdatenbank verwenden Sie den Nachschlage-Assistenten, um ein Nachschlagefeld zu erstellen. Dieses Feld wird der Tabelle hinzugefügt, die sich auf der "n"-Seite der Beziehung befindet, und zeigt auf die Tabelle auf der "1"-Seite der Beziehung.

Ändern eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

1. Öffnen Sie die Tabelle mit dem Nachschlagefeld, das Sie ändern möchten.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Eigenschaften auf Suchen ändern.

   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Nachschlagefeld und dann auf Suchen ändern.

3. Befolgen Sie die Anweisungen des Nachschlage-Assistenten.

Erhalten der Datenintegrität mithilfe von Datenmakros

Mithilfe von Datenmakros können Sie Aktualisierungs- und Löschweitergaben implementieren. Über die Befehle auf der Registerkarte "Tabelle" können Sie eingebettete Makros erstellen, mit denen Daten geändert werden.

Erstellen einer Webabfrage

Sie können eine Abfrage als Datenquelle für Formulare und Berichte verwenden. Abfragen werden auf dem Server ausgeführt, wodurch der Netzwerkdatenverkehr minimiert wird.

Angenommen, Sie verfolgen mithilfe einer Webdatenbank Spenden für wohltätige Zwecke nach. Sie möchten prüfen, wer im Verlauf einer Veranstaltung Geld gespendet hat. Mithilfe einer Abfrage können Sie Daten auswählen und diese für eine Nutzung in Formularen und Berichten vorbereiten.

Bei diesem Verfahren wird die Spendenvorlage als Beispiel verwendet. Sie können eine Nachverfolgung einleiten, indem Sie mithilfe der Datenbankvorlage für Spenden eine neue Datenbank anlegen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrage.

2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Doppelklicken Sie in diesem Beispiel auf Constituents, Donations, Events und EventAttendees.

3. Erstellen Sie erforderliche Verknüpfungen, indem Sie im Abfrageentwurfsfenster Felder von einem Objekt auf ein anderes ziehen.

   Ziehen Sie in diesem Beispiel das Feld ID aus Constituents zum Feld DonorConstituentID in Donations, und ziehen Sie dann das Feld DonorConstituentID aus Donations zum Feld ConstituentID in EventAttendees.

4. Fügen Sie die Felder hinzu, die Sie verwenden möchten. Sie können die Felder auf das Raster ziehen, oder auf ein Feld doppelklicken, um es hinzuzufügen.

   Fügen Sie in diesem Beispiel Event aus der Tabelle Events, DonationDate aus der Tabelle Donations und Greeting, FirstName und LastName aus der Tabelle Constituents hinzu.

5. Fügen Sie alle Kriterien hinzu, die Sie verwenden möchten.

   In diesem Beispiel möchten Sie DonationDate so eingrenzen, dass das Spendendatum zwischen StartDate und EndDate der Veranstaltung liegt. Geben Sie in der Zeile Kriterien unter DonationDate Folgendes ein: >=[StartDate] Und <=[EndDate].

Erstellen eines Webformulars

Formulare stellen die wichtigste Möglichkeit zum Eingeben und Bearbeiten von Daten in einer Webdatenbank dar und eignen sich auch zum Überprüfen von Daten. Formulare werden im Browser ausgeführt, wodurch die Systemleistung optimiert wird. Beim Öffnen eines Formulars ruft der Browser die benötigten Daten vom Server mit SharePoint ab. Sie können die Daten im Formular filtern und sortieren, ohne sie nochmals vom Server abrufen zu müssen.

1. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle aus.

   Hinweis: Wenn Sie ein nicht gebundenes Formular erstellen möchten, überspringen Sie diesen Schritt.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf eine der folgenden Schaltflächen:

   • Typ    Dient zum Erstellen eines einfachen Formulars, das immer nur einen Datensatz anzeigt, mithilfe des Objekts, das Sie als Datenquelle ausgewählt haben.

     Hinweis: Wenn Sie ein nicht gebundenes Formular erstellen, steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung.

   • Mehrere Elemente    Dient zum Erstellen eines Formulars, das mehrere Datensätze gleichzeitig anzeigt, mithilfe des Objekts, das Sie als Datenquelle ausgewählt haben.

     Hinweis: Wenn Sie ein nicht gebundenes Formular erstellen, steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung.

   • Leeres Formular    Dient zum Erstellen eines Formulars, das nichts enthält.

   • Datenblatt    Dient zum Erstellen eines Formulars, das wie ein Datenblatt aussieht und sich so verhält, mithilfe des Objekts, das Sie als Datenquelle ausgewählt haben.

     Hinweis: Wenn Sie ein nicht gebundenes Formular erstellen, steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung.

Erstellen eines Webberichts

Formulare stellen die wichtigste Möglichkeit zum Überprüfen und Drucken von Daten in einer Webdatenbank dar. Berichte werden im Browser ausgeführt, wodurch die Systemleistung optimiert wird. Beim Öffnen eines Berichts ruft der Browser die benötigten Daten vom Server mit SharePoint ab. Sie können die Daten im Bericht filtern und sortieren, ohne sie nochmals vom Server abrufen zu müssen.

1. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle aus.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf eine der folgenden Schaltflächen:

   • Bericht    Dient zum Erstellen eines einfachen Berichts mithilfe des Objekts, das Sie als Datenquelle ausgewählt haben.

   • Leerer Bericht    Dient zum Erstellen eines Berichts, der nichts enthält.

Erstellen eines Navigationsformulars, das als beim Start anzuzeigendes Standardformular festgelegt wird

Benutzer benötigen eine Möglichkeit zur Navigation durch Ihre Anwendung. Bedenken Sie, dass der Navigationsbereich in einem Webbrowser nicht zur Verfügung steht. Damit Benutzer Ihre Datenbankobjekte verwenden können, müssen Sie ihnen die Möglichkeit dazu bieten. Sie können ein Navigationsformular erstellen und festlegen, dass es angezeigt wird, sobald jemand Ihre Anwendung in einem Webbrowser öffnet. Wenn Sie allerdings kein Formular angeben, das beim Start der Anwendung angezeigt wird, dann wird auch kein Formular geöffnet, wodurch es anderen Benutzern erschwert wird, die Anwendung zu verwenden.

Am besten ist es, das Navigationsformular zum Schluss zu erstellen, damit Sie dem Formular bei seiner Erstellung alle gewünschten Objekte hinzufügen können.

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Erstellen.

2. Klicken Sie in der Gruppe Formular auf Navigation, und wählen Sie anschließend in der Liste ein Navigationslayout aus.

3. Wenn Sie ein Element hinzufügen möchten, ziehen Sie es aus dem Navigationsbereich auf das Navigationssteuerelement.

   Hinweis: Einem Navigationssteuerelement können nur Formulare und Berichte hinzugefügt werden.

4. Fügen Sie sonstige gewünschte Steuerelemente dem Hauptteil des Navigationsformulars hinzu. Sie können beispielsweise eine formularübergreifende Suchfunktion bereitstellen, indem Sie dem Navigationsformular entsprechende Steuerelemente hinzufügen.

Veröffentlichen und Synchronisieren von Änderungen an Ihrer Anwendung