Brug access-skabelonen Sporing af aktiver

Brug access-skabelonen Sporing af aktiver til at holde styr på computere, kontorudstyr eller andet, der ejes eller vedligeholdes af personer. Med denne version af en populær Access-skabelon kan du også søge i Aktivoplysninger, vise eller skjule kolonner, sende mails og tilknytte aktivejeres adresser.

Vil du se en video om brug af denne skabelon? Se denne artikel Brug databaseskabelonen Sporing af aktiver.

Bemærk!: Databaseskabelonen Sporing af aktiver er blevet opdateret i løbet af de seneste par år. Disse instruktioner henviser til den nyeste version af skabelonen, der kan downloades. Hvis nedenstående trin ikke svarer til det, du ser, bruger du sandsynligvis en ældre version af skabelonen.

Introduktion

I denne artikel gennemgår vi de grundlæggende trin til brug af skabelonen Sporing af aktiver.

Forbered databasen til brug

Når du åbner databasen første gang, viser Access velkomstformularen. Hvis du vil forhindre, at denne formular vises, næste gang du åbner databasen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis velkommen, når denne database åbnes .

Luk velkomstformularen for at begynde at bruge databasen.
Hvis du vil sikre dig, at alt databasens indhold er aktiveret, skal du klikke på Aktivér dette indhold på meddelelseslinjen.

Du kan finde flere oplysninger om aktivering af databaseindhold i artiklen Beslutte, om du har tillid til en database.

Vis eller skjul udgåede aktiver

Udgåede aktiver er elementer, der har en udgået dato på eller før den aktuelle dato. Aktiver kan blive udgået, når de er forældede, ødelagte eller på anden måde ubrugte. Du kan vise eller skjule udgåede aktiver i formularen Liste over aktiver.

Markér eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Vis udgået i formularen Liste over aktiver.

Søge efter et aktiv eller en kontakt

I feltet Hurtig søgning kan du hurtigt finde et aktiv i formularen Liste over aktiver og en kontakt i formularen Liste over kontakter .

Skriv den tekst, du vil søge efter, i feltet Hurtig søgning , og tryk derefter på Enter.

Access filtrerer listen for kun at vise de poster, der indeholder den tekst, du har søgt efter. Hvis du vil vende tilbage til den komplette liste, skal du klikke på Ryd den aktuelle søgning. Det er X'et i søgefeltet.

Filtrer listen over aktiver

I formularen Liste over aktiver kan du filtrere listen over aktiver og gemme dine foretrukne filtre til senere brug.

Anvend filtre ved at højreklikke på formularen og vælge de ønskede filtre.
Klik på Gem filter.
Angiv et filternavn og en beskrivelse i formularen Filterdetaljer , og klik derefter på Luk.
Brug feltet Filtrer favoritter til at anvende et gemt filter, eller klik på (Ryd filter) for at fjerne filteret.

Få vist eller skjul kolonner

I formularen Liste over aktiver og formularen Liste over kontakter er nogle felter (kolonner) som standard skjult. Sådan ændrer du, hvilke felter der vises:

Klik på Vis/skjul felter.
Markér afkrydsningsfeltet ud for hver kolonne, du vil vise, i dialogboksen Vis kolonner . Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at skjule kolonnen.

Vis aktiv- eller kontaktoplysninger

Du kan bruge formularen Aktivoplysninger og formularen Kontaktoplysninger til at få vist og angive flere oplysninger om en vare. Sådan får du vist oplysninger om aktiver eller formularen Kontaktoplysninger :

Klik på Åbn ud for det element, du vil have vist, i formularen Liste over aktiver eller på formularen Liste over kontakter.

Tilføje et billede

På formularen Aktivoplysninger og formularen Kontaktoplysninger kan du tilføje billeder og andre vedhæftede filer.

Under billedrammen i formularen Aktivoplysninger skal du klikke på Tilføj eller fjern vedhæftede filer.

Klik på Rediger billede under billedrammen i formularen Kontaktoplysninger.
Klik på Tilføj i dialogboksen Vedhæftede filer.
I dialogboksen Vælg fil skal du gå til den mappe, der indeholder filen.
Vælg den fil, du vil tilføje, og klik derefter på Åbn.
Klik på OK i dialogboksen Vedhæftede filer.

Bemærk!: Du kan vedhæfte flere filer for hvert element, herunder forskellige filtyper, f.eks. dokumenter eller regneark.

Tilføj kontakter fra Microsoft Outlook

Hvis du bruger Microsoft Outlook, kan du tilføje kontakter eller ejere af aktiver fra det pågældende program uden at skulle skrive oplysningerne igen.

Klik på Tilføj fra Outlook i formularen Liste over kontakter.
I dialogboksen Vælg navne, der skal tilføjes skal du vælge de navne, du vil føje til databasen.
Klik på Tilføj, og klik derefter på OK.

Vise et kort over en kontakts adresse

Hvis du har angivet en adresse til kontakten, kan du få vist et kort over den pågældende placering på formularen Kontaktoplysninger :

Klik på Tilknyt denne adresse.

Vise rapporter

Sporing af aktiver indeholder flere rapporter, herunder Alle aktiver, Aktivoplysninger, Udgåede aktiver, Adressekartotek for kontakter og meget mere. Sådan får du vist en rapport:

Dobbeltklik på den rapport, du vil have vist, under Rapporter i navigationsruden.

Du kan oprette dine egne brugerdefinerede rapporter. Du kan få mere at vide i artiklen Create en simpel rapport.

Ændre databasen til sporing af aktiver

Du kan tilpasse databasen Sporing af aktiver ved at føje et nyt felt til tabellen Aktiver og derefter føje feltet til formularen Aktivliste , formularen Aktivoplysninger og rapporten Aktivoplysninger .

Føje et felt til tabellen Aktiver

Luk alle åbne faner.
Dobbeltklik på tabellen Aktiver i navigationsruden.
Rul til højre, indtil du ser kolonnen Tilføj nyt felt. Dobbeltklik på kolonneoverskriften, og skriv feltnavnet.

Første gang du angiver data i kolonnen, angiver Access datatypen for dig.

Føje et felt til en formular eller en rapport

Når et felt er blevet føjet til en tabel, kan du føje det til en formular eller rapport.

Højreklik på formularen eller rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning.
Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Funktioner under fanen Design.
Træk det ønskede felt fra feltlisten til formularen eller rapporten.