En SharePoint indholdstype samler et element og oplysninger om elementet. Elementet kan være en af mange forskellige typer filer, et dokument, en Excel-projektmappe eller endda en statusindikator for en statusrapport. Det kan også være en liste eller en mappe. En indholdstype knytter dette element til nøglemetadata eller andre oplysninger, f.eks. en skabelon eller en opbevaringspolitik.
Du kan f.eks. definere en indholdstype for en salgskontrakt og føje den til det bibliotek, som dit team bruger. Når en person derefter vil oprette et salgsforslag, vælger vedkommende blot Salgskontrakt i menuen Nyt dokument .
En dokumentindholdstype som denne salgskontrakt kan have følgende attributter:
-
Skabelonen til dokumentet
-
Kolonner, der er knyttet til indholdet, hvor hver kolonne repræsenterer et element med metadata. Følgende liste viser f.eks. nogle ofte anvendte dokumentmetadata:
-
Sælger
-
Klientvirksomhed
-
Købsordrenummer og så videre...
-
-
Et krav om automatisk at få vist panel for dokumentoplysninger og indsamle påkrævede oplysninger, hver gang en bruger opretter en ny fil af denne type
-
Indstillinger for administration af oplysninger, der angiver opbevaringspolitikken, om den kan overvåges osv.
Mere om indholdstyper
Standardindholdstyper og brugerdefinerede indholdstyper
Som standard indeholder SharePoint mange indholdstyper. Hvert stykke indhold i SharePoint oprettes ud fra en indholdstype. Du kan bruge de foruddefinerede indholdstyper, f.eks. Tomt dokument eller Meddelelse, uden nogen ændring, eller du kan oprette brugerdefinerede indholdstyper.
For at forstå, hvordan de indbyggede indholdstyper er relateret til hinanden, skal du se SharePoint i standardhierarkiet for indholdstyper i Microsoft 365.
Se Føj en indholdstype til en liste eller et bibliotek
Her er en kort liste over blot nogle standardindholdstyper i SharePoint. Der er mange flere, som du kan se ved at se på siden Indstillinger for websted på et SharePoint websted.
-
Indholdstyper for digitale aktiver : lyd, video og billede
-
Dokumentindholdstyper : Grundlæggende side, Dokument, Formular, Link og Wikiside
-
Listeindholdstyper : Meddelelse, Kontakt, Opgave
Dette er blot et eksempel på den brede vifte af tilgængelige indholdstyper. Hvis du vil se de standardtyper, der er tilgængelige på dit websted, skal du følge disse trin:
Se alle standardindholdstyper
-
Vælg den liste, du vil arbejde med, på Værktøjslinjen Hurtig start, eller klik på Indstillinger
-
Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier Designer web.
-
På siden Webstedsindholdstyper kan du se indholdstyperne (f.eks. rapport, billede eller dokument), overordnede (f.eks. dokument, element eller RTF-aktiv) og kilde (som regel dit aktuelle websted).
Brugerdefinerede indholdstyper kan gøre det nemmere for brugerne at være ensartede. Selvom der er mange indbyggede indholdstyper, kan det være en god ide at oprette brugerdefinerede indholdstyper for organisationen. Hver organisation har unikke krav og forskellige typer indhold. Der kan f.eks. være formelle kontrakter, rapporter, salgsforslag, designspecifikationer, virksomhedsprocedurer osv. Du kan oprette separate indholdstyper for at hjælpe dig med at administrere denne sort.
Hvis du vil oprette en brugerdefineret webstedsindholdstype, skal du altid starte fra en eksisterende indholdstype. Du kan vælge mellem den store samling af foruddefinerede webstedsindholdstyper i galleriet Designer web. Den nye webstedsindholdstype nedarver alle attributterne for den overordnede indholdstype, f.eks. dens dokumentskabelon, skrivebeskyttet indstilling eller kolonner. Når du har oprettet den, kan du ændre en af disse attributter. Det kan f.eks. være, at du vil bruge en anden skabelon end den, der er angivet i den overordnede skabelon.
Indholdstyper kan defineres for næsten ethvert element i SharePoint. Dette omfatter dokumenter og andre filer, listeelementer, mediefiler og mapper. Du kan angive følgende attributter for hver indholdstype. Disse attributter tilknyttes automatisk, hver gang nogen opretter et nyt dokument eller en anden fil af en bestemt indholdstype.
-
Dokumentskabelonen, hvis det er et dokument
-
Politikker for administration af oplysninger, der angiver opbevarings- og overvågningspolitikker
-
Kolonner (metadata), der er knyttet til indholdet
-
Arbejdsprocesser, som elementer af denne indholdstype kan bruge
-
Brugerdefinerede funktioner
Hvis du vil oprette en brugerdefineret indholdstype, skal du følge disse trin:
Oprette brugerdefinerede indholdstyper
-
Vælg den liste, du vil arbejde med, på Værktøjslinjen Hurtig start, eller klik på Indstillinger
-
Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier Designer web.
-
Klik på Opret på siden Webstedsindholdstyper.
-
På siden Ny webstedsindholdstype skal du angive et Navn og en beskrivelse til din brugerdefinerede indholdstype.
-
Under Overordnet indholdstype skal du vælge en overordnet, f.eks. indholdstyper for digitale aktiver eller dokumentindholdstyper. Under den overordnede indholdstype ændres rullelisten. Vælg en mere specifik overordnet indholdstype. Hvis du f.eks. har valgt Indholdstyper for digitale aktiver, kan du indsnævre den til Video eller Lyd i dette felt.
-
Til sidst skal du angive en gruppe, som indholdstypen skal placeres i, f.eks. Brugerdefinerede indholdstyper eller Mappeindholdstyper.
Indholdstypepublicering
Indholdstyper defineres for et websted og anvendes på det pågældende websted og dets underordnede websteder. Men nogle gange vil du bruge en bestemt indholdstype på flere websteder eller på tværs af grupper af websteder. Din organisation kan f.eks. bruge en standardskabelon til dokumenter, der kræver standardiserede metadata. Da du ønsker, at alle brugere i virksomheden skal bruge denne indholdstype til dokumenter, er det en god kandidat at publicere på tværs af alle grupper af websteder. Eller måske opretter den tekniske afdeling en indholdstype til designspecifikationer og vil publicere den udelukkende til de tekniske grupper af websteder.
Da indholdstyper indeholder metadata, er indholdstyper og metadata meget tæt forbundet. En administreret metadatatjeneste i SharePoint gør det muligt at publicere en indholdstype på de websteder, hvor den bruges. Websteder og grupper af websteder, der er en del af tjenesten Administrerede metadata, kaldes "abonnentwebsteder".
En administreret metadatatjeneste skal oprettes og konfigureres eksplicit. For at medtage indholdstypepublicering angiver administratoren en bestemt gruppe af websteder som en hub. Forbundne programmer og grupper af websteder kan abonnere på indholdstyperne på hubben. Ved at konfigurere administrerede metadatatjenester gør du det muligt centralt at administrere indholdstyper. Indholdstyper oprettes på hubwebstedet, og eventuelle opdateringer kan automatisk distribueres til abonnentwebstederne.
Se Publicere en indholdstype fra en indholdspubliceringshub for at få flere oplysninger om publicering af indholdstyper.
