Tip til, hvordan publikationer gøres personlige

Hvorfor tilpasse?

Kunder vil som regel gerne huskes og hjælpes – om ikke af anden grund, fordi de hurtigere får det, de ønsker, på den måde. Denne form for personlig opmærksomhed skaber kundeloyalitet. Når butikker og restauranter holder tæt styr på kundernes interesser, svarer kunderne som regel ved at returnere og bruge mere tid og penge der.

Forsendelser kan fungere på samme måde. Når du medtager indhold i en mail, der adresserer dine kunders specifikke interesser, er der meget større sandsynlighed for, at kunderne tager sig af dem og svarer.

Indsaml de kundeoplysninger, du skal bruge

Sporing af individuelle kunders interesser og karakteristika kan være en kompleks opgave. Du skal indsamle oplysningerne, gemme dem i en formular, som du nemt kan hente, og filtrere dem efter karakteristika, der giver mening for din virksomhed, og som kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af din mailinvestering. Jo mere præcist du kan identificere kunder, der deler fælles interesser, jo større er det sandsynlige afkast af din investering.

Microsoft Office Publisher kan hjælpe. Du kan angive kundedataene i en database, som du opretter direkte i Microsoft Publisher eller i andre programmer, f.eks. Excel, Outlook, Outlook med Business Contact Manager og Access. Du kan også bruge lister, du køber, f.eks. lister fra Microsoft List Builder.

Når du har indsamlet oplysningerne, kan du analysere dem for at finde ud af, hvad dine bedste kunder har til fælles, gruppere kunder efter deres affiniteter og tilpasse dine forsendelser for at henlede opmærksomheden på deres specifikke interesser.

Konfiguration af datafilen

De adresser og personlige oplysninger, du føjer til publikationer, skal komme fra et andet sted. Derfor er det første trin i forberedelsen af en masseforsendelse at konfigurere en datafil, der indeholder kontaktoplysninger om dine kunder. Til din datafil kan du bruge et Microsoft Office Excel-regneark, en Microsoft Office Word-tabel, en Microsoft Office Access-database eller endda en Microsoft Office Outlook-kontaktmappe. Din adresseliste oprettes ud fra denne datafil.

Når du konfigurerer datafilen, skal du huske på følgende punkter (når du læser listen, skal du se følgende billede, som viser kolonner i et Excel-regneark og fletfelterne på to sider af et postkort):

Typer af oplysninger i kolonner Hver kolonne i datafilen svarer til én oplysning, du vil føje til en publikation. Hvis du f.eks. vil tilføje en kundes adresse og en personlig note til hver kopi af et postkort, du udskriver, skal du have kolonner i datafilen for navn, adresse, by, stat, postnummer og en personlig note.
Én post pr. række Hver række i datafilen indeholder oplysninger, der går til en kopi af publikationen. Alle oplysningerne i række 2 i Excel-regnearket sendes f.eks. til det postkort, du sender til kunde 1, alle oplysningerne i række 3 går til postkortet, som du sender til kunde 2 osv.
Tilføje felter i publikationen Hvis du vil bruge oplysningerne i datafilen, skal du placere felter i publikationen – ét felt for hver oplysning, du vil have vist. Hvis du f.eks. vil udskrive navn, adresse, by, stat, postnummer og en personlig note på hver kopi af et postkort, skal postkortpublikationen indeholde et felt for hver af disse oplysninger.

Kolonner i et Excel-regneark svarer til felter i en postkortpublikation

Tip!: Hvis du vil flette billeder til de publikationer, du vil sende via mail, skal datafilen indeholde en kolonne, der indeholder data fra billedfilnavnet. Hver række i den pågældende kolonne skal indeholde filnavnet på et bestemt billede, f.eks.: Firstphoto.jpg. Hvis billederne ikke er placeret i den samme mappe, som datakilden er, skal du medtage stien til hvert billede.

Tilføje en adresseblok og en hilsen

Både en trykt adresseblok i et nyhedsbrev (i stedet for en vedhæftet adresseetiket) og en hilsen, der indeholder kundens navn, er enkle tilpasningsteknikker, der indikerer, at din adresse er beregnet specifikt til hver modtager.

Tilføje en adresseblok med navn, adresse og andre oplysninger

Klik på Adresseblok i gruppen & Adresseblok under fanen Forsendelser.
Markér de adresseelementer, du vil medtage, i dialogboksen Indsæt adresseblok, og klik derefter på OK.

Bemærk!: Hvis navnene på datafelterne i datakilden ikke svarer til navnene på de felter, som Publisher bruger til adresseblokken, skal du muligvis klikke på Match felter i dialogboksen Indsæt adresseblok. I dialogboksen Match felter skal du bruge rullelisten for at markere felterne fra din datakilder, så de svarer til felterne i Publisher.

Tilføje en hilsen

Klik på hilsen i gruppen & Forsendelser under fanen Forsendelser.
I dialogboksen Indsæt hilsen skal du vælge formatet for hilsenen, som omfatter starthilsenen, navneformatet og følgende tegnsætning. Eller skriv et nyt element i hvert tekstfelt.
Skriv den tekst, der skal vises i tilfælde, hvor Publisher ikke kan fortolke modtagerens navn – f.eks. når datakilden ikke indeholder et fornavn eller efternavn til en modtager, men kun et firmanavn.
Klik på OK.

Bemærk!: Hvis navnene på datafelterne i datakilden ikke svarer til navnene på de felter, som Publisher bruger til hilsenen, skal du muligvis klikke på Match felter i dialogboksen Hilsen. I dialogboksen Match felter skal du bruge rullelisten for at markere felterne fra din datakilder, så de svarer til felterne i Publisher.

Føj et billede til en adresse

Du kan føje et billede til en adresseblok samt til et hvilket som helst område i publikationen. Hvilket billede, der vises, kan variere, så det passer til kundens brand, alder, køn eller andre datafelter, som du sporer.

Klik på det sted i publikationen, hvor du vil indsætte fletfeltet til et billede (f.eks. ud for adresseblokken).
Klik på > Indsæt billede i gruppen & Forsendelser.
I dialogboksen Indsæt billedfelt skal du vælge det felt, der svarer til billedoplysningerne i datafilen, og derefter klikke på OK.

Publisher indsætter et fletfelt i en billedramme i publikationen ved det valgte indsætningspunkt. Du kan ændre størrelsen på eller flytte billedrammen.

Tilføje noter og links

Hvis du har konfigureret din datafil til at gemme relevante personlige oplysninger om dine kunder, som beskrevet i Tip til adresselister, kan du bruge de indsamlede oplysninger til at levere indhold, der specifikt er målrettet dine kunders interesser. Levering af indhold, der passer til kundernes interesser, er en effektiv form for tilpasning. Du kan f.eks.:

Skræddersy separate forsendelser efter køn Vis kun en ny produktlinje til mænd eller kvinder ved at medtage hver kundes køn ("mand" eller "kvinde") på adresselisten, og filtrer derefter efter køn, eller filtrer blot listen efter de forskellige poster i feltet Titel ("Hr." og "Frk."). Du kan medtage en URL-adresse (på udskrift) eller et link direkte til en webside (i en mail) for hvert køn, der beskriver deres muligheder. Det gør du ved at føje den relevante URL-adresse til hver post i en kolonne, der er angivet til dette formål.
Fokuser på modtagere af en bestemt alder Giv kunder besked om produkter eller tjenester, der er passende for disse kunders levetid (f.eks. planlægning af tilbagetrækning i deres levetid kontra planlægning om tilbagetrækning i deres 50'er) ved at indsamle fødselsdatoerne for dine kunder somfødselsdatoer (f.eks. "1945").

Hvis du vil tilbyde en kampagnegave til alle kunder, hvis fødselsdag falder i den aktuelle måned, kan du indsamle deres fødselsdatoer som måned, dag, år (f.eks. "1. januar 2008").
Brug af købsoversigt Send særlige meddelelser til dem, der har foretaget de seneste større køb, eller giv kunder besked, når du har nye modeller af deres foretrukne varemærker. Hvis du sporer deres specifikke køb, kan du sortere din datafil for at identificere historikken for brandkøb, når du får en ny forsendelse af produktlinjen, eller for at informere dem om relaterede produkter, som andre kunder har købt ("Kunder, der har købt dit element, fandt også dette element nyttigt").

Tilføj en personlig note

Du kan sende en brugerdefineret sms til hvert kundesegment, der har fælles interesser. Det gør du ved at føje et felt (eller en kolonne) til datafilen, så den indeholder disse meddelelser, og derefter føje den relevante meddelelse til hver post (eller række). Du kan knytte en bestemt meddelelse til kunder, der har samme køn, som har samme alder eller fødselsdato, eller som har foretaget køb inden for de seneste seks måneder. Du kan finde flere oplysninger om forberedelse af adresselisten i Tip til adresselister.

Klik på et tekstfelt i publikationen, hvor du vil have vist personlige oplysninger. Alternativt kan du klikke på Tegn tekstfelt påfanen Hjem og derefter trække et rektangel i den ønskede størrelse.
- Hvis der allerede er tekst i tekstfeltet, og du vil erstatte teksten, skal du også markere den.
- Hvis der allerede er tekst i tekstfeltet, og du vil beholde teksten, skal du placere markøren der, hvor du vil indsætte den tilpassede meddelelse.
I brevfletningsruden opgaverude du klikke på det relevante fletfelt på listen opgaverude.

Tilføj et personligt link

Du kan medtage et link, der peger dine kunder på en webside, der adresserer deres bestemte interesser eller attributter. Du kan føje kundernes navne eller andre datafelter til teksten i linket for at gøre det virkelig personligt.

Klik på Indsæt personligt hyperlink i gruppen & Indsæt felter under fanen Forsendelser.
I dialogboksen Indsæt tilpasset link skal du skrive den tekst, der skal vises, samt adressen på det websted, som modtagerne skal gå til, når de klikker på linket.
Hvis du vil bruge et datafelt i den viste tekst, skal du klikke på den viste tekst og derefter klikke på det datafelt, du vil indsætte, på listen til højre.

Bemærk!: Hvis du indsætter et datafelt, kan du angive en erstatning for visningstekst og webadresse for alle tomme poster, der svarer til det indsatte datafelt. Markér standardteksten Brug standardtekst til tomme poster, og brug standardlinket til tomme poster efter behov, og skriv derefter erstatningsteksten og webadressen.