Tip til e-mail-marketing

Sørg for, at din mailmarketing er lovlig

CAN-SPAM Act of 2003 (Controlling the Of the Non-Solicited Pornography and Marketing Act) beskriver kravene for dem, der sender kommercielle mails. Det betyder også, at afsendere af uønsket mail og virksomheder, hvis produkter annonceres i spam, bryder lovgivningen, og det giver modtagerne ret til at bede mailere om at stoppe med at sende spam til dem.

Lovgivningen omhandler mails, hvis primære formål er annoncering eller promovering af et kommercielt produkt eller en kommerciel tjeneste, herunder indhold på et websted. En "transaktions- eller relationsmeddelelse" – mail, der letter en aftale om transaktion eller opdaterer en kunde i en eksisterende forretningsrelation – indeholder muligvis ikke falske eller vildledende routingoplysninger, men er ellers undtaget fra de fleste bestemmelser i CAN-SPAM Act. Du kan få mere at vide ved at klikke på et link i sektionen Se også.

Gør indholdet relevant og kort

Forvent, at de fleste af dine kunder og potentielle kunder har tid og interesse til kun at læse, hvad der angår dem, så længe det kommer hurtigt til sagen. Jo mere du målretter hver mail til de enkelte modtageres interesser, jo mere sandsynligt er det, at de vil åbne, læse og svare på dine meddelelser. Funktionerne til brevfletning i Microsoft Office Publisher 2007 kan hjælpe dig med effektivt at dirigere indholdet til hver modtagers interesser.

De typer indhold, der fungerer godt i mailmarketing, omfatter:

• Ugentlige tilbud, rabatter og andre kampagnetilbud

• Invitationer til begivenheder og seminarer

• Opdateringer af produktoplysninger

• Informationsbrevbrev

Effektive e-mail-marketingmeddelelser indeholder følgende elementer (hvoraf de fleste også kræves af CAN-SPAM Act):

• En klar, kortfattet emnelinje    Selvom du ønsker, at modtagerne skal kunne åbne mailen, kan du ikke afspille nogle tricks og ikke bruge nogen gimmicks. Du skal bare love en reel fordel eller værdi, som du kan levere. CAN-SPAM Act kræver, at emnelinjen nøjagtigt repræsenterer indholdet af meddelelsen.

  Hold også emnelinjen under 50 tegn, så den ikke afkortes i modtagerens indbakke, og undgå tegnsætning, medmindre du stiller et spørgsmål – det er spild af værdifuld plads. Undgå først og fremmest at bruge udråbstegn. De er et godt tip om, at meddelelsen er strengt reklame.

• Meddelelse om, at din mail er en annoncering eller opfordring    CAN-SPAM Act kræver, at denne meddelelse skal være tydelig og iøjnefaldende, og at du giver modtagerne en metode til at fjerne sig selv fra adresselisten – en metode til at framelde sig.

• En gyldig returadresse    CAN-SPAM Act kræver, at du angiver en adresse. Det er også en god ide at angive et telefonnummer. Når alt kommer til alt, ønsker du, at modtagerne skal kontakte dig.

• En fravalgsmulighed    CAN-SPAM Act kræver, at du angiver en returmailadresse eller en anden webbaseret svarmekanismen, der gør det muligt for modtagerne at bede dig om ikke at sende fremtidige mails til den pågældende mailadresse. Du skal overholde anmodningerne inden for 10 arbejdsdage efter modtagelse af fravalgsanmodningen og i mindst 30 dage efter, at mailen er sendt. Du kan heller ikke hjælpe andre med at sende mails til adressen for en person, der har fravalgt.

Tilbyd et tydeligt handlingsopkald

I det første afsnit skal du gøre det klart, hvilken handling modtagerne kan foretage. Du skal ikke få dem til at rulle gennem meddelelsen for at finde den, men de skal også omdeater til sidst, hvis de beslutter sig for at læse hele meddelelsen, før de foretager sig noget.

Nogle af indstillingerne for en handling med opkald til handling omfatter følgende:

• Klik på et link for at få flere oplysninger.

• Tilmeld dig for at modtage et specialtilbud.

• Gå til en webside for at kvalificere dig (og gøre den pågældende side relevant for det specifikke tilbud).

• Download et nyhedsbrev, spil, pauseskærm, kupon eller hvidbog.

• Foretag et telefonopkald.

Gør meddelelsen personlig

Jo mere personlig tonen eller stemmen er, jo bedre – skriv dit budskab, som om det er fra et mennesker i stedet for en efterligning institution. Personer vil oprette relationer til andre personer, ikke med en virksomhed.

Gør dit personlige præg mere personligt ved at give lidt ekstra, f.eks. oplysninger, der er relateret til dine kunders interesser i din virksomhed. En restaurant kan f.eks. medtage anmeldelser eller opskrifter som en del af en almindelig mailkommunikation. Når kunderne prøver disse forbrugere eller opskrifter derhjemme, opbygger restauranten ekspertisen og beriger forholdet mellem kunde og virksomhed. Uddannelse, ræsonnerede meninger, principper og humor får din virksomhed til at virke mere nyttig og menneskelig – men genkendelse af de risici, de udfører. Sørg for, at du kender din målgruppe godt, og hvordan de vil reagere.

Vær konsekvent

Når du sender en række mails, skal du forsøge at være konsekvent i dine meddelelser, i layoutet og i tidspunktet for afsendelsen. Denne ensartethed understøtter, at din virksomhed er pålidelig, organiseret og velorganiseret.

Sende en række mails på samme tid hver dag, uge og måned. Hvis dine meddelelser er rettet mod andre virksomheder (eller personer på deres arbejde), skal du sende dem, så de kan læses i løbet af arbejdsugen, men ikke om mandag morgen (send ikke dine meddelelser mellem fredag middag og mandag middag). Hvis dine meddelelser er rettet mod forbrugere derhjemme, kan du sende dem, så kunderne får vist dine meddelelser i weekenden.

Hvis forsendelser ikke er hyppige nok, glemmer kunderne din virksomhed. Start med at teste en tidsplan for ugentlige mails, og gå derfra. Men hvis du er i tvivl, er det bedre at sende for sjældent end for ofte.

Formatér meddelelsen omhyggeligt

Hvis du opretter en mail fra en udskriftspublikation, kan den være for bred og tvinge modtageren til at rulle vandret. Jo mere modtagerne skal rulle lodret, jo mindre sandsynligt er det, at de får vist hele meddelelsen. Selvom du vælger en publikation, der er beregnet til mails, kan du gennemse meddelelsen for at bekræfte layoutet og størrelsen, så du kan foretage de nødvendige ændringer i tekst, grafik og layout, før du sender.

Hvordan ændrer jeg sidestørrelsen?

1. Klik på dialogboksstarteren ud for Afsnit under fanen Sideopsætning.

2. Vælg Mail under Layout.

3. Rediger målenefor bredde og højde underSide.

Nogle af de skrifttyper, du bruger i en udskrevet publikation, er muligvis ikke lette at læse online. Overvej at bruge en webskrifttype eller et skrifttypeskema, der er beregnet til læsbarhed af skærmen, især for brugere, der kan have skærme med forskellige størrelser og opløsninger. Du kan finde en liste over webskrifttyper og skrifttypeskemaer i Microsoft Office Publisher under Anvend et skrifttypeskema.

Overvej også e-mail-egenskaberne for din målgruppe. Hvis de er på bredbåndsnetværk eller virksomhedsnetværk, behøver de ikke at vente længe på at hente grafikrige filer. Da en mail med meget grafik og farveformatering kræver en forholdsvis stor filstørrelse, kan det tage modtagere med langsommere forbindelser lang tid at hente eller åbne meddelelsen. Disse modtagere er meget mere tilbøjelige til at beslutte, at din meddelelse ikke er ventetiden værd.

Test meddelelsen, før du sender den

Før du sender en mail til en stor liste over modtagere, skal du kontrollere, at du tester mailen, dens indhold og eventuelle mekanismer, du har konfigureret til sporing og besvarelse, herunder links i meddelelsens brødtekst. Start med at få vist meddelelsen. Da der muligvis ikke vises problemer i forhåndsvisningen af browseren, kan du sende meddelelsen til dig selv for at bekræfte størrelsen på filen og den endelige formatering. Det er bedst at bede flere andre om at teste meddelelsen og give dig deres feedback. Du får mest at vide om, hvad du kan have overset, hvis du kan se, at testerne er til overs, mens de åbner, læser og besvarer meddelelsen.

Vil du fravælge eller tilmelde dig?

Folk modtager mails med to primære metoder: som en overraskelse eller efter anmodning.

• Overraskelse!  – Fravælge    Medmindre en mail kommer fra en person, du kender, vil du sandsynligvis betragte uventede eller uønskede meddelelser som spam. Du har brug for en metode til at anmode om at blive fjernet fra eller til at fravælge yderligere forsendelser. Fravalg af mail er en uopfordret mail, der giver modtagerne en metode til at fjerne sig selv fra yderligere forsendelser.

  Fravalg af mail er normalt (men ikke altid) en ærgrelse. Et eksempel på en legitim fravalgsmail er en uopfordret meddelelse om en kommende begivenhed, der er relevant for deltagere i et tidligere seminar, du har hostet. Der er stor risiko for, at de er interesseret. Der er stadig en bedre måde.

• Det bad jeg om!  – Tilmeld dig    I stedet for at sende uopfordrede mails til deltagere på sidste års seminar ville det være bedre at have bedt dem på seminaret om at oplyse deres mailadresser, hvis de ønsker at få besked om kommende begivenheder. De personer, der vælger at få besked, har tilmeldt sig og giver dig tilladelse til at sende til dem og fortælle dig, hvilke oplysninger de ønsker at modtage. Denne liste over forudkvalificerede abonnenter sikrer, at du ikke spilder meddelelser på uinteresserede kunder. Det betyder, at du har en fantastisk mulighed for at fortsætte med at opbygge en relation.

Retningslinjer for tilmelding

Hvis du vil opbygge en relation til kunder og potentielle kunder, skal du undgå uønskede overraskelser.

Sæt klare forventninger i hvert trin, som dine kunder skal igennem for at tilmelde sig. Denne proces kan være den vigtigste del af din mailmarketingindsats. Følg disse retningslinjer for at opbygge dine kunders tillid til din integritet:

• Tilbyde flere måder at abonnere på    Bed om mailadresser på hvert kontaktpunkt (servicetæller, kasse, websted, katalog, nyhedsbrev, telefonopkald). Eksempelvis kan du på hver side på dit websted medtage en forkortet abonnementsformular, et link til en abonnementsside eller fremtrædende grafik, der opfordrer besøgende til at abonnere.

• Angive, hvad du har brug for deres personlige oplysninger til    Opbygning af tillid begynder her, og du har brug for kundernes tillid til at opnå deresloyalitet og forretning. Fortæl dem, at du ikke sælger eller deler din adresseliste (og sørg for, at du ikke sælger eller deler din adresseliste). Gør din politik for beskyttelse af personlige oplysninger tilgængelig (på tryk eller på internettet) i nærheden af det sted, hvor de abonnerer, og gør det nemt for dem at sende eller stille spørgsmål om det.

• Forklar fordelen ved at abonnere    Giv dine kunder en god grund til at abonnere. Hvad kan de bruge det til? Får de oplysninger om salg, før de begynder? Får du gratis levering ved deres første køb? Vil du modtage specialtilbud, opdateringer om nye og kommende produkter eller produkttip?

• Giv motivation    Giv abonnenterne en kupon eller rabat. Skriv dem ind i en tegning til et nyt produkt. Tilbyd gratis levering ved deres næste køb.

• Lad abonnenterne fortælle dig, hvor ofte de ønsker at modtage mails    Hvis du ikke kan beslutte den rigtige hyppighed, skal du lade dem fortælle dig det og sørge for at følge op på det.

• Bed abonnenterne om at angive deres mailadresser to gange    Folk laver ofte skrivefejl. Sørg for, at de validerer den mailadresse, de giver dig.

• Brug dobbelt tilmeldingsregistrering    Hvis det er muligt, at folk ved et tilfælde kan føje sig selv til din adresseliste, eller hvis folk sender en andens navn, skal du bede dem om at bekræfte deres indsendelse. Beder de interesserede personer om at bekræfte deres interesserisici med at irritere dem, der interesserer dig mest, og det bekræfter, at alle på adresselisten virkelig gerne vil modtage dine mails. Dobbeltvalg gør en indsats for at sikre, at du ikke sender uopfordrede mails, hvilket kan skade virksomhedens ry.

• Tak, fordi brugerne abonnerer    Straks. Beskriv, hvad de har tilmeldt sig til at modtage, og hvor ofte, og hvordan de fjerner sig selv fra listen.

• Gør det så nemt at abonnere, som det er at abonnere    Du kan lade dine abonnenter bruge abonnementsformularen til at fjerne sig selv fra maillisten.

• Påmind brugerne om, at de abonnerede på    I hver meddelelse, du sender, skal du medtage en overskrift, som tak for dit abonnement.

• Hold styr på hver abonnent    Uanset om du sporer det i et kundestyringssystem, en database, et regneark eller en udskrevet liste, skal du holde disse oplysninger sammen med dine kundedata. Hvis abonnenter senere glemmer, at de abonnerede og beklager sig over at modtage uopfordrede mails fra dig, vil du kunne citere datoen og den måde, de abonnerede på. (På skrift? På en webformular? I en mail?) Og du er nødt til at tilbyde at fjerne dem fra din abonnementsliste.

• Vær hurtig    Svar på forespørgsler, anmodninger og klager, så hurtigt du svarer på ordrer. Igen skal du fokusere på at opbygge tillid for at opnå kundernesloyalitet og forretning.