Selvstudium: Importér data til Excel, og opret en datamodel

Selvstudiet har følgende afsnit:

• Importere data fra en database

• Importere data fra et regneark

• Importere data ved hjælp af kopier og indsæt

• Oprette en relation mellem importerede data

• Kontrolpunkt og quiz

I slutningen af selvstudiet er der en quiz, du kan tage for at teste, hvad du har lært.

Serien af selvstudier bruger data, der beskriver olympiske medaljer, værtsnationer og forskellige olympiske sportsbegivenheder. Vi anbefaler, at du gennemfører selvstudierne i rækkefølge. 

Importere data fra en database

Vi begynder dette selvstudium med en tom projektmappe. Målet i dette afsnit er at oprette forbindelse til en ekstern datakilde og importere data til Excel til yderligere analyse.

Lad os starte med at hente nogle data fra internettet. Dataene beskrives olympiske medaljer, og er en Microsoft Access-database.

1. Klik på følgende links for at downloade filer, vi bruger i løbet af denne selvstudiumserie. Download hver af de fire filer til en placering, der er let tilgængelig, f.eks . Overførsler eller Mine dokumenter, eller til en ny mappe, du opretter:
   > OlympicMedals.accdb Access-database
   > OlympicSports.xlsx Excel-projektmappe
   > Population.xlsx Excel-projektmappe
   > DiscImage_table.xlsx Excel-projektmappe

2. Åbn en tom projektmappe i Excel.

3. Klik på DATA > Hent eksterne data > fra Access. Båndet justeres dynamisk baseret på bredden af projektmappen, så kommandoerne på båndet kan se lidt anderledes ud end på følgende skærmbilleder. Det første skærmbillede viser båndet, når en projektmappe er bred, det andet billede viser en projektmappe, der er blevet tilpasset, så den kun fylder en del af skærmen.
   
   
   
   
   
    

4. Vælg den OlympiskeMedaljer.accdb-fil, du gemte, og klik på Åbn. Følgende Marker tabel-vinduet åbner og viser de tabeller, der blev fundet i databasen. Tabeller i en database ligner regneark eller tabeller i Excel. Markér afkrydsningsfeltet Aktivér markering af flere tabeller, og vælg alle tabellerne. Klik derefter på OK.
   
   

5. Vinduet Importér data vises.

   Bemærk!: Bemærk afkrydsningsfeltet nederst i vinduet, hvor du kan føje disse data til datamodellen, som vises på følgende skærmbillede. En datamodel oprettes automatisk, når du importerer eller arbejder med to eller flere tabeller samtidigt. En datamodel integrerer tabellerne og muliggør omfattende analyser ved hjælp af pivottabeller, Power Pivotog Power View. Når du importerer tabeller fra en database, bruges de eksisterende databaserelationer mellem disse tabeller til at oprette datamodellen i Excel. Datamodellen er gennemsigtig i Excel, men du kan få vist og redigere den direkte ved hjælp af tilføjelsesprogrammet Power Pivot . Datamodellen gennemgås mere detaljeret senere i dette selvstudium.

   
   Vælg indstillingen Pivottabelrapport , som importerer tabellerne til Excel og forbereder en pivottabel til analyse af de importerede tabeller, og klik på OK.
   
   

6. Der oprettes en pivottabel med de importerede data efter importen af dataene.
   
   

Når dataene er importeret til Excel, og datamodellen er oprettet automatisk, er du klar til at udforske data.

Undersøge data med en pivottabel

Det er nemt at udforske importerede data ved hjælp af en pivottabel. I en pivottabel trækker du felter (svarende til kolonner i Excel) fra tabeller (f.eks. de tabeller, du lige har importeret fra Access-databasen) til forskellige områder af pivottabellen for at justere, hvordan dataene vises. En pivottabel har fire områder: FILTRE, KOLONNER, RÆKKER og VÆRDIER.

Det kan tage lidt eksperimenter at afgøre, hvilket område et felt skal trækkes til. Du kan trække lige så mange eller få felter fra tabellerne, som du vil, indtil pivottabellen viser dine data, som du ønsker at se dem. Du er velkommen til at udforske ved at trække felter til forskellige områder af pivottabellen. de underliggende data påvirkes ikke, når du arrangerer felter i en pivottabel.

Lad os se nærmere på dataene med de olympiske medaljer i pivottabellen. Vi starter med olympiske medaljevindere, organiseret efter disciplin, medaljetype og sportsudøverens land eller region.

1. Stå i Pivottabelfelter og udvid tabellen Medaljer ved at klikke på pilen ved siden af den. Find feltet NOC_CountryRegion i den udvidede tabel Medaljer og træk det til området KOLONNER. NOC står for Nationale Olympiske Komitéer, som er et lands eller en regions organisationsenhed.

2. Herefter skal du fra tabellen Discipliner trække Disciplin til området RÆKKER.

3. Lad os filtrere Discipliner, så der kun vises fem sportsgrene: Bueskydning, Dykning, Fægtning, Kunstskøjteløb og Hurtigløb på skøjter. Det kan du gøre fra området Pivottabelfelter eller fra filteret Rækkenavne i selve pivottabellen.

   1. Klik et vilkårligt sted i pivottabellen for at sikre, at Pivottabellen i Excel er markeret. På listen Pivottabelfelter , hvor tabellen Discipliner er udvidet, skal du holde markøren over dets Discipline-felt, hvorefter der vises en rullepil til højre for feltet. Klik på rullemenuen, klik på (Markér alle)for at fjerne alle markeringer, rul derefter ned, og vælg Bueskydning, Dykning, Fægtning, Kunstskøjteløb og Hurtigløb på skøjter. Klik på OK.

   2. Eller gå til sektionen Rækkenavne i pivottabellen, klik på rullepilen ud for Rækkenavne i pivottabellen, klik på (Markér alle) for at fjerne alle markeringer, rul ned og vælg Bueskydning, Dykning, Fægtning, Kunstskøjteløb og Hurtigløb på skøjter. Klik på OK.

4. I Pivottabelfelter fra tabellen Medals skal du trække Medal til området VÆRDIER. Da værdier skal være numeriske, ændrer Excel automatisk Medalje til Antal medaljer.

5. Vælg Medalje igen fra tabellen Medaljer og træk det til området FILTRE.

6. Lad os filtrere pivottabellen, så den kun viser de lande om regioner, der har mere end 90 medaljer i alt. Sådan gør du:

   1. Klik på rullepilen til højre for Kolonnenavne i pivottabellen.

   2. Vælg Værdifiltre, og derefter Større end….

   3. Skriv 90 i det sidste felt (til højre). Klik på OK.
      

Din pivottabel ser ud som på følgende skærmbillede.

Nu har du med en minimal indsats fået en grundlæggende pivottabel, der indeholder felter fra tre forskellige tabeller. Det, der gjorde denne opgave så simpel, var de allerede eksisterende relationer mellem tabellerne. På grund af de allerede eksisterende tabelrelationer i kildedatabasen, og fordi du importerede alle tabellerne på én gang, kunne Excel gendanne tabelrelationerne i datamodellen.

Men hvad hvis dine data stammer fra forskellige kilder eller importeres senere? Du kan typisk oprette relationer med nye data baseret på ensartede kolonner. På næste trin skal du importere flere tabeller, og kommer til at lære, hvordan man opretter nye relationer.

Importere data fra et regneark

Lad os importere data fra en anden kilde, denne gang fra en eksisterende projektmappe, og derefter angive relationerne mellem vores eksisterende data og de nye data. Relationer gør det muligt at analysere samlinger af data i Excel og oprette interessante og fordybende visualiseringer ud fra de data, du importerer.

Lad os starte med at oprette et tomt regneark og derefter importere data fra en Excel-projektmappe.

1. Indsæt et nyt Excel-regneark og kald det Sportsgrene.

2. Gå til mappen med de eksempeldatafiler, du har hentet, og åbn OlympiskeSportsgrene.xlsx.

3. Markér og kopiér dataene i Ark1. Hvis du markerer en celle med data, f.eks. celle A1, kan du trykke på Ctrl+A for at markere alle tilstødende data. Luk den OlympicSports.xlsx projektmappe.

4. Placer markøren i celle A1 på regnearket Sportsgrene og indsæt dataene.

5. Tryk på Ctrl + T, men dataene stadig er markeret, for at formatere dataene som en tabel. Du kan også formatere dataene som en tabel fra båndet ved at vælge HJEM > Formatér som tabel. Da dataene indeholder overskrifter, skal du vælge Min tabel indeholder overskrifter i vinduet Opret Tabel, der åbner, som vist her.
   
   
   
   Der er mange fordele ved at formatere dataene som en tabel. Du kan give tabellen et navn, hvilket gør det nemt at identificere den. Du kan også oprette relationer mellem tabeller, hvilket muliggør dybdegående udforskning og analyse i pivottabeller, Power Pivot og Power View.

6. Navngiv tabellen. Gå til TABELVÆRKTØJER > DESIGN > Egenskaber, find feltet Tabelnavn og skriv Sportsgrene. Projektmappen ser ud som på følgende skærmbillede.
   

7. Gem projektmappen.

Importere data ved hjælp af kopier og indsæt

Nu hvor vi har importeret data fra en Excel-projektmappe, skal vi importere data fra en tabel, vi har fundet på en webside eller i en anden kilde, som vi kan kopiere og indsætte i Excel. På de følgende trin skal du tilføje de olympiske værtsbyer fra en tabel.

1. Indsæt et nyt Excel-regneark og kald det Værtsnationer.

2. Markér og kopiér følgende tabel, herunder tabeloverskrifterne.

1. Placer markøren i Excel i celle A1 i regnearket Værtsnationer og indsæt dataene.

2. Formatér dataene som en tabel. Som beskrevet tidligere i dette selvstudium, skal du trykke på Ctrl + T for at formatere dataene som en tabel, eller fra HJEM > Formatér som tabel. Da dataene indeholder overskrifter, skal du vælge Min tabel indeholder overskrifter i vinduet Opret tabel, som åbner.

3. Navngiv tabellen. Gå til TABELVÆRKTØJER > DESIGN > Egenskaber, find feltet Tabelnavn og skriv Værtsnationer.

4. Vælg kolonne Udgave, og gå derefter til fanen HJEM og formatér det som Tal med 0 decimaler.

5. Gem projektmappen. Projektmappen ser ud som på følgende skærmbillede.

Nu hvor du har en Excel-projektmappe med tabeller, kan du oprette relationer mellem dem. Ved at oprette relationer mellem tabeller kan du indsamle data fra de to tabeller.

Oprette en relation mellem importerede data

Du kan straks gå i gang med at bruge felter i din pivottabel fra de importerede tabeller. Hvis Excel ikke kan afgøre, hvordan et felt skal indarbejdes i pivottabel, skal der oprettes en relation med de eksisterende datamodel. På de følgende trin lærer du, hvordan man opretter en relation mellem data, der er importeret fra forskellige kilder.

1. Klik påAlle øverst iPivottabelfelter på Ark1 for at få vist den komplette liste over tilgængelige tabeller, som vist på følgende skærmbillede.
   

2. Rul gennem listen for at se de nye tabeller, du lige har tilføjet.

3. Udvid Sportsgrene og vælg Sportsgren for at tilføje det til pivottabellen. Bemærk, at Excel beder dig om at oprette en relation, som det fremgår af følgende skærmbillede.
   
    

   Denne meddelelse vises, fordi du anvendte felter fra en tabel, som ikke er en del af den underliggende datamodel. En måde at tilføje en tabel til datamodellen på er at oprette en relation til en tabel, der allerede findes i datamodellen. For at oprette relationen skal en af tabellerne have en kolonne med entydige værdier, der ikke gentages. I eksempeldataene indeholder tabellen Discipliner, der er importeret fra databasen, et felt med koder for sportsgrene, kaldet SportID. De samme koder for sportsgrene vises som et felt i de Excel-data, vi importerede. Lad os oprette relationen.

4. Klik på OPRET... i det markerede Pivottabelfelter-område for at åbne dialogboksen Opret relation, som vist på følgende skærmbillede
   
   

5. Gå til Tabel og vælg Discipliner fra rullelisten.

6. Gå til Kolonne (fremmed) og vælg SportID.

7. Gå til Relateret tabel og vælg Sportsgrene.

8. Gå til Relateret kolonne (primær) og vælg SportID.

9. Klik på OK.

Pivottabellen ændres for at afspejle den nye relation. Men pivottabellen ser endnu ikke rigtig ud på grund af rækkefølgen af felter i området RÆKKER . Disciplin er en underkategori af en given sport, men da vi arrangerede Disciplin over Sport i området RÆKKER , er den ikke organiseret korrekt. Følgende skærmbillede viser denne uønskede rækkefølge.

1. Flyt Sportsgren til over Disciplin i området RÆKKER. Det er meget bedre, og pivottabellen viser dataene, sådan som du vil have dem, som vist på følgende skærmbillede.
   
   

I baggrunden opretter Excel en datamodel, der kan bruges i hele projektmappen, i alle pivottabeller, pivotdiagrammer, i Power Pivot og alle Power View-rapporter. Tabelrelationer er grundlaget for en datamodel, og for det, der fastlægger navigations- og beregningsstier.

I det næste selvstudium, Extend Data Model relationships using Excel, Power Pivot, and DAX, you build on what you learned here, and step through extend the Data Model using a powerful and visual Excel add-in called Power Pivot. Du lærer også, hvordan du beregner kolonner i en tabel og bruger den beregnede kolonne, så en ellers ikke-relateret tabel kan føjes til din datamodel.

Kontrolpunkt og quiz

Gennemgå det, du har lært

Du har nu en Excel-projektmappe med en pivottabel, der henter data fra flere tabeller, hvoraf flere blev importeret separat. Du lærte at importere fra en database og fra en anden Excel-projektmappe og ved at kopiere data og indsætte dem i Excel.

For at få dataene til at arbejde sammen var du nødt til at oprette en tabelrelation, som Excel brugte til at korrelere rækkerne. Du lærte også, at det er afgørende for oprettelse af relationer, at du har kolonner i en tabel, der korrelerer med data i en anden tabel, og du lærte at slå op i relaterede rækker.

Du er nu klar til det næste selvstudium i serien. Her er en link:

Selvstudium: Udvide datamodelrelationer ved hjælp af Excel, Power Pivot og DAX

QUIZ

Vil du se, hvor godt du husker det, du har lært? Nu har du chancen. Følgende quiz fremhæver de funktioner, muligheder og krav, du lærte om i selvstudiet. Du finder svarene nederst på siden. Held og lykke!

Spørgsmål 1: Hvorfor er det vigtigt at konvertere importerede data til tabeller?

A: Det er ikke nødvendigt at konvertere dem til tabeller, fordi alle importerede data automatisk laves om til tabeller.

B: Hvis man konverterer importerede data til tabeller, udelades de af datamodellen. Det er kun, når dataene er udeladt af datamodellen, at de er tilgængelige i pivottabeller, Power Pivot og Power View.

C: Hvis man konverterer importerede data til tabeller, kan de indgå i datamodellen og gøres tilgængelige for pivottabeller, Power Pivot og Power View.

D: Det er ikke muligt at konvertere importerede data til tabeller.

Spørgsmål 2: Hvilke(n) af følgende datakilder kan importeres til Excel, og indgå i datamodellen?

A: Access-databaser og mange andre databaser.

B: Eksisterende Excel-filer.

C: Alt, der kan kopieres og indsættes i Excel og formatteres som en tabel, herunder datatabeller på websteder, dokumenter og alt andet, der kan indsættes i Excel.

D: Alle ovenstående

Spørgsmål 3: Hvad sker der i en pivottabel, når rækkefølgen af felter ændres i de fire Pivottabelfelter-områder?

A: Intet - felternes rækkefølge kan ikke ændres, når de først er placeret i områderne Pivottabelfelter.

B: Pivottabelformatet ændres, så det afspejler layoutet, men de underliggende data påvirkes ikke.

B: Pivottabelformatet ændres, så det afspejler layoutet, og alle de underliggende data ændres permanent.

D: De underliggende data ændres, hvilket resulterer i nye datasæt.

Spørgsmål 4: Hvad er kravene, når man opretter en relation mellem tabeller?

A: Ingen af tabellerne må have kolonner, der indeholder entydige værdier, der ikke gentages.

B: Den ene tabel må ikke være en del af Excel-projektmappen.

C: Kolonnerne må ikke konverteres til tabeller.

D: Alle ovenstående er forkert.

Quizsvar

1. Korrekt svar: C

2. Korrekt svar: D

3. Korrekt svar: B

4. Korrekt svar: D