Datacentret er beregnet til at fungere som et centralt lager, hvor en organisation kan gemme og administrere alle sine data som f.eks juridiske eller økonomiske dokumenter. Datacentret understøtter hele processen med datastyring fra indsamling af data til datastyring og disposition af data.
Webstedsskabelonen Datacenter ligner andre SharePoint-websteder, da den fungerer som et generelt lager til dokumenter og muliggør samarbejde mellem webstedets brugere. Webstedsskabelonen Datacenter er dog et forudkonfigureret websted, der er designet specifikt til at hjælpe organisationer med at implementere deres datastyrings- og opbevaringsprogrammer. Versionsstyring, overvågning, administration af metadata, eDiscovery og tilpasset routing af data er indbyggede funktioner, som kan hjælpe dig med at styre data mere effektivt.
Bemærk!: I SharePoint har vi introduceret brug af opbevarings etiketter til at erklære indhold som poster, hvilket effektivt erstatter behovet for at bruge datacenteret. Hvis du brugerdata centeret, kan du fortsætte med at bruge det sammen med etiketter til opbevaring. Men hvis du bevæger dig fremad, anbefaler vi, at du bruger opbevarings etiketter i stedet for datacenteret.
Definer en plan til datastyring
På det højeste niveau er der to overordnede trin involveret i design af et datacenterwebsted til at implementere et datastyringsprogram:
-
En organisation skal udvikle en strategi til datastyring og en formel datastyringsplan. Dette er et samarbejde, der involverer koordinering mellem dataledere, dem der er ansvarlige for overholdelse af regler og standarder, IT-medarbejdere og informationsmedarbejdere.
-
En organisation skal derefter konfigurere et eller flere datacenterwebsteder for at implementere sin datastyringsplan.
I afsnittene herunder vises de primære elementer involveret i hvert af disse trin.
Planlægning af datastyring
Før en organisation kan konfigurere et datacenterwebsted som sin datastyringsløsning, skal den udarbejde en formel plan for sin datastyringsstrategi. De specifikke elementer i en formel datastyringsplan er sandsynligvis unikke for den enkelte organisation eller virksomhed. Næsten alle datastyringsplaner omfatter dog følgende dokumenter og processer:
Filplan En filplan beskriver typerne af dokumenter eller elementer, som en organisation anerkender som officielle forretningsdata. Den angiver, hvor disse data gemmes, og den indeholder oplysninger, der adskiller én datatype fra en anden. Filplanen fungerer som en omfattende samling af politikker, processer og retningslinjer til at oprette, gemme og administrere data. En filplan skal dække alle data, uanset medie, herunder papir, blogs, wikier, mail og elektroniske filer. Den skal også angive, hvordan hver datapost er klassificeret, sikret og i sidste ende ødelagt. Der skal også være overvejelser i forbindelse med særlige kategorier af data, f.eks fortroligt, vigtigt, forretningshemmelighed eller data med rettigheder. En filplan skal afslutningsvis også angive de personer, der er ansvarlige for at styre hver datatype.
Post biblioteker Post biblioteker er grundlæggende dokumentbiblioteker, som du opretter for at klassificere og gemme vigtige poster. Du opretter et databibliotek for hver datatype, du vil gemme. Data sendes automatisk til det relevante bibliotek baseret på de indstillinger, der er konfigureret i Indholdsstyring.
Indholdstyper Du opretter indholdstyper for at definere de typer af poster, din organisation skal gemme, og identificere eventuelle entydige egenskaber for hver posttype. Når du definerer indholdstyper for bestemte typer poster, kan din organisation sikre, at hver af disse grupper af indhold administreres på en ensartet måde. Office-dokumenter, PDF-filer, TIFFs (scannede billeder), mail, chatsamtaler, videoer og fysiske poster kan alle klassificeres og gemmes med de indholdstyper, du opretter. Alle poster, der kaldes en "kontrakt", vil for eksempel blive behandlet på samme måde og på en ensartet måde i SharePoint-data styringssystemet. Brug af indholdstyper til at klassificere og gemme poster er en alternativ metode til at bruge post biblioteker.
Opbevaringstidsplan En opbevaringstidsplan angiver, hvor lang tid hver datatype i filplanen skal opbevares (dens opbevaringsperiode) og processen for fjernelse af den, når den når frem til slutningen af den periode (dens dispositionsproces). Retningslinjerne i en opbevaringstidsplan er som regel baseret på lovmæssige krav, risici i organisationen og forretningsmæssige behov. Desuden beskriver en opbevaringstidsplan normalt de uforudsete udgifter til risikostyring, der bestemmer opbevaringsperioden for hver datatype.
Dokument med krav til overholdelse af regler og standarder Et dokument med krav til overholdelse af regler og standarder definerer reglerne, som IT-systemer til datastyring skal overholde, hvilke funktioner, de skal have, og hvilke former for almindelig overvågning, de skal understøtte, for at sikre overholdelse af regler og standarder.
-
Formel proces for annullering af dispositionen af data Denne proces, som ofte kaldes venteposition, angiver, hvordan en organisation afbryder dispositionen af data, når hændelser, som f.eks procesførelse, overvågning eller undersøgelser indtræffer.
-
System til overvågning og rapportering af datahåndtering For at sikre at medarbejdere arkiverer og styrer data i henhold til definerede politikker og processer skal et datastyringsprogram have en proces eller et system til overvågning og rapportering af datahåndteringen.
Konfigurering af et datacenterwebsted
Når en organisation igangsætter detaljeret planlægning af datastyring og udarbejder en formel plan for datastyring, kan den oprette og konfigurere et datacenterwebsted for at få hjælp til at implementere dette program.
Du skal udføre følgende trin for at konfigurere et datacenterwebsted:
-
Opret databiblioteker eller lister for at administrere og gemme hver datatype, der er angivet i filplanen.
-
Vi anbefaler, at du opretter ét databibliotek til hver indholdstype i dataplanen.
-
Når dataene sendes til datacenteret, videresendes de til den relevante liste eller det relevante bibliotek.
-
-
Opret kolonner for de relevante dokumentbiblioteker, lister eller indholdstyper, så de indeholder og viser metadataene for hver af de datatyper, der er angivet i filplanen.
-
Angiv politikken til administration af oplysninger for hver datatype på datacenterwebstedet. Disse politikker skal afspejle opbevaringsperioderne og overvågningskravene, der er angivet i organisationens filplan og opbevaringstidsplan.
-
Konfigurer Indholdsstyring til at videresende hver datatype til den korrekte placering. Når dataene er sendt til datacenterwebstedet, enten manuelt eller som programmeret, bruger programmet denne funktion til at bestemme, hvordan dataposten skal klassificeres på datacenterwebstedet, og hvor den skal sendes hen.
