Efterhånden som din indbakke bliver fyldt op, vil du sandsynligvis begynde at lede efter nye måder til at håndtere alle dine mails. Regler kan hjælpe dig med at sortere alt og få dig til de vigtigste mails først. Outlook til Mac kan automatisk køre en regel på indgående eller udgående meddelelser baseret på de betingelser, du angiver.
En regel er en handling, der udføres automatisk på indgående eller udgående meddelelser baseret på betingelser, du angiver. Du kan oprette regler for at holde styr på tingene. Du kan f.eks. oprette regler, der automatisk arkiverer meddelelser i mapper eller tildeler meddelelser til kategorier.
: Du kan kun oprette serverregler i Outlook til Mac, understøttes klientregler ikke længere.
Oprette en ny regel
-
I Outlook-menuen skal du vælge Indstillinger.
-
Under Mail skal du vælge Regler.
-
Hvis du vil oprette en ny tom regel, skal du vælge Ny regel.
-
I vinduet Regler skal du navngive reglen.
-
Vælg en betingelse: Brug denne til at vælge kriterier for reglen. Brug pil ned til at få vist og vælge de kriterier, du vil bruge. Hvis der er flere indstillinger for kriteriet, skal du indtaste dem i det vindue, der vises.
-
Vælg en handling: Brug denne til at vælge den handling, du vil udføre, når der modtages en meddelelse, der opfylder de kriterier, du har valgt.
-
Flere indstillinger for Regler:
-
Føj yderligere betingelser eller handlinger til en regel ved at vælge Tilføj en anden betingelse.
-
Føj undtagelser til en regel ved at vælge Tilføj en undtagelse.
-
Indstillingen Stop behandlingen af flere regler er som standard slået til. Når indstillingen er aktiveret, og der modtages en meddelelse, der overholder kriterierne for flere regler, anvendes kun den første regel. Uden denne indstilling anvendes alle regler, som en meddelelse opfylder kriterierne for. Hvis du kun vil anvende en bestemt regel, skal du placere reglen højere oppe på listen end andre regler og derefter redigere den første regel for at tilføje muligheden for at stoppe behandlingen af flere regler.
-
Redigere en eksisterende regel
-
I Outlook-menuen skal du vælge Indstillinger.
-
Under Mail skal du vælge Regler.
-
I vinduet Regler skal du vælge knappen Rediger regel
-
Når du har foretaget de ønskede ændringer, skal du vælge Gem.
Slette en regel
-
I Outlook-menuen skal du vælge Indstillinger.
-
Under Mail skal du vælge Regler.
-
Vælg knappen Slet regel
: Hvis du blot vil slå reglen fra i stedet for at slette den, kan du slå til/fra-knappen fra ud for reglen.
Flere oplysninger om regler
-
Regler køres fra top til bund i den rækkefølge, de vises i vinduet Regler. Hvis du vil ændre rækkefølgen af regler, skal du vælge den regel, du vil flytte, og derefter vælge pil op eller pil ned for at flytte reglen til den ønskede placering på listen.
-
Regler kan slås til eller fra ved hjælp af til/fra-knappen ud for reglen.
-
Regler kan køres med det samme ved at vælge knappen Kør regel afspil nu .
Oprette en regel baseret på afsenderens navn eller en kontaktgruppe
Du kan oprette en regel, der flytter alle meddelelser fra [navn] til en mappe med navnet "Mail fra [navn]." Hvis du modtager mails fra en kontaktgruppe (også kaldet en distributionsliste), kan du også automatisk flytte den til en bestemt mappe.
-
Hvis du vil oprette en mappe, som skal indeholde de mails, der sendes af reglen, skal du vælge rodpostkassen og klikke på Ny mappe på fanen Organiser, skrive navnet på mappen og trykke på Enter.
: Hvis du allerede har oprettet en mappe, skal du gå til trin 2.
-
På meddelelseslisten skal du klikke på en mail med den afsender eller modtager, du vil oprette en regel for.
-
Klik på Regler på fanen Startside, og klik derefter på Flytte meddelelser fra (afsenderens navn) eller Flytte meddelelser til (modtagerens navn).
-
Begynd at skrive navnet på den mappe, du vil flytte meddelelser til, i mappesøgefeltet.
-
Når den ønskede mappe vises, skal du klikke på navnet på mappen. Klik derefter på Vælg og på OK.
: Hvis du opretter flere regler, kører Outlook reglerne i den rækkefølge, de er angivet i i vinduet Regler .
Oprette en regel baseret på en eksisterende meddelelse
Når du opretter en regel ud fra en eksisterende meddelelse, udfyldes afsenderen, modtageren og emnet automatisk i regelinstruktionerne.
-
Hvis du vil oprette en mappe, som skal indeholde de mails, der sendes af reglen, skal du vælge rodpostkassen og klikke på Ny mappe på fanen Organiser, skrive navnet på mappen og trykke på Enter.
: Hvis du allerede har oprettet en mappe, skal du gå til trin 2.
-
Klik på den meddelelse i meddelelseslisten, som du vil oprette en regel for.
-
Klik på Regler på fanen Startside, og klik derefter på Opret regel.
-
Rediger kriterierne under Når en ny meddelelse ankommer, så de passer til dine behov.
For at fjerne en betingelse skal du klikke på
-
Under Gør følgende skal du vælge, hvad der skal ske, når du sender eller modtager mail. Når du f.eks. modtager mail fra en person, skal du vælge Flyt til mappe, vælge den mappe, du vil flytte mails til, og derefter klikke på Vælg mappe. Find den mappe, du har oprettet til denne regel, i feltet Søg , klik på Vælg, og klik derefter på OK.
Oprette en brugerdefineret regel for en IMAP- eller POP-konto
Brug denne fremgangsmåde til at oprette en brugerdefineret regel for en IMAP- eller POP-konto. Nogle IMAP- og POP-internetudbydere omfatter: Gmail, Yahoo!, AOL og Hotmail/Outlook.com.
: Hvis du ikke ved, hvilken type konto du har, kan du se Find ud af, hvilken type konto du har.
-
Klik på Regler i menuen Værktøjer.
-
Klik på kontotypen under Klientregler i venstre rude i feltet Regler.
-
Nederst i feltet Regler skal du klikke på Tilføj
-
I feltet Regelnavn skal du indtaste et navn for reglen.
-
Under Når en ny meddelelse ankommer skal du klikke på pilene i det første felt for at åbne listen og derefter vælge den type oplysninger, du vil identificere.
-
Under Når en ny meddelelse ankommer skal du fortsætte med at flytte fra venstre mod højre, klikke på pilene og vælge betingelser for reglen.
Hvis du vil fjerne en betingelse, skal du klikke på
-
Angiv de handlinger, reglen skal udføre, under Gør følgende.
-
Klik på OK.
Oprette en brugerdefineret regel for en Exchange-konto
Brug denne fremgangsmåde, hvis din konto kører på en Exchange-server.
: Hvis du ikke ved, hvilken type konto du har, kan du se Find ud af, hvilken type konto du har.
-
Klik på Regler i menuen Værktøjer.
-
Klik på kontonavnet under EXCHANGE-SERVERE i venstre rude i feltet Regler.
-
Under Når en ny meddelelse ankommer skal du klikke på pilene i det første felt for at åbne listen og derefter vælge den type oplysninger, du vil identificere, f.eks . Fra, Modtagere eller Emne.
-
Under Når en ny meddelelse ankommer skal du fortsætte med at flytte fra venstre mod højre, klikke på pilene og vælge betingelser for reglen.
-
Klik på Tilføj søgeord, og klik derefter på Tilføj
Finde ud af, hvilken type konto du har
Hvis du forsøger at oprette en regel i Outlook til Mac, og du ikke ved, hvilken type mailkonto du har, kan du se her, hvordan du finder ud af det:
-
Klik på Vis alle i feltet Regler.
-
I feltet Indstillinger i Outlook under Personlige indstillinger skal du klikke på Konti.
-
Klik på den konto, som du vil oprette en regel for, i venstre rude af feltet Konti.
I øverste højre rude af feltet Konti kan du se kontotypen, f.eks. IMAP-konto, Exchange-konto eller POP-konto.
-
Hvis du vil gå tilbage til feltet Regler, skal du klikke på Vis alle og klikke på Regler under Mail.
