En kommasepareret (Comma Separated Values – CSV) fil er en særlig type fil, som du kan oprette eller redigere i Excel. I stedet for at oplysningerne lagres i forskellige kolonner, adskilles de i CSV-filer med kommaer. Når tekst og tal gemmes i en CSV-fil, er det let at flytte dem fra et program til et andet. Du kan f.eks. eksportere dine kontakter fra Google til en CSV-fil og derefter importere dem til Outlook.
Du kan få hjælp til at importere en liste over kalenderposter i Outlook under Importér eller eksportér kontakter i Outlook.
Opret en .csv-fil fra et andet program eller en anden mailudbyder
Når du eksporterer dine kontakter fra et andet program, som f.eks. fra Gmail, kan du normalt vælge mellem flere forskellige formater. Med Gmail kan du vælge mellem en Google CSV-fil, en Outlook CSV-fil eller vCards. Når du eksporterer fra én Outlook-profil for at importere til en anden profil, kan du vælge at eksportere til en CSV-fil eller en Outlook-datafil (.pst).
Download og åbn en .csv-eksempelfil for at importere kontakter til Outlook
Hvis du manuelt vil oprette en CSV-fil til kontakter, har du følgende to muligheder.
Opret en Excel-fil, og gem den som en CSV-fil
Hvis du har kontaktoplysninger i et program, der ikke gør det muligt at eksportere dem, kan du indtaste dem manuelt.
-
Opret et nyt dokument i Excel.
-
Tilføj en kolonneoverskrift for hver oplysning, du vil registrere (som f.eks, fornavn, efternavn, mailadresse, telefonnummer og fødselsdag), og angiv derefter oplysningerne i de relevante kolonner.
-
Når du er færdig, bør Excel-filen se nogenlunde sådan her ud.
-
Vælg Filer> Gem som.
-
Brug feltet på rullelisten til at vælge CSV (*.csv), navngiv filen, og vælg derefter Gem.
-
Du kan nu bruge denne nye CSV-fil til at importere dine kontakter til Outlook.
Download en skabelon til CSV-filen
Hvis du vil starte med en tom CSV-fil, kan du downloade eksempelfilen nedenfor.
-
Download denne .csv-eksempelfil på din computer. Når du bliver bedt om det, skal du vælge Gem for at gemme filen på computeren som en CSV-fil. Hvis du gemmer den som en Excel-fil (.xls eller .xlsm), bliver alle data proppet ind i én kolonne!
-
Åbn Excel på din computer.
-
I Excel skal du gå til Filer > Åbn > og derefter gå til den .csv-fil, du netop har downloadet på din computer. For at finde .csv-filen skal du sørge for at kigge på Alle filer. Klik på .csv-filen for at åbne den.
Der er et par ting, du skal huske, når du arbejder med denne csv-eksempelfil:
-
Outlook kræver, at der er kolonneoverskrifter i den første række, så du må ikke erstatte dem med noget andet. Sproget for kolonneoverskrifterne skal stemme overens med Outlooks standardsprog. Hvis standardsproget i Outlook f.eks. er indstillet til portugisisk, skal du redigere kolonneoverskrifterne, så de vises på portugisisk.
-
Du kan slette dataene i række 2-6 (eksempelnavnene, telefonnumre, mailadresser osv.).
-
Du behøver ikke at angive værdier for hver kolonne. Angiv kun de oplysninger, du ønsker.
-
Gem filen som en CSV-fil (.csv) under et nyt navn. Hvis du bruger Excel til at arbejde i filen, spørger Excel dig et par gange, når du gemmer den: "Er du sikker på, at du vil gemme den i CSV-format?" Du skal altid vælge Ja. Hvis du vælger Nej, bliver filen gemt i det oprindelige Excel-format (.xlsx), og så kan den ikke bruges til at importere data til Outlook.
-
Øv dig i at importere din CSV-fil med et par kontakter for at sikre, at du er tilfreds med resultatet. Du kan derefter slette de importerede kontakter, tilføje flere i CSV-filen og derefter importere den igen.
Rediger en .csv-fil med kontakter, du vil importere til Outlook
Antag, at du vil redigere en .csv-fil, du har eksporteret fra Outlook, og derefter importere den tilbage til Outlook eller en anden mailudbyder. Ved hjælp af Excel er det nemt at redigere .csv-filen.
Her er et par ting, du skal huske, når du redigerer en .csv-fil:
-
Bevar kolonneoverskrifterne i den første række.
-
Når du gemmer den, får du meddelelsen i Excel: "Er du sikker på, at du vil gemme den i CSV-format?" Du skal altid vælge Ja. Hvis du vælger Nej, bliver filen gemt i det oprindelige Excel-format (.xlsx), og så kan den ikke bruges til at importere data til Outlook.
Problem: Alle mine data vises i den første kolonne
Her er nogle årsager til, at dette sker, og metoder, du kan benytte, for at afhjælpe problemet:
-
Hvis du gemmer CSV-filen i et andet format, f.eks. .xls, .xlsx eller .xlm, vises alle data i den første kolonne. Gå tilbage til den oprindelige CSV-fil, og sørg for at gemme den som en .csv-filtype.
-
Det er muligt, at programmet, der opretter CSV-filen, sætter ekstra anførselstegn i dataene. Dette gør, at Excel behandler dataene som en enkelt enhed. Lad os f.eks. sige, at dine data ser sådan ud:
a, b, c, d – Excel indsætter hvert bogstav i sin egen kolonne.
"a, b, c, d", e – Excel placerer a,b,c,d i én kolonne og e i en anden kolonne.
For at se om dette er problemet med din fil, skal du åbne filen i Notesblok: Højreklik på CSV-filen i Windows og vælg Åbn med > Notesblok. Søg efter ekstra anførselstegn.
Hvis du finder ekstra anførselstegn, skal du afhjælpe problemet med filen på følgende vis:
-
Brug Excel til at åbne CSV-filen. Alle dataene placeres i kolonne A, og anførselstegnene er væk.
-
Nu skal du bruge guiden Tekst til kolonner til at inddele dataene i kolonne A i individuelle kolonner: På menulinjen skal du vælge Data > Tekst til kolonner.
-
Vælg Afgrænset > Næste. Vælg derefter Kommaer > Udfør.
-
Gem filen som .cvs-type, så du stadig kan importere den til Outlook.
-
