Introduktion til SharePoint-arbejdsproces

I denne artikel

• Hvad er arbejdsprocesser?

• De to SharePoint-arbejdsprocesplatforme

• Indbyggede arbejdsprocesser

• Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

• Trin til brug af arbejdsprocesser

Hvad er arbejdsprocesser?

En arbejdsproces beskrives nogle gange som en række opgaver, der producerer et resultat. Inden for SharePoint-produkter og teknologier defineres en arbejdsproces mere snævert som den automatiske bevægelse af dokumenter eller elementer gennem en bestemt rækkefølge af handlinger eller opgaver, som er relateret til en forretningsproces. Arbejdsprocesser kan bruges til konsekvent at administrere almindelige forretningsprocesser i en organisation ved at gøre det muligt for organisationen at anvende forretningslogik i dokumenter eller elementer på en liste eller i et bibliotek i SharePoint. Forretningslogik er dybest set et sæt instruktioner, der angiver og styrer handlinger, der udføres af et dokument eller element.

Arbejdsprocesser kan strømline de omkostninger og den tid, der kræves for at koordinere almindelige forretningsprocesser, f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemsyn, ved at administrere og spore de menneskelige opgaver, der er involveret i disse processer. På et SharePoint-websted kan du f.eks. føje en arbejdsproces til et dokumentbibliotek, der dirigerer et dokument til en gruppe af personer til godkendelse. Når dokumentforfatteren starter denne arbejdsproces på et dokument i det pågældende bibliotek, opretter arbejdsprocessen dokumentgodkendelsesopgaver, tildeler disse opgaver til arbejdsprocesdeltagerne og sender derefter mailbeskeder til deltagerne med opgaveinstruktioner og et link til det dokument, der skal godkendes. Mens arbejdsprocessen er i gang, kan ejeren af arbejdsprocessen (i dette tilfælde dokumentets forfatter) eller arbejdsprocesdeltagerne kontrollere siden Status for arbejdsproces for at se, hvilke deltagere der har fuldført deres arbejdsprocesopgaver. Når arbejdsprocesdeltagerne fuldfører deres arbejdsprocesopgaver, afsluttes arbejdsprocessen, og ejeren af arbejdsprocessen får automatisk besked om, at arbejdsprocessen er fuldført.

Handlingerne i arbejdsprocessen til godkendelse i det foregående eksempel følger processen, som er vist på nedenstående illustration.

Arbejdsprocesser understøtter ikke kun eksisterende HR-arbejdsprocesser, men udvider også måden, hvorpå folk kan samarbejde og arbejde med dokumenter, lister og biblioteker. Webstedets brugere kan starte og deltage i arbejdsprocesser ved hjælp af formularer, der kan brugertilpasses, som er tilgængelige i dokumentet eller elementet på en liste eller i et bibliotek i SharePoint. Desuden er arbejdsprocessens funktionalitet i SharePoint-produkter tæt forbundet med Microsoft Office 2013, så følgende arbejdsprocesopgaver kan udføres i begge produkter:

• Få vist en liste med arbejdsprocesser, der er tilgængelige for et dokument eller element.

• Start en arbejdsproces på et dokument eller element.

• Få vist, rediger, eller tildel en arbejdsprocesopgave.

• Fuldfør en arbejdsprocesopgave.

Toppen af siden

De tre typer SharePoint-arbejdsprocesplatforme

SharePoint 2010-arbejdsprocesplatformen er blevet overført til Office 365 og SharePoint Server 2013, og derfor fortsætter alle dine arbejdsprocesser, der er bygget på denne platform, med at fungere. Denne platform er baseret på Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

SharePoint 2013-arbejdsprocesplatformen er baseret på Windows Workflow Foundation 4 (WF) og er væsentligt omdesignet. Den måske mest fremtrædende funktion i denne nye arbejdsprocesplatform er brugen af Microsoft Azure som vært for udførelse af arbejdsproces. Arbejdsprocessens eksekveringsprogram findes nu uden for Office 365 og SharePoint Server 2013 i Microsoft Azure.

I SharePoint Online er Microsoft Flow nu tilgængelig. Dette er vores nyeste arbejdsprocesprogram, adgang til: https://flow.microsoft.com . Du kan finde flere oplysninger om brug af MS Flow på: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Hvis du vil foretage fejlfinding af MS Flow, skal du gå til https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Toppen af siden

Indbyggede arbejdsprocesser

Et SharePoint-websted indeholder flere indbyggede arbejdsprocesser, der adresserer almindelige forretningsscenarier:

• Godkendelse     Denne arbejdsproces dirigerer et dokument eller et element til en gruppe af personer til godkendelse. Som standard er arbejdsprocessen til godkendelse knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

• Indsaml feedback     Denne arbejdsproces dirigerer et dokument eller et element til en gruppe af personer til feedback. Korrekturlæsere kan give feedback, som herefter samles og sendes til den person, som startede arbejdsprocessen. Som standard er arbejdsprocessen Indsaml feedback knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

• Indsaml signaturer    Denne arbejdsproces dirigerer et Microsoft Office-dokument til en gruppe af personer med henblik på at indsamle deres digitale signaturer. Denne arbejdsproces skal startes i et Office 2013-program. Deltagerne skal fuldføre deres signaturopgaver ved at føje deres digitale signatur til dokumentet i det relevante Office-program. Som standard er Indsaml signaturer knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker. Men arbejdsprocessen Indsaml signaturer vises kun for et dokument i dokumentbiblioteket, hvis dokumentet indeholder en eller flere Microsoft Office-signaturlinjer.

• Godkendelse af udgivelse     Denne arbejdsproces ligner arbejdsprocessen til godkendelse i det, at den automatiserer dirigeringen af indhold til emneeksperter og interessenter til gennemgang og godkendelse. Det, der gør arbejdsprocessen til godkendelse af udgivelse enestående, er, at den er designet specielt til publicering af websteder, hvor publiceringen af nye og opdaterede websider er strengt kontrolleret.

• Tre-tilstands     Denne arbejdsproces kan bruges til at administrere forretningsprocesser, der kræver, at organisationer sporer en stor mængde problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver.

Hver af de ovennævnte arbejdsprocesser kan tilpasses til din organisation på flere måder. Når du f.eks. føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype for at gøre den tilgængelig til brug på dokumenter eller elementer, kan du tilpasse opgavelisterne og oversigtslisterne, hvor oplysninger om arbejdsprocessen er gemt.

Når en bruger starter en arbejdsproces på et dokument eller et element, har brugeren mulighed for at tilpasse arbejdsprocessen yderligere ved at angive listen over deltagere, en forfaldsdato og opgavevejledning.

Toppen af siden

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

Selvom de indbyggede arbejdsprocesser kan tilpasses noget for at opfylde forskellige behov, kan din organisation vælge at designe og udvikle arbejdsprocesser, der er unikke for forretningsprocesserne i organisationen. Arbejdsprocesser kan være så enkle eller komplekse, som forretningsprocesserne kræver. Udviklere kan oprette arbejdsprocesser, der startes af personer, der bruger et websted, eller de kan oprette arbejdsprocesser, der starter automatisk baseret på en hændelse, f.eks. når et listeelement oprettes eller ændres. Hvis din organisation har udviklet og installeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan disse arbejdsprocesser være tilgængelige ud over eller i stedet for de indbyggede arbejdsprocesser, der allerede er beskrevet.

Der er to måder at oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser på:

• Superbrugere kan designe arbejdsprocesser uden kode til brug på en bestemt liste eller i et bestemt bibliotek ved hjælp af Microsoft SharePoint Designer 2013 og Office Visio 2013     SharePoint Designer 2013-arbejdsprocesser oprettes ud fra en liste over tilgængelige arbejdsprocesaktiviteter, og den person, der opretter arbejdsprocessen, kan installere arbejdsprocesserne direkte på den liste eller det bibliotek, hvor de skal bruges. SharePoint Designer 2013 fungerer også sammen med Visio 2013 og muliggør en visuel oplevelse af arbejdsprocessens udvikling ved at oprette diagrammer ved hjælp af figurer og forbindelser. Du kan også importere arbejdsprocesser fra Visio 2013 i SharePoint Designer 2013 og omvendt.

• Professionelle softwareudviklere kan oprette arbejdsprocesser ved hjælp af Visual Studio 2012 eller nyere     Disse arbejdsprocesser indeholder brugerdefineret kode og arbejdsprocesaktiviteter. Når en professionel udvikler opretter brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan en serveradministrator implementere dem på tværs af flere websteder.

Toppen af siden

Trin til brug af arbejdsprocesser

Der er flere trin involveret i at bruge en arbejdsproces på et dokument eller listeelement. Hvert trin kan gennemføres af enkeltpersoner i forskellige roller. En webstedsadministrator kan f.eks. gøre en arbejdsproces tilgængelig til brug i et dokumentbibliotek, en indholdsforfatter kan starte en arbejdsproces eller ændre en igangværende arbejdsproces, og en tredje person (f.eks. en dokumentgennemsynsmand eller en godkender) kan fuldføre arbejdsprocesopgaven.

Se også

Oversigt over arbejdsprocesserne i SharePoint

Arbejdsprocesser i SharePoint 2013

Udvikling af arbejdsprocesser i SharePoint Designer 2013 og Visio 2013

Introduktion til SharePoint Server 2013-arbejdsproces