Få din præsentation til at fungere med en skærmlæser

Nogle personer, der er blinde eller har meget nedsat syn, bruger en skærmlæser på deres computer. I stedet for at læse tekst visuelt og se grafikken navigerer de gennem indholdet for at få det læst højt eller præsenteret i braille. For at få din præsentation til at fungere med en skærmlæser, skal du gøre følgende:

1. Tjek stavningen, så skærmlæseren kan udtale alt indholdet korrekt. Knappen Stavekontrol på båndfanen Tilgængelighed gennemgår alle stavefejl i præsentationen, undtagen i alternativ tekst og billedtekster. Sørg også for at kontrollere stavningen på disse steder.

2. Medtag en entydig og beskrivende titel på hver slide. Brugere af skærmlæsere er afhængige af den for at vide, hvor de er i præsentationen. Brug knappen Slidetitel på båndfanen Tilgængelighed:

   • Hvis du ikke har markeret et objekt, og du vælger knappen Slidetitel, markeres titelobjektet, og går i tekstredigeringstilstanden på den, så du kan foretage ændringer i titlen, hvis du vil.

   • Hvis der ikke er noget titelobjekt, opretter knappen Slidetitel en ny titel og går i tekstredigeringstilstand på den, så du kan skrive titlen. Hvis du ikke vil have titlen vist på sliden, når du præsenterer, skal du blot flytte titelobjektet, så det er uden for slidens grænser.

   • Hvis du vil tage et andet tekstfelt eller en anden figur og gøre den til titlen, skal du markere objektet og derefter vælge knappen Slidetitel. Du kan gøre dette, selvom der allerede er et titelobjekt. Bemærk, at grupper og objekter i en gruppe ikke kan gøres til en titel.

   • Vælg rullepilen ud for knappen Slidetitel for at få flere indstillinger.

     Tip!: Skift til dispositionsvisning for at bekræfte, at sliden har den ønskede titel. Titlen vises med fed skrift til højre for slideikonet.

3. Sørg for, at objekterne på sliden er i en logisk læserækkefølge. Ellers giver indholdet muligvis ikke nogen mening for en skærmlæserbruger. Vælg knappen Valgrude på båndfanen Tilgængelighed. Når skærmlæseren læser denne slide, læser den objekterne i omvendt rækkefølge, som de er angivet i valgruden. Hvis du vil ændre læserækkefølgen, skal du trække og slippe elementer til den nye placering.

4. Føj alternativ tekst til alle grafiske objekter, herunder billeder, SmartArt, diagrammer og grupper. Brugere af skærmlæsere er afhængige af alternativ tekst for at forstå indholdet, fordi de ikke kan se det. Sådan tilføjer du alternativ tekst:

   1. Vælg knappen Alternativ tekst på båndfanen TilgængelighedHjælp til handicappede.

   2. Skriv en beskrivelse af objektet. Se Alt, hvad du bør vide for at skrive effektiv alternativ tekst for at få flere oplysninger.

5. Hvis objekterne kun er af visuel interesse og ikke er informative, skal du markere dem som dekorative i stedet for at tilføje alternativ tekst. Når du læser sliden i Slideshow med en skærmlæser, springes objekterne over. Markér et eller flere objekter, og vælg derefter knappen Markér som dekorativ .

6. Hvis du har et diagram eller en illustration, der er lavet af mange objekter, skal du gruppere objekterne og derefter føje alternativ tekst til gruppen. Markér objekterne, og vælg knappen Gruppe på båndfanen Tilgængelighed. Skærmlæserbrugeren kan forstå indholdet meget bedre med en beskrivelse af helheden i stedet for alle delene. Desuden, tager det mindre tid til at beskrive helheden og ikke hver enkelt del.

7. For tabeller skal du angive oplysninger om kolonneoverskrifter for at gøre det nemmere at læse med en skærmlæser. Vælg Indsæt kolonneoverskrift for at indsætte en ny række i starten og gøre den til overskriften. Eller hvis du blot vil lave den første række til overskriften, skal du vælge elementet Kolonneoverskrift på rullelisten ud for knappen Indsæt kolonneoverskrift . Rullemenuen indeholder også kommandoerne Indsæt kolonneoverskrift og Kolonneoverskrift . Brug også en simpel struktur uden flettede eller opdelte celler. Det kan være nødvendigt at bruge Flet celler eller Opdel celler som beskrevet i Flet, opdel eller slet tabelceller for at gendanne tabellen til en simpel struktur. 

8. Tilføj menigsfuld hyperlinktekst. Personer, der bruger skærmlæsere, scanner sommetider en liste over links. Links skal formidle klare og nøjagtige oplysninger om destinationen. I stedet for at oprette et link til teksten Markér her skal du f.eks. medtage destinationssidens fulde titel. Du kan endda bruge URL-adressen til siden, hvis den er kort og beskrivende, f.eks., www.microsoft.com. Markér hyperlinket, og vælg knappen Linktekst på båndfanen Tilgængelighed for at angive teksten i hyperlinket.