Oprette og opdatere en ekstern datakolonne på en liste eller i et bibliotek

Hvad vil du foretage dig?

• Inden du går i gang

• Beskrivelse af brug af eksterne datakolonner

• Oprette en ekstern datakolonne i en liste eller et bibliotek

• Opdatere en ekstern datakolonne

• Opdatere en ekstern datakolonne

Inden du starter

Der kræves en række nødvendige opgaver for at give sikker adgang, når du arbejder med eksterne data. Følgende oplysninger kan hjælpe dig med at planlægge dine næste trin. Hvis du får problemer med at arbejde med eksterne data, kan disse oplysninger være med til at identificere problemet. Hvis du vil have adgang til eksterne data, skal du eller din administrator gøre følgende:

Forberede den eksterne datakilde    En administrator kan have brug for at oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rette personer har adgang til dataene, og at dataene ikke ender i de forkerte hænder. I en ekstern database kan administratoren også få brug for at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler og så videre for at kunne begrænse resultaterne til det, der er nødvendigt, og for at forbedre ydeevnen.

Konfigurer SharePoint-tjenester og -konti    En administrator skal aktivere Business Data Connectivity-tjenesten og Secure Store Service.

Konfigurer Secure Store Services    En administrator skal gøre følgende: bestemme den bedste adgangstilstand for den eksterne datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysninger for destinationsprogrammet.

Konfigurer Business Data Connectivity Services    En administrator skal sørge for, at den bruger, der opretter den eksterne indholdstype, har adgangstilladelse til Business Data Connectivity Metadata Store, og at relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som den eksterne liste er baseret på.

Oprette en ekstern indholdstype    En bruger skal definere en ekstern indholdstype, som indeholder oplysninger om forbindelser, adgang, handlingsmetoder, kolonner, filtre og andre metadata, der bruges til at hente dataene fra den eksterne datakilde.

Toppen af siden

Beskrivelse af brug af eksterne datakolonner

I følgende afsnit beskrives, hvordan du kan anvende en ekstern datakolonne sammen med en liste eller et bibliotek.

Kundekontrakter og kontaktoplysninger    Du har et dokumentbibliotek, som indeholder kundekontrakter. Alle kundeoplysningerne vedligeholdes dog i et LOB-program (Line-of-Business), f.eks. SAP eller Microsoft CRM, som har en datakilde, som er ekstern i forhold til SharePoint-produkter. Du vil gerne registrere kundernes kontrakter i dokumentbiblioteket, men sikre, at relaterede kundeoplysninger er opdaterede og ikke nødvendigvis duplikerede. Det kan du gøre ved at føje en eller flere eksterne datakolonner til biblioteket for at knytte det relevante kundenavn og telefonnummer til hver enkelt kontrakt, der er gemt i biblioteket. Den eksterne datakolonne gør det nemt at angive eller opdatere de korrekte oplysninger og automatisk hente kundeoplysningerne fra den eksterne datakilde. I denne situation kan du også oprette et struktureret Word-dokument, der fremmer værdierne i de eksterne datakolonner til et Word-dokument, så du kan redigere værdierne i dokumentoplysningspanelet eller ved hjælp af Word-indholdskontrolelementerne.

Grundlæggende produktdata med billeder    Du har oprettet et billedbibliotek med billeder af de produkter, som virksomheden sælger. Du føjer en ekstern datakolonne til biblioteket, som henter produktnavnet, produktkoden og den aktuelle pris fra en ekstern database. Du sørger dog for ved oprettelse af den eksterne indholdstype, at de eksterne data er skrivebeskyttede. Virksomhedens regler og processer kræver, at ændringer af produktoplysningerne foretages via databasesystemet. Men nu er der flere i virksomheden, som nemt kan se alle de almindelige produktoplysninger samlet i én biblioteksvisning.

Toppen af siden

Oprette en ekstern datakolonne på en liste eller i et bibliotek

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.

   Bemærk!:  Du kan ikke føje en ekstern datakolonne til en ekstern liste.

2. Klik på Liste eller Bibliotek > Listeindstillinger eller Indstillinger for bibliotek.

3. Klik på Opret kolonne i sektionen Kolonner.

4. Angiv navnet på kolonnen, f.eks. Kunde, og klik derefter på Eksterne data under Kolonnetyper.

5. Klik på Valg af ekstern indholdstype under Ekstern indholdstype, og markér derefter det relevante element på listen over eksterne indholdstyper, f.eks. KundeCRM.

6. Find ud af, hvordan du vil håndtere evt. handlinger, der er defineret for den eksterne indholdstype, ved at benytte en af følgende fremgangsmåder:

   • Klik på Vis handlingsmenuen for at få vist en menu med en eller flere handlinger.

   • Klik på Knyt denne kolonne til standardhandlingen for den eksterne indholdstype, hvis du have, at den eksterne datakolonne skal udføre standardhandlingen, når den vælges.

7. Klik på Markér alle felter under Vælg en kolonne for at vise hvert af disse ekstra felter, eller markér et eller flere specifikke feltnavne, f.eks. Kundenavn og Telefonnummer.

Toppen af siden

Opdatere en ekstern datakolonne

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.

2. Tilføj eller rediger et element på listen, eller dokumentbibliotekets egenskaber.

3. Klik på Valg af eksternt dataelement i tekstfeltet for den eksterne datakolonne, f.eks. kundenavn.

   Forfatteren af den eksterne indholdstype skal definere, hvordan Valg af eksternt dataelement fungerer, ved at vælge et relevant identitetsfelt og oprette ét eller flere filtre, så du hurtigt kan finde den korrekte værdi. Hvis dette ikke er tilfældet, skal du kontakte forfatteren af den eksterne indholdstype eller administratoren for at få hjælp.

4. Vælg den relevante post i dialogboksen, f.eks. Nancy Davolio, og klik derefter på OK.

Dataene opdateres på den eksterne liste og i den eksterne datakilde.

Toppen af siden

Opdatere data i en ekstern datakolonne

Af ydelsesmæssige årsager cachelagres dataene i en ekstern datakolonne på en server eller hos en tjeneste, og det er muligvis derfor ikke de nyeste værdier, der vises fra det eksterne datasystem. Hvis du vil være sikker på, at de eksterne data, der vises, er de nyeste, skal du opdatere dataene i den eksterne datakolonne. Men vær forsigtig med at opdatere, da det kan tage lang tid, afhængigt af hvordan de eksterne data er konfigureret.

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.

2. Klik på Opdater i kolonneoverskriften i den eksterne datakolonne.

3. På opdateringssiden skal du bestemme, om du vil opdatere den aktuelle mappe eller den aktuelle mappe og alle undermapperne.

4. Klik på OK.

Toppen af siden