Můžete to přiznat – ke správě projektů jste používali tabulku Microsoft Excelu a ve skutečnosti nevidíte dobrý důvod ke změně. Nejste sami.
Je lákavé začít projektový plán v Excelu, protože vám pomůže rychle vypsat všechny vaše projekty, uspořádat je tak, jak chcete, a dokonce vytvořit něco, co se podobá Zobrazení Ganttův diagram. Pokud ale jde o výpočet změn v projektu, tabulka se nedostává.
Když zjistíte, že žonglujete s více projekty, přerušovanými plány a sdílenými zdroji, stane se udržování plánu v tabulce ohromujícím úkolem. Díky dynamickému plánovacímu modulu, nástrojům pro správu zdrojů a podpoře pro lepší komunikaci vám microsoft Project pomůže udržet si přehled.
V tomto článku
Využijte výhod správy zdrojů pro celou organizaci.
Pokud ke sledování projektů používáte tabulky, co se stane, když je jeden zdroj přiřazen k více projektům? Prostředky musíte spravovat mimo plán projektu, a to buď ručně, nebo pomocí programu třetí strany. Prostředky často skončí neúmyslně přetížené a můžete strávit spoustu času tím, že se pokusíte přeplánovat práci.
Pomocí Microsoft Project Serveru můžou všechny projekty ve vaší organizaci využívat centrální Fond zdrojů pro celou organizaci. To umožňuje vedoucím projektů rychle zobrazit Dostupnost zdroje před přiřazením tohoto zdroje k úkolu.
Nechat v Aplikaci Project vypočítat účinek změn dat
Řekněme, že jste sledovali projekt v tabulce. Tento projekt má úkol, který nelze spustit, dokud jiný projekt nevytvoří konkrétní Dodávka. Tato dodávka je naplánována na 18. června. Teď je 25. června a ty na to pořád čekáš. Jak dlouho bude trvat aktualizace tabulky o nové datum pro úkol, který závisí na dané dodávce? Možná ne dlouho, pokud se úkol blíží ke konci projektu, ale co když je blízko začátku? A co když má váš projekt více než 50 úkolů? Více než 100 úkolů?
Project vám může pomoct rychle upravit plán projektu a přiřazení zdrojů pomocí svého dynamického plánovacího modulu. Bez problémů zpracovává změnu data a jeho účinky a započítává všechny závislosti, dodávky a přiřazení zdrojů. Nejen, že automaticky přepočítá plán, ale Project také zvýrazní data, která změnil, abyste rychle viděli účinek jednotlivých směn plánu.
Použití flexibilních metod generování sestav
Za deset minut máte improvizovanou schůzku se svým nadřízeným, abyste prodiskutovali stav projektu. Chcete přinést sestavu o průběhu projektu, ale to nejlepší, co můžete udělat, je vytisknout tabulku a doufat, že jsou všechna data přesná. Rádi byste svému nadřízenýmu poskytli robustnější sestavu o vašem projektu, ale při použití tabulky to prostě není možné v tak krátké době.
Pomocí Projectu můžete rychle vygenerovat vizuální sestavu, která používá šablonu, která exportuje data do kontingenčního diagramu v Microsoft Visio Professional. Můžete zvolit pole, která chcete v sestavě zvýraznit, včetně všech vlastních polí, která jste pro svůj projekt nastavili, a předložit pro schůzku vedení čistou a stručnou sestavu.
Integrace s Excelem
Exportem dat projektu do Excelu můžete dál používat výkonné funkce tabulek a zároveň využívat Project ke sledování plánu a zdrojů projektu. Můžete také importovat nebo vložit excelová data do plánu projektu.
