Může se stát, že budete chtít seřadit data, a to ne podle abecedy nebo číselného pořadí, ale podle uživatelem definovaného pořadí (označovaného také jako vlastní nebo logické pořadí). Například řazení pracovních dnů tak, aby se jako první zobrazilo pondělí, dává větší smysl než řazení v abecedním pořadí, kde je jako první pátek. Data můžete řadit v zobrazení Datový list tabulky nebo dotazu nebo ve formulářovém zobrazení formuláře.
V tomto článku
Seřazení malého konečného počtu jedinečných hodnot polí
V tomto postupu napíšete výraz, který používá funkci IIf k řazení názvů zaměstnanců.
Nejprve vytvořte tabulku, která obsahuje tři pole – Název, Jméno a Příjmení. Do pole Název zadejte následující hodnoty pro čtyři nové záznamy:
-
Uvnitř koordinátoru prodeje
-
Manažer prodeje
-
Obchodní zástupce
-
Viceprezident, Prodej
Do polí Jméno a Příjmení u čtyř záznamů zadejte všechna požadovaná jména.
-
Teď otevřete tabulku v zobrazení Datový list.
-
Na kartě Domů klikněte ve skupině Seřadit & Filtr na Upřesnit a potom v místní nabídce klikněte na Rozšířený filtr nebo řazení .
-
Přidejte do mřížky požadovaná pole, například Jméno, Příjmení a Název.
-
Klikněte pravým tlačítkem na řádek Pole v prvním prázdném sloupci, klikněte na Lupa a zadejte následující výraz:
IIf ([Title] = "Vice President, Sales"; 1; IIf ([Title] = "Sales Manager"; 2; IIf ([Title] = "Sales Representative"; 3; IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator"; 4, 5)))))
Název je název pole, které obsahuje hodnoty, které jsou seřazeny. Hodnoty uzavřené v uvozovkách jsou jednotlivé hodnoty uložené v poli. Následující číselná hodnota je přiřazené pořadí. Předchozí výraz přiřadí pořadí 1 až 4 až čtyři různé názvy a všem ostatním přiřadí pořadí 5. Při řazení se názvům, které nejsou uvedené v tomto výrazu, přiřadí stejné pořadí (5).
-
V řádku Seřadit u sloupce obsahujícího výraz klikněte na Vzestupně.
-
Na kartě Domů ve skupině Seřadit & Filtr klikněte na Přepnout filtr.
Funkce IIf vrátí číselnou hodnotu, která odpovídá hodnotě v poli Title. Pokud je například hodnota v poli Title (Název) Sales Manager (Manažer prodeje), přiřazené číslo je 2. Pokud je v poli Název hodnota, která není ve funkci uvedená jako argument – například Oblastní koordinátor – přiřadí se jí číslo 5. Dotaz pak tato čísla seřadí ve vzestupném pořadí.
Seřazení velkého počtu jedinečných hodnot polí
Pokud máte velký počet hodnot, které chcete seřadit, je lepší způsob řazení dat vytvořením vyhledávací tabulky.
Předpokládejme, že tabulka Zaměstnanci odkazuje na více než 50 různých titulů. Nejprve budete muset vytvořit vyhledávací tabulku a připravit existující tabulku na vyhledání nové tabulky. Potom obě tabulky spojíte a vytvoříte dotaz.
Vytvoření vyhledávací tabulky a úprava existující tabulky
-
Vytvořte novou vyhledávací tabulku, do které se budou ukládat názvy. Pojmenujte tabulku tblTitles a nastavte pole na datové typy uvedené v závorkách, jak je znázorněno v následující tabulce:
ID názvu(automatické číslo)
Titul (Text)
1
Viceprezident, Prodej
2
Manažer prodeje
3
Obchodní zástupce
4
Uvnitř koordinátoru prodeje
-
Nastavte pole TitleID jako primární klíč.
-
Upravte tabulku Employee tak, aby vyhledála tabulku tblTitles.
-
V návrhovém zobrazení změňte název pole Název na TitleID.
-
Ve sloupci Datový typ změňte datový typ na Číslo.
-
-
Na kartě Obecné v části Vlastnosti pole změňte Velikost pole na Dlouhé celé číslo.
-
Uložte tabulku a ignorujte upozornění na ztrátu dat.
-
Přepnout na zobrazení Datový list.
-
Do sloupce Title zadejte hodnotu TitleID, která odpovídá hodnotě názvu.
Například pro záznamy, u kterých je hodnota Title (Název) Sales Manager (Manažer prodeje), zadejte 2. Jako Sales Representative (Obchodní zástupce) zadejte 3.
-
Uložte a zavřete tabulku.
Spojení obou tabulek
-
Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Relace na Relace.
-
Na kartě Návrh klikněte ve skupině Relace na Přidat tabulky (nebo Zobrazit tabulky v Accessu).
-
Vyberte tblTitles and Employees a kliknutím na Přidat je přidejte do okna Relace. Zavřete dialogové okno Zobrazit tabulku.
-
Přetáhněte pole TitleID z tabulky tblTitles do pole TitleID v tabulce Zaměstnanci.
Otevře se dialogové okno Upravit relace .
-
Ujistěte se, že názvy polí zobrazených v těchto dvou sloupcích mají obě hodnoty TitleID a také že se v poli Typ relace zobrazuje 1:N. V případě potřeby můžete názvy polí změnit.
-
Zaškrtněte políčko Zajistit referenční integritu.
-
Klikněte na Vytvořit, aby se daná relace vytvořila.
Dialogové okno Upravit relace se zavře a uloží změny.
-
Zavřete kartu Relace .
Vytvoření dotazu
-
Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.
-
V dialogovém okně Přidat tabulky (Zobrazit tabulku v Accessu) klikněte na kartu Tabulky , poklikejte na Zaměstnanci a potom poklikejte na tblTitles.
-
Přidejte pole EmployeeID, LastName a FirstName z tabulky Employees a pole Title z tabulky tblTitles do návrhové mřížky dotazu.
-
Přepnout na zobrazení Datový list.
