Čím více e-mailů odešlete a přijmete, tím větší bude vaše poštovní schránka Outlooku růst. Otevření a vyhledávání velkých poštovních schránek může trvat déle a mnoho poskytovatelů e-mailu, včetně Microsoft 365, omezuje maximální velikost poštovní schránky. Pokud se zobrazí zpráva, že vaše poštovní schránka překročila limit velikosti, odstranění zpráv a složek vám může pomoct, ale pokud uložíte informace do datového souboru aplikace Outlook (.pst) nebo do offline datového souboru aplikace Outlook (.ost), nemusí se tento datový soubor automaticky zmenšovat.
Poznámka: Pokud používáte účet POP, všechny informace o vašem e-mailovém účtu, včetně složek, e-mailových zpráv, kontaktů, kalendáře a úkolů, se ukládají do datového souboru Outlooku (PST). Pokud používáte účet Microsoft 365, Exchange, IMAP nebo Outlook.com, uloží se kopie vaší poštovní schránky do offline datového souboru Outlooku (.ost).
Pokud chcete zmenšit velikost datového souboru aplikace Outlook (PST) nebo offline datového souboru aplikace Outlook (.ost), můžete datový soubor zkomprimovat ručně. Níže vyberte svoji verzi Outlooku a podívejte se na pokyny, jak zmenšit velikost souboru .pst nebo .ost.
Existuje několik způsobů, jak zmenšit velikost poštovní schránky.
Pomocí nástroje Vyčištění poštovní schránky můžete zobrazit velikost poštovní schránky a jednotlivých složek. Tento nástroj vám také pomůže vyhledat starší nebo velmi velké zprávy, které byste mohli chtít odstranit nebo přesunout do datového souboru aplikace Outlook (PST).
Příčinou velké poštovní schránky je často velká složka Odstraněná pošta. Nástroj poskytuje tlačítko pro zobrazení velikosti složky Odstraněná pošta a vyprázdnění složky Odstraněná pošta.
Outlook občas uloží konfliktní položky do složky s názvem Konflikty. Ke konfliktům dochází v případě, že kopie položky uložené na e-mailovém serveru není synchronizovaná s kopií položky uloženou v místním počítači. Nástroj Vyčištění poštovní schránky může tyto konflikty odstranit za vás.
Spuštění nástroje Vyčištění poštovní schránky
-
Klikněte na kartu Soubor.
-
Klikněte na Nástroje > Vyčištění poštovní schránky.
-
Pokud chcete provést požadovaný úkol, vyberte Zobrazit velikost poštovní schránky, Najít položky starší než, Najít položky větší než, Zobrazit velikost odstraněné položky, Vyprázdnit složku Odstraněná pošta , Zobrazit velikost konfliktů nebo Konflikty vyprázdnění .
Odstranění nadbytečných zpráv pomocí funkce Vyčištění konverzace
V dlouhém e-mailovém vlákně je často mnoho zpráv, které obsahují stejné informace jako předchozí zprávy. Funkce Čištění konverzací může tyto nadbytečné zprávy automaticky odebrat. Další informace najdete v tématu Odstranění redundantních zpráv pomocí funkce Vyčištění konverzací.
Hledání velkých zpráv
Všechny zprávy větší než určitou velikost můžete vyhledat z vyhledávacího pole Outlooku. Klikněte do vyhledávacího pole a zadejte: messagesize:>5 MB. Tím se najdou všechny zprávy větší než 5 MB. Některé nebo všechny tyto zprávy můžete odstranit nebo je přesunout do jiného datového souboru Aplikace Outlook (PST). Další informace o přesouvání položek najdete v tématu Přesunutí nebo zkopírování zprávy mezi složkami.
Pokud odstraníte položky z datového souboru Outlooku (PST) nebo offline datového souboru Outlooku (.ost), Outlook automaticky komprimuje soubor na pozadí v době nečinnosti, když nepoužíváte počítač, ale Outlook je pořád spuštěný.
Poznámka: Outlook komprimuje soubor pouze v případě, že je v souboru více než 20 % prázdných míst (nevyužitých míst).
Následující postup můžete také použít k okamžitému ručnímu spuštění procesu komprimování, jehož dokončení může trvat několik minut.
-
Odstraňte všechny položky, které nechcete zachovat, a vyprázdněte složku Odstraněná pošta .
-
Klikněte na Soubor > Nastavení účtu > Nastavení účtu.
-
Na kartě Datové soubory klikněte na datový soubor, který chcete komprimovat, a potom klikněte na Nastavení.Poznámka: Pokud používáte e-mailový účet Exchange nebo Outlook.com, musíte navíc kliknout na kartu Upřesnit > Nastavení datového souboru Aplikace Outlook.
-
V dialogovém okně Datový soubor aplikace Outlook klikněte na Zkomprimovat a potom klikněte na OK.
Poznámka: Po komprimci datového souboru aplikace Outlook nemusíte ukončovat aplikaci Outlook.
