Centrum záznamů má sloužit jako centrální úložiště, ve kterém může organizace ukládat a spravovat všechny záznamy, jako jsou třeba právní nebo finanční dokumenty. Centrum záznamů podporuje celý proces správy záznamů, od shromažďování záznamů přes správu záznamů až po dispozice záznamů.
Šablona webu Centrum záznamů se podobá jiným SharePointovým webům, protože slouží jako obecné úložiště pro dokumenty a umožňuje spolupráci mezi uživateli webu. Šablona webu Centrum záznamů je však předem nakonfigurované web určený konkrétně tak, aby organizace implementovaly své programy pro správu záznamů a uchovávání informací. Správa verzí, auditování, správa metadat, eDiscovery a směrování přizpůsobitelných záznamů jsou integrované funkce, které vám usnadní mnohem efektivnější správu záznamů.
Poznámka: V SharePointu jsme zaznamenali použití popisků uchovávání informací k deklaraci obsahu jako záznamů, které efektivně nahradí nutnost používat Centrum záznamů. Pokud používáte centrum záznamů, můžete ho dál používat vedle popisků pro uchování informací. Ale přesunutím dopředu se místo centra záznamů doporučuje používat značky uchovávání informací.
Definování plánu správy záznamů
Na nejvyšší úrovni existují dva hlavní kroky při navrhování webu centra záznamů pro implementaci programu pro správu záznamů:
-
Organizace musí vyvinout strategii správy záznamů a formální plán správy záznamů. Toto je úsilí pro spolupráci, které zahrnuje koordinaci mezi Správci záznamů, specialisty na odborníky, odborníky z oblasti IT a pracovníky s informacemi.
-
Aby bylo možné implementovat plán správy záznamů, musí organizace nakonfigurovat jeden nebo víc webů centra záznamů.
Níže uvedené části popisují primární prvky zahrnuté v těchto krocích.
Plánování správy záznamů
Než může organizace nakonfigurovat web centra záznamů jako jeho řešení správy záznamů, měl by vyvinout formální plán pro strategii správy záznamů. Konkrétní prvky formálního plánu správy záznamů jsou pravděpodobně jedinečné pro jednotlivé organizace nebo firmy. Prakticky všechny plány správy záznamů však zahrnují následující dokumenty a procesy:
Plán souborů Plán souborů popisuje typy dokumentů nebo položek, které organizace potvrdí jako oficiální obchodní záznamy. Označuje, kde jsou tyto záznamy uloženy, a poskytuje informace, které odlišují jeden typ záznamu od druhého. Plán souborů slouží jako obsáhlá sbírka zásad, procesů a pokynů pro vytváření, ukládání a správu záznamů. Plán souborů by měl zahrnovat všechny záznamy bez ohledu na média, včetně papíru, blogů, wikiweby, e-mailu a elektronických souborů. Musí taky určovat, jak se jednotlivé záznamy klasifikují, zaznamenají a nakonec se zničí. Mělo by také obsahovat úvahy o speciálních kategoriích záznamů, jako jsou důvěrné, důležité, obchodní tajemství nebo privilegované záznamy. V plánu souborů musí být určení lidí, kteří jsou odpovědní za správu jednotlivých typů záznamů.
Knihovny záznamů Knihovny záznamů jsou v podstatě knihovny dokumentů, které vytvoříte pro klasifikaci a ukládání důležitých záznamů. Vytvořte knihovnu záznamů pro každý typ záznamu, který chcete zachovat. Záznamy jsou automaticky směrovány do příslušné knihovny na základě nastavení konfigurovaného v Organizátoru obsahu.
Typy obsahu Typy obsahu vytvoříte pro definování typů záznamů, které vaše organizace potřebuje k ukládání a identifikaci všech jedinečných vlastností každého typu záznamu. Definováním typů obsahu pro konkrétní druhy záznamů může vaše organizace zajistit konzistentní způsob správy jednotlivých skupin obsahu. Dokumenty Office, PDF, TIFF (naskenované obrázky), e-maily, konverzace pomocí rychlých zpráv, videa a fyzické záznamy mohou být klasifikovány a uloženy s typy obsahu, které vytvoříte. Všechny záznamy, které se označují jako "smlouva", budou zpracovány stejným způsobem a konzistentním způsobem v systému správy záznamů v SharePointu. Použití typů obsahu ke klasifikaci a ukládání záznamů je alternativní způsob použití knihoven záznamů.
Plán uchovávání informací Plán uchovávání informací Určuje, jak dlouho musí být každý typ záznamu v plánu souborů zachován (jeho retenční období) a postup pro jeho likvidaci, když dosáhne konce tohoto období (jeho dispoziční proces). Pokyny v plánu uchovávání informací jsou obvykle založeny na zákonných požadavcích, rizicích pro organizaci a potřebě podniku. Kromě toho plán uchovávání informací obvykle popisuje rizika řízení rizik, která určují období uchovávání informací pro jednotlivé typy záznamů.
Dokument požadavků na dodržování předpisů Dokument s požadavky na dodržování předpisů definuje pravidla, se kterými musí systémy pro správu záznamů dodržovat, možnosti, které musí mít, a typy pravidelného sledování, které musí podporovat, aby byla zajištěna shoda.
-
Formální proces pro pozastavení dispozice záznamů Tento proces, který se často označuje jako blokování, podrobně vysvětluje, jak organizace pozastavuje vyřazení záznamů při událostech, jako je třeba soudní spor, audit nebo vyšetřování.
-
Systém sledování a vykazování manipulace se záznamy Chcete-li zajistit, aby zaměstnanci mohli archivovat, používat a spravovat záznamy podle definovaných zásad a procesů, musí mít program pro správu záznamů k dispozici proces nebo systém pro sledování záznamů a vytváření sestav.
Konfigurace webu centra záznamů
Jakmile organizace provede podrobné plánování správy záznamů a vytvoří formální plán pro správu záznamů, může vytvořit a nakonfigurovat web centra záznamů, aby tento program implementoval.
Chcete-li nakonfigurovat web centra záznamů, postupujte takto:
-
Vytvořte knihovny záznamů nebo seznamy pro správu a ukládání jednotlivých typů záznamů, které jsou určené v plánu souborů.
-
Doporučujeme, abyste pro každý typ obsahu v plánu záznamů vytvořili jednu knihovnu záznamů.
-
Po odeslání záznamů do centra záznamů budou směrovány do příslušného seznamu nebo knihovny.
-
-
Vytvořte sloupce pro příslušné knihovny dokumentů, seznamy nebo typy obsahu, které chcete, aby obsahovaly metadata pro jednotlivé typy záznamů, které jsou zadané v plánu souborů.
-
Zadejte zásady správy informací pro jednotlivé typy záznamů na webu centra záznamů. Tyto zásady by měly odrážet období uchovávání informací a požadavky na auditování, které jsou uvedené v plánu souborů a plánu uchovávání informací ve vaší organizaci.
-
Nakonfigurujte organizátor obsahu pro směrování jednotlivých typů záznamů do příslušného umístění. Když jsou záznamy odesílány na web centra záznamů, ať už ručně nebo programově, aplikace používá tuto funkci k určení způsobu klasifikace záznamu na webu centra záznamů a umístění pro jeho odeslání.
